OZNÁMENÍ O SOUKROMÍ Dixcart International Limited – KLIENT

Úvod

Vítejte v oznámení o ochraně osobních údajů společnosti Dixcart International Limited („Dixcart“) (klienti).

Toto upozornění se týká zpracování osobních údajů v souvislosti s poskytováním odborných služeb a dále v souvislosti s obchodními vztahy.

Pokud se chcete přihlásit k odběru některého z našich newsletterů, můžete tak učinit prostřednictvím našich webových stránek www.dixcartuk.com. Pokud tak učiníte, budou vaše osobní údaje zpracovány v souladu s naším Oznámením o ochraně osobních údajů (Newslettery), které naleznete zde.

Dixcart International respektuje vaše soukromí a zavazuje se chránit osobní údaje, které shromažďuje. Toto prohlášení o ochraně osobních údajů vás informuje o tom, jak shromažďujeme, používáme, sdílíme a staráme se o osobní údaje v souvislosti s poskytováním profesionálních služeb a v souvislosti s obchodními vztahy.

Jakýkoli odkaz v tomto oznámení na „vy“ nebo „váš“ je odkazem na každý subjekt údajů, jehož osobní údaje zpracováváme v souvislosti s poskytováním právních služeb a/nebo v souvislosti s obchodními vztahy

1. Důležité informace a kdo jsme

Účel tohoto oznámení o ochraně osobních údajů

Cílem tohoto oznámení o ochraně osobních údajů je poskytnout vám informace o tom, jak společnost Dixcart shromažďuje a zpracovává vaše osobní údaje.

Je důležité, abyste si přečetli toto oznámení o ochraně osobních údajů spolu s jakýmkoli dalším oznámením o ochraně osobních údajů nebo sdělením o spravedlivém zpracování, které můžeme poskytnout při konkrétních příležitostech, když o vás shromažďujeme nebo zpracováváme osobní údaje, abyste si byli plně vědomi toho, jak a proč vaše údaje používáme . Toto oznámení o ochraně osobních údajů doplňuje ostatní upozornění a nemá je přepsat.

kontrolor

Jakýkoli odkaz na „Dixcart Group“ znamená Dixcart Group Limited (registrovaná v IOM, č. 004595C) z 69 Athol Street, Douglas, IM1 1JE, Isle of Man, Dixcart Group UK Holding Limited (registrovaná na Guernsey, č. 65357) ze země Floor, Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Normanské ostrovy, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (registrovaná na Guernsey, č. 59422) z Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Normanské ostrovy , GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (číslo společnosti OC304784) Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE a jakékoli dceřiné společnosti čas od času kterékoli z nich a každá z nich je členem Dixcart Group .

Dixcart International Limited (certifikovaní účetní a daňoví poradci) a Dixcart Audit LLP jsou autorizováni a regulováni Institutem autorizovaných účetních v Anglii a Walesu (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) je neregulovaný podnik.

Společnost Dixcart Legal Limited je autorizována a regulována úřadem Solicitors Regulation Authority č. 612167.

Nemáme pověřence pro ochranu osobních údajů. Jmenovali jsme správce ochrany osobních údajů. Pokud máte jakékoli dotazy týkající se tohoto oznámení o ochraně osobních údajů, včetně jakýchkoli požadavků na uplatnění vašich zákonných práv, obraťte se na správce ochrany osobních údajů pomocí níže uvedených údajů.

Kontaktní údaje

Naše úplné podrobnosti jsou:

Dixcart International Limited

Jméno nebo titul správce ochrany osobních údajů: Julia Wigram

Poštovní adresa: Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Tel: + 44 (0) 333 122 0000

Emailová adresa: privacy@dixcartuk.com

Subjekty údajů, jejichž osobní údaje zpracováváme, mají právo kdykoli podat stížnost úřadu Information Commissioner's Office (ICO), což je britský dozorový úřad pro otázky ochrany údajů (www.ico.org.uk). Ocenili bychom však možnost vypořádat se s vašimi obavami dříve, než se obrátíte na ICO, proto nás prosím nejprve kontaktujte.

Změny v oznámení o ochraně osobních údajů a vaše povinnost informovat nás o změnách

Tato verze je účinná od data účinnosti uvedeného na konci tohoto oznámení. Historické verze (pokud existují) lze získat kontaktováním nás.

Je důležité, aby osobní údaje, které máme o vás, byly přesné a aktuální. Informujte nás, pokud se vaše osobní údaje změní během vašeho vztahu s námi.

2. Údaje, které o vás shromažďujeme

Druhy dat

Osobní údaje nebo osobní údaje znamenají veškeré informace o jednotlivci, ze kterých může být tato osoba identifikována. Nezahrnuje údaje, kde byla odstraněna totožnost (anonymní údaje).

Můžeme o vás shromažďovat, používat, ukládat a přenášet různé druhy osobních údajů, které jsme seskupili takto:

Údaje o docházce: CCTV záběry a informace vyplněné v knize návštěv, pokud navštívíte naši kancelář
Kontaktní údaje jako je jméno, příjmení, titul, e-mailová adresa, poštovní adresa, telefonní čísla, zaměstnavatel a pracovní pozice, držené akcie, důstojnické pozice
Finanční data: obsahuje podrobnosti o vašich bankovních účtech, výdělcích a jiných příjmech, majetku, kapitálových ziscích a ztrátách a daňových záležitostech
Identifikační údaje: jako je váš pas nebo řidičský průkaz, rodinný stav, titul, datum narození a pohlaví
Další informace jakékoli informace, které se nám rozhodnete poskytnout, jako je nemožnost zúčastnit se jednání z důvodu dovolené, veřejně dostupné informace a další informace získané v souvislosti s poskytováním odborných služeb nebo v souvislosti s obchodními vztahy
Údaje zvláštní kategorie: jako jsou podrobnosti o vaší rase nebo etnickém původu, náboženském nebo filozofickém přesvědčení, sexuálním životě, sexuální orientaci, politických názorech, členství v odborech, informace o vašem zdraví a genetické a biometrické údaje
Transakční data obsahuje podrobnosti o vašich platbách a další podrobnosti o službách, které jste si u nás zakoupili
Marketingové a komunikační údaje zahrnuje vaše preference při přijímání marketingu od nás a vaše komunikační preference

Pokud neposkytnete osobní údaje

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se zabývá pouze používáním osobních údajů v souvislosti s poskytováním odborných služeb a v souvislosti s obchodními vztahy.

Pokud potřebujeme shromažďovat osobní údaje ze zákona nebo podle podmínek smlouvy, kterou s vámi máme, a vy tyto údaje na požádání neposkytnete, nemusíme být schopni splnit smlouvu, kterou s vámi máme nebo se snažíme uzavřít. (například za účelem poskytování služeb). V takovém případě možná budeme muset zrušit službu, kterou u nás máte, ale pokud tomu tak bude, dáme vám vědět.

Jak se shromažďují vaše osobní údaje?

Pro shromažďování údajů od vás a pro vás používáme různé metody, mimo jiné prostřednictvím:

Přímé interakce. Svou identitu, kontaktní a finanční údaje nám můžete poskytnout vyplněním formulářů nebo korespondencí s námi poštou, telefonicky, e-mailem nebo jinak. To zahrnuje osobní údaje, které poskytujete, když se ptáte na služby nebo nám dáváte pokyn k poskytování služeb.
Třetí strany nebo veřejně dostupné zdroje. Osobní údaje o vás můžeme obdržet od různých třetích stran a veřejných zdrojů, jak je uvedeno níže:
- Kontaktní a finanční údaje od jiných poskytovatelů odborných nebo finančních služeb.
- Identita a kontaktní údaje z veřejně dostupných zdrojů, jako je Companies House, Smartsearch a World-Check.
- Finanční údaje z HM Revenue and Customs.
- Klient pro koho poskytujeme mzdové nebo sekretářské služby, kde jste zaměstnancem, ředitelem nebo jiným úředníkem daného klienta.

Jak používáme vaše osobní údaje

Vaše osobní údaje použijeme pouze tehdy, když nám to zákon dovoluje. Nejčastěji použijeme vaše osobní údaje za následujících okolností:

Kde potřebujeme provést práci, do které se chystáme nebo jsme s vámi vstoupili.
Je-li to nezbytné pro naše oprávněné zájmy (nebo zájmy třetí strany) a vaše zájmy a základní práva nepřevyšují tyto zájmy.
Tam, kde musíme dodržet zákonnou nebo regulační povinnost.

Obecně se nespoléháme na souhlas jako na právní základ pro zpracování vašich osobních údajů jinak než v souvislosti se zasíláním přímých marketingových sdělení poštou nebo e-mailem. Máte právo kdykoli odvolat souhlas s marketingem do Kontaktujte nás.

3. Účely, pro které budeme používat vaše osobní údaje

Uvedli jsme níže ve formátu tabulky popis všech způsobů, jakými hodláme používat vaše osobní údaje, a na které právní základy se na to budeme opírat. Také jsme zjistili, jaké jsou naše oprávněné zájmy tam, kde je to vhodné.

Oprávněný zájem znamená zájem našeho podnikání o vedení a řízení našeho podnikání, abychom vám mohli poskytovat ty nejlepší služby a nejlepší a nejbezpečnější zkušenosti. Ujišťujeme se, že před zpracováním vašich osobních údajů pro naše oprávněné zájmy zvážíme a vyvážíme jakýkoli potenciální dopad na vás (pozitivní i negativní) a vaše práva. Nepoužíváme vaše osobní údaje k činnostem, kde jsou naše zájmy převažovány dopadem na vás (pokud nemáme váš souhlas nebo nám to zákon jinak vyžaduje či nepovoluje). Další informace o tom, jak posuzujeme naše oprávněné zájmy s ohledem na možný dopad na vás v souvislosti s konkrétními činnostmi, můžete získat tak, že nás kontaktujete.

Upozorňujeme, že můžeme zpracovávat vaše osobní údaje pro více než jeden zákonný důvod v závislosti na konkrétním účelu, pro který vaše údaje používáme. Kontaktujte nás, pokud potřebujete podrobnosti o konkrétním právním důvodu, na který se při zpracovávání vašich osobních údajů opíráme, pokud je v tabulce níže uvedeno více než jeden důvod.

Jak a proč používáme vaše osobní údaje v souvislosti s poskytováním profesionálních služeb, jsme uvedli v tabulkovém formátu:

Druhy dat	Sbírka	Použijte	Právní základ pro zpracování vašich údajů
-Údaje o docházce -Kontaktní údaje -Finanční údaje -Identitní údaje Další informace -Údaje zvláštní kategorie	-Informace, které nám poskytujete vyplněním formulářů nebo korespondencí s námi poštou, telefonicky, e-mailem nebo jinak. -Informace shromážděné z veřejně dostupných zdrojů. Informace jsou shromažďovány od třetích stran. Například váš zaměstnavatel, další strany relevantní pro poskytované odborné služby, jako jsou další protistrany odborných poradců v transakcích a regulační orgány. - CCTV záběry a informace o návštěvní knize, pokud navštívíte naši kancelář.	- Poskytovat profesionální služby našemu klientovi. - Dodržovat zákonné a regulační povinnosti. -Pro stanovení, výkon nebo obranu našich zákonných práv. -Pro řešení případných stížností nebo dotazů našeho klienta. -Obecně v souvislosti se vztahem s naším klientem a/nebo vámi (podle potřeby).	K uzavření a plnění smlouvy s vámi. Tam, kde je to v našem oprávněném zájmu tak učinit. Zejména: - Uzavírat a plnit smlouvu s naším klientem nebo mu poskytovat odborné poradenství nebo služby. - Dodržovat zákonné a regulační povinnosti. – zakládat, vykonávat nebo bránit naše zákonná práva. -Pro řešení jakýchkoli stížností nebo dotazů, které náš klient a/nebo vy (podle potřeby) můžete mít obecně v souvislosti se vztahem s naším klientem a/nebo vámi (podle potřeby). -Abychom dodrželi obecnou povinnost, které podléháme. Zejména: povinnosti vést záznamy. zákonné a regulační povinnosti. Provádět kontroly due diligence klienta

Jak a proč používáme vaše osobní údaje v souvislosti s obchodními vztahy, jsme stanovili ve formátu tabulky:

Druhy dat	Sbírka	Použijte	Právní základ pro zpracování vašich údajů
-Údaje o docházce -Kontaktní údaje -Další informace	-Informace, které nám poskytnete tím, že si s námi budete dopisovat, telefonicky, e-mailem nebo jinak. -Informace jsou shromažďovány z veřejně dostupných zdrojů. Informace jsou shromažďovány od třetích stran. Jako příklad od jiného odborného poradce. - CCTV záběry a informace o návštěvní knize, pokud navštívíte naši kancelář.	-Rozvíjet a udržovat vztahy s vámi nebo organizací, se kterou jste spojeni. -Pro správu nebo provoz jakékoli smlouvy, kterou máme s vámi nebo organizací, se kterou jste spojeni. - Dodržovat zákonné a regulační povinnosti. – Zakládat, vykonávat nebo bránit naše zákonná práva.	-Pokud je to v našem oprávněném zájmu tak učinit. Zejména: -Rozvíjení a udržování vztahů s vámi nebo organizací, se kterou jste spojeni – Pro správu nebo provozování jakékoli smlouvy, kterou máme s vámi nebo organizací, se kterou jste spojeni. Abychom vyhověli zákonným a regulačním povinnostem. Zakládat, vykonávat nebo bránit naše zákonná práva.

4. Sdílení informací a mezinárodní převody

Osobní údaje mohou být přenášeny a prohlíženy jakýmkoli subjektem v rámci skupiny Dixcart ve Spojeném království.

Osobní údaje mohou být přenášeny a prohlíženy jakoukoli stranou, která nám poskytuje služby na podporu provozu našeho podnikání, jako je IT a další administrativní podpora. Mohou být mimo Evropskou unii; konkrétně, pokud jste nás požádali prostřednictvím formuláře na našich webových stránkách, tuto službu poskytují společnosti Ninjaforms, které hostují data v USA.

Osobní údaje mohou být předány jakékoli osobě v rámci naší klientské organizace nebo jakékoli organizaci, se kterou jste spojeni.

Vaše údaje můžeme předat klientům nebo kontaktům prostřednictvím doporučení a vytváření sítí, kde jste profesionální poskytovatel služeb.

Osobní údaje mohou být předány třetím stranám v souvislosti s profesionálními službami, které poskytujeme. Příklady zahrnují, ale nejsou omezeny na jiné poskytovatele profesionálních služeb, regulační orgány, úřady, naše auditory a odborné poradce, poskytovatele služeb, vládní instituce, advokáty, zahraniční právníky, konzultanty a poskytovatele datových místností.

Osobní údaje mohou být předány třetím stranám, kterým se můžeme rozhodnout prodat, převést nebo sloučit části našeho podnikání nebo našeho majetku. Alternativně se můžeme pokusit získat další podniky nebo se s nimi spojit. Pokud v našem podnikání dojde ke změně, mohou noví vlastníci používat vaše osobní údaje stejným způsobem, jak je uvedeno v tomto oznámení o ochraně osobních údajů.

Pokud jste profesionální poskytovatel služeb a my předáme vaše údaje klientům nebo kontaktům prostřednictvím doporučení a vytváření sítí, mohou být mimo Spojené království.

Pokud přenášíme vaše osobní údaje mimo Spojené království, zajišťujeme, aby byly předány v souladu s právními předpisy o ochraně údajů. To lze provést několika různými způsoby, včetně:

přenos vašich osobních údajů do zemí, které byly příslušným vládním orgánem Spojeného království považovány za země poskytující odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.
pomocí vzorových smluvních doložek schválených pro použití ve Spojeném království příslušným vládním orgánem Spojeného království, které poskytují osobním údajům stejnou ochranu, jakou mají ve Spojeném království.
jiné prostředky povolené platnými zákony na ochranu údajů.

Nedovolujeme našim poskytovatelům služeb třetích stran používat vaše osobní údaje pro jejich vlastní účely a umožňujeme jim zpracovávat vaše osobní údaje pouze pro stanovené účely a v souladu s našimi pokyny.

Kontaktujte nás prosím na adrese privacy@dixcart.com pokud chcete další informace o konkrétním mechanismu, který používáme při přenosu vašich osobních údajů mimo Evropskou unii.

Plnění smlouvy znamená zpracování vašich údajů tam, kde je to nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž jste stranou, nebo pro provedení kroků na vaši žádost před uzavřením takové smlouvy.

Dodržujte zákonnou nebo regulační povinnost znamená zpracování vašich osobních údajů tam, kde je to nezbytné pro splnění právní nebo regulační povinnosti, které se na nás vztahuje.

5. Marketing

Snažíme se vám poskytnout možnosti týkající se použití určitých osobních údajů, zejména v oblasti marketingu.

Můžeme použít vaše identifikační a kontaktní údaje k vytvoření pohledu na to, co si myslíme, že byste mohli chtít nebo potřebovat, nebo co by vás mohlo zajímat. Takto rozhodujeme, které služby pro vás mohou být relevantní (říkáme tomu marketing).

Můžeme vám chtít zasílat naše zpravodaje. Seznam adresátů je uložen přes Mailchimp. Vaše údaje můžeme zpracovávat také pro marketingové účely (včetně zasílání marketingových sdělení). Na takové zpracování společností Dixcart International se bude vztahovat Mezinárodní oznámení Dixcart (Marketing) (nikoli toto oznámení).

Prosím klikněte zde pro oznámení o ochraně osobních údajů společnosti Dixcart International (Marketing).

6. Odhlášení

Kdykoli nás můžete požádat, abychom vám přestali zasílat marketingová sdělení Kontaktujte nás kdykoliv.

Pokud se odhlásíte ze zasílání těchto marketingových zpráv, nebude se to vztahovat na osobní údaje, které nám byly poskytnuty v důsledku nákupu služby.

7. Uchovávání údajů

Osobní údaje budeme uchovávat tak dlouho, jak to budeme považovat za nezbytné a vhodné pro splnění účelů, pro které jsou shromažďovány, pro ochranu našich zájmů jako advokátní kanceláře a jak to vyžaduje zákon a regulační povinnosti, kterým podléháme.

Abychom určili vhodnou dobu uchovávání osobních údajů, zvažujeme množství, povahu a citlivost osobních údajů, potenciální riziko poškození v důsledku neoprávněného použití nebo zveřejnění vašich osobních údajů, účely, pro které vaše osobní údaje zpracováváme, a platné zákonné požadavky.

Zavedli jsme vhodná bezpečnostní opatření, abychom zabránili náhodné ztrátě vašich osobních údajů, jejich použití nebo přístupu k nim neoprávněným způsobem, pozměnění nebo zveřejnění. Oznámíme vám a všem příslušným regulačním orgánům porušení tam, kde to od nás vyžaduje zákon.

8. Vaše zákonná práva

Za určitých okolností máte práva podle zákonů na ochranu osobních údajů ve vztahu k vašim osobním údajům. Máte právo:

Požádat o přístup k vašim osobním údajům (běžně známé jako „žádost o přístup subjektu údajů“). To vám umožní obdržet kopii osobních údajů, které o vás uchováváme, a zkontrolovat, zda je zpracováváme zákonně.

Oprava požadavků osobních údajů, které o vás uchováváme. To nám umožňuje mít neúplné nebo nepřesné údaje, které máme o vás opravované, i když možná budeme muset ověřit správnost nových údajů, které nám poskytnete.

Vymazání požadavku vašich osobních údajů. To nám umožňuje požádat o smazání nebo odstranění osobních údajů, pokud neexistují žádné důvody, proč je dále zpracováváme. Máte také právo požádat o smazání nebo odstranění vašich osobních údajů, kde jste úspěšně uplatnili své právo vznést námitku proti zpracování (viz níže), kde jsme mohli vaše informace zpracovávat protiprávně nebo kde jsme povinni vymazat vaše osobní údaje dodržujte místní zákony. Upozorňujeme však, že nemusíme vždy vyhovět vaší žádosti o vymazání z konkrétních právních důvodů, které vám budou v případě potřeby oznámeny v okamžiku vašeho požadavku.

Objekt zpracování vašich osobních údajů, pokud se spoléháme na oprávněný zájem (nebo zájmy třetí strany) a existuje něco, co vás nutí vznést námitku proti zpracování z tohoto důvodu, protože se domníváte, že to má dopad na vaše základní práva a svobody . V některých případech můžeme prokázat, že máme přesvědčivé legitimní důvody pro zpracování vašich údajů, které převažují nad vašimi právy a svobodami.

Požádejte o omezení zpracování vašich osobních údajů. To vám umožňuje požádat nás, abychom pozastavili zpracování vašich osobních údajů v následujících scénářích: (a) chcete-li, abychom stanovili přesnost údajů; (b) kde je naše používání údajů nezákonné, ale nechcete, abychom je vymazali; (c) kde potřebujete, abychom uchovávali údaje, i když je již nepotřebujeme, protože je potřebujete k prokázání, výkonu nebo obraně právních nároků; nebo (d) jste vznesli námitku proti našemu použití vašich údajů, ale musíme ověřit, zda máme převažující legitimní důvody k jejich použití.

Požádejte o převod vašich osobních údajů vám nebo třetí osobě. Poskytneme Vám nebo třetí osobě, kterou jste si vybrali, své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném formátu. Upozorňujeme, že toto právo se vztahuje pouze na automatizované informace, které jste původně poskytli souhlas k použití nebo kde jsme tyto informace použili k provedení smlouvy s vámi.

Pokud si přejete uplatnit některá z výše uvedených práv, kontaktujte nás na adrese privacy@dixcart.com abychom vaši žádost mohli zvážit. Jako advokátní kancelář máme určité právní a regulační povinnosti, které budeme muset vzít v úvahu při zvažování jakékoli žádosti. Za přístup k vašim osobním údajům (nebo za uplatnění jakýchkoli jiných práv) nebudete muset platit poplatek. Můžeme vám však účtovat přiměřený poplatek, pokud je vaše žádost zjevně neopodstatněná, opakující se nebo nepřiměřená. Případně můžeme za těchto okolností odmítnout vyhovět vaší žádosti.

Možná budeme muset požádat o konkrétní informace, abychom nám pomohli potvrdit vaši identitu a zajistit vaše právo na přístup k vašim osobním údajům (nebo k výkonu jakýchkoli vašich dalších práv). Můžeme vás také kontaktovat, abychom vás požádali o další informace týkající se vašeho požadavku, abychom urychlili naši reakci.

Obvykle se nevyžaduje žádný poplatek

Nebudete muset platit poplatek za přístup k vašim osobním údajům (ani za výkon jakéhokoli z dalších práv). Můžeme vám však účtovat přiměřený poplatek, pokud je váš požadavek zjevně neopodstatněný, opakující se nebo nadměrný. Alternativně můžeme za těchto okolností odmítnout vyhovět vaší žádosti.

Co bychom od vás mohli potřebovat

Možná bude zapotřebí vyžádat si od vás konkrétní informace, které nám pomohou potvrdit vaši totožnost a zajistit si právo na přístup k vašim osobním údajům (nebo k výkonu jakéhokoli vašeho jiného práva). Jedná se o bezpečnostní opatření, které zajistí, že osobní údaje nebudou zveřejněny žádné osobě, která nemá právo ji obdržet. Můžeme vás také kontaktovat a požádat o další informace týkající se vaší žádosti o urychlení naší odpovědi.

Časový limit pro odpověď

Snažíme se reagovat na všechny legitimní požadavky do jednoho měsíce. Občas může trvat déle než měsíc, pokud je vaše žádost obzvláště složitá nebo jste udělal několik žádostí. V takovém případě vás budeme informovat a aktualizovat.

Číslo verze: 3 Datum: 22/02/2023