Gweinyddwyr Cronfa Dixcart (Guernsey) Limited

Cyflwyniad

Mae eich preifatrwydd yn bwysig iawn i Dixcart. Mae'r holl ddata a geir gan Dixcart yn cael ei brosesu yn unol â'r deddfau diogelu data perthnasol.

Mae’r Datganiad Preifatrwydd hwn yn berthnasol i Dixcart Trust Corporation Limited, Dixcart Fund Administrators (Guernsey) Limited a’u his-gwmnïau (“Dixcart”).

Data personol

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol yr UE (“GDPR”) a Chyfraith Diogelu Data (Beilïaeth Guernsey), 2017 ("Cyfraith Diogelu Data Guernsey") mae data personol yn unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud ag unigolyn a nodwyd neu adnabyddadwy (a elwir yn “ddata”. pwnc”). Ystyrir bod unigolion yn “adnabyddadwy” os gellir eu hadnabod, yn uniongyrchol neu’n anuniongyrchol, megis yn ôl enw, rhif adnabod, data lleoliad, dynodwr ar-lein neu gan ffactorau sy’n benodol i’w hunaniaeth gorfforol, ffisiolegol, genetig, meddyliol, economaidd, diwylliannol neu gymdeithasol. .

Sut rydyn ni'n defnyddio'ch gwybodaeth

Bydd y data personol a gasglwn gennych yn cael ei ddefnyddio:

• i ddarparu gwasanaethau corfforaethol neu ymddiriedolwyr yn unol â chontractau sydd gennym ac i gymryd camau i ymrwymo i gontractau corfforaethol a gwasanaethau ymddiriedolwyr
• i arfer y dyletswyddau ymddiriedol sydd gennym
• cynnal diwydrwydd dyladwy a gwirio hunaniaeth fel sy'n ofynnol gan ein polisïau a'n cyfreithiau sy'n atal troseddau ariannol
• os ydych yn ymgeisydd am swydd, i werthuso pa mor briodol ydych ar gyfer swydd
• os ydych yn gyflogai, i gyflawni ein cyfrifoldebau o dan eich contract swydd (fel darparu tâl a buddion), i gyflawni ein cyfrifoldebau cyfreithiol megis darparu eich gwybodaeth i awdurdodau treth a nawdd cymdeithasol, eich gwerthuso a'ch goruchwylio i sicrhau eich bod yn cyflawni eich contract swydd a chyfraith berthnasol, ac i wneud yn siŵr bod pobl yn gallu cysylltu â chi yn ôl yr angen er mwyn i chi gyflawni tasgau eich swydd
• os ydych yn gyfarwyddwr neu’n brif reolwr, bydd eich data bywgraffyddol a’ch manylion cyswllt yn ymddangos ar ein gwefan a’n deunyddiau marchnata er mwyn hysbysebu ein busnes a rhoi gwybod i gleientiaid â phwy i gysylltu
• i ddiogelu ein systemau gwybodaeth drwy wneud copïau, archifau a chopïau wrth gefn
• i wneud cais am neu gyflawni ein polisïau yswiriant, er budd diogelu ein busnes
• os daw ein perthynas fusnes â chi i ben, efallai y bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw am gyfnod i ufuddhau i’r rheoliadau sy’n berthnasol i ni ac fel y gellir datrys unrhyw faterion neu anghydfodau sy’n weddill yn deg ac yn effeithlon (gweler “Am ba hyd y bydd Dixcart yn cadw fy nata?” isod)
• os byddwch yn rhoi caniatâd i ni, i roi gwybod i chi am ein cynhyrchion a gwasanaethau eraill ac am wybodaeth y credwn a allai fod o ddiddordeb i chi

Yn ogystal â'r data a ddarperir gennych chi, mae'n bosibl y bydd rheoliadau lleol yn ei gwneud yn ofynnol i ni gasglu data gan drydydd partïon fel Thomson Reuters World Check (sgrinio cwsmeriaid ar-lein) a gwasanaethau sgrinio tebyg a ffynonellau cyhoeddus eraill megis Google.

Pam mae angen i Dixcart gasglu a storio data personol?

Er mwyn darparu'r gwasanaethau yn eich contract (neu'r contract gyda pherson neu endid sy'n gysylltiedig â chi) mae angen i ni gasglu data personol. Mae hefyd yn ofynnol i ni gasglu a chynnal eich data yn unol â rheoliadau gwrth-wyngalchu arian ac ariannu terfysgaeth perthnasol, sy'n ei gwneud yn ofynnol i ni gasglu dogfennau diwydrwydd dyladwy a gwybodaeth er mwyn nodi a lliniaru unrhyw risg bosibl yn hyn o beth. Mae hefyd yn ofynnol i ni brosesu data yn unol â gofynion cyfreithiol a rheoliadol eraill gan gynnwys, er enghraifft, cyfreithiau cyfnewid gwybodaeth yn awtomatig fel y Safon Adrodd Gyffredin. Os nad oes gennym y data personol gofynnol gennych i gyflawni’r dyletswyddau cyfreithiol hyn, efallai y byddwn yn cael ein gorfodi i wrthod, atal neu derfynu ein contract gyda chi neu gleient y mae gennych gysylltiad ag ef.

Mewn rhai achosion, efallai y bydd Dixcart yn gofyn am eich caniatâd i brosesu eich data personol at ddibenion penodol. Gallwch dynnu caniatâd yn ôl unrhyw bryd drwy hysbysu'r Cwmni yn ysgrifenedig eich bod yn tynnu eich caniatâd yn ôl. Sylwch na fydd tynnu’ch caniatâd yn ôl yn effeithio ar y ffordd y gwnaethom ddefnyddio’ch data personol cyn i chi dynnu’r caniatâd hwnnw’n ôl. Mae’n bosibl y bydd gennym hefyd resymau cyfreithiol eraill dros brosesu eich data personol na fydd efallai’n cael eu heffeithio gan p’un a ydym wedi cael eich caniatâd ai peidio.

Mae data troseddol a barn wleidyddol yn cael eu dosbarthu fel “data categori arbennig” o dan Gyfraith Diogelu Data Guernsey. Mae’n bosibl y bydd angen i ni gasglu gwybodaeth am eich cysylltiadau gwleidyddol a’ch cyhuddiadau troseddol, ymchwiliadau, canfyddiadau a chosbau fel sy’n ofynnol dan gyfreithiau brwydro yn erbyn trosedd ariannol. Mae’n bosibl y bydd rhai cyfreithiau sy’n brwydro yn erbyn trosedd ariannol yn ein gwahardd rhag dweud wrthych ble mae gwybodaeth o’r fath yn cael ei chasglu. Pan fyddwn yn gofyn am ddata categori arbennig am unrhyw reswm, ac eithrio mewn cysylltiad â'n cyfrifoldebau wrth frwydro yn erbyn trosedd ariannol, byddwn yn dweud wrthych pam a sut y bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio.

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod y wybodaeth a gasglwn ac a ddefnyddiwn yn briodol at y diben hwn ac nad yw’n amharu ar eich preifatrwydd.

A fydd Dixcart yn rhannu fy nata personol ag unrhyw un arall?

Wrth gyflawni ein contract gyda chi neu’r person neu’r endid sy’n gysylltiedig â chi, gall Dixcart drosglwyddo’ch data personol i drydydd partïon. Gall hyn gynnwys, er enghraifft, banciau, cynghorwyr buddsoddi, ceidwaid, llywodraethau a rheoleiddwyr yn ôl yr angen er mwyn iddynt hwy a Dixcart ddarparu’r gwasanaethau perthnasol neu fel sy’n ofynnol gan unrhyw ofyniad cyfreithiol, rheoliadol neu gontractiol perthnasol. Gall Dixcart hefyd drosglwyddo eich data personol i swyddfeydd Dixcart mewn gwledydd a thiriogaethau eraill i gyflawni ein contractau. Mae'n ofynnol i unrhyw drydydd parti y gallwn rannu eich data â nhw gadw'ch manylion yn ddiogel, a'u defnyddio dim ond i gyflawni'r gwasanaeth y maent wedi'i gontractio i'w ddarparu. Pan na fydd angen eich data arnynt mwyach i gyflawni'r gwasanaeth hwn, byddant yn cael gwared ar y manylion yn unol â gweithdrefnau Dixcart.

Lle mae Dixcart yn trosglwyddo data y tu allan i’r UE neu wlad neu diriogaeth y mae cyfraith yr UE neu Guernsey wedi pennu bod ganddi gyfreithiau diogelu data cyfatebol, bydd Dixcart yn ymrwymo i gytundeb neu’n rhoi mesurau ar waith i sicrhau y bydd gan eich data amddiffyniad cyfatebol ag sydd ganddo dan y GDPR a Chyfraith Diogelu Data Guernsey. Mae gennych hawl i wybod manylion cytundebau neu fesurau diogelu eraill ar gyfer eich data sydd ar waith pan fydd eich data yn cael ei drosglwyddo.

Am ba mor hir y bydd Dixcart yn cadw fy nata?

Bydd Dixcart yn prosesu eich data personol am hyd unrhyw berthynas fusnes gyda chi. Byddwn yn cadw’r data hwnnw am gyfnod o saith mlynedd ar ôl i’r berthynas fusnes ddod i ben, oni bai bod unrhyw rwymedigaeth gyfreithiol, gytundebol neu or-redol arall yn mynnu hynny i gadw unrhyw ddata am unrhyw gyfnod byrrach neu hirach.

Mae’n bosibl y bydd rhywfaint o ddata a allai gynnwys data sy’n ymwneud â gweithwyr yn cael ei gadw am gyfnodau hwy fel sy’n ofynnol o dan y gyfraith neu i gyflawni rhwymedigaethau cyfreithiol neu gytundebol eraill.

Eich Hawliau fel Pwnc Data

Ar unrhyw adeg pan fyddwn yn meddu ar eich data personol neu’n ei brosesu, mae gennych chi, gwrthrych y data, yr hawliau canlynol:

• Hawl mynediad – mae gennych hawl i ddarganfod a oes gennym eich gwybodaeth bersonol a chael copi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch.
• Hawl cywiro – mae gennych hawl i gywiro data sydd gennym amdanoch sy’n anghywir neu’n anghyflawn.
• Yr hawl i gael eich anghofio – mewn rhai amgylchiadau gallwch ofyn i’r data sydd gennym amdanoch gael ei ddileu o’n cofnodion.
• Yr hawl i gyfyngu ar brosesu – lle mae amodau penodol yn berthnasol, mae gennych hawl i gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth.
• Hawl hygludedd – mae gennych yr hawl i gael y data a brosesir yn awtomatig sydd gennym amdanoch yn cael ei drosglwyddo i eraill ar ffurf y gall peiriant ei darllen.
• Yr hawl i wrthwynebu – mae gennych yr hawl i wrthwynebu rhai mathau o brosesu megis marchnata uniongyrchol.
• Yr hawl i wrthwynebu gwneud penderfyniadau a phroffilio awtomataidd – mae gennych yr hawl i beidio â bod yn destun proses gwneud penderfyniadau awtomataidd a phroffilio awtomataidd.

Mae gan yr hawliau hyn derfynau o dan Gyfraith Diogelu Data Guernsey ac efallai na fyddant yn berthnasol i’ch holl ddata personol ym mhob amgylchiad. Mae’n bosibl y bydd Dixcart angen prawf adnabod y person sy’n honni ei hawliau. Gall unrhyw brawf adnabod y gofynnir amdano gynnwys copi ardystiedig o'ch pasbort cyfredol neu ddogfen adnabod ffotograffig arall.

Cwynion

Os oes gennych gwestiynau neu gwynion am sut mae Dixcart yn prosesu eich data personol, cysylltwch â Rheolwr Preifatrwydd Dixcart yn Dixcart. Mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn i Awdurdod Diogelu Data Guernsey.

Y manylion ar gyfer pob un o’r cysylltiadau hyn yw:

Dixcart:

Cyswllt: Rheolwr Preifatrwydd

Cyfeiriad: Dixcart House, Syr William Place, St Peter Port, Guernsey, GY1 4EZ

E-bost: gdpr.guernsey@dixcart.com

Ffôn: + 44 (0) 1481 738700

Awdurdod Diogelu Data Guernsey:

Cyswllt: Swyddfa'r Comisiynydd Diogelu Data

Cyfeiriad: St Martin's House, Le Bordage, St. Peter Port, Guernsey, GY1 1BR

E-bost: Enquiries@dataci.org

Ffôn: + 44 (0) 1481 742074

12/05/2021