Dixcart Management (Malta) Limited

Hysbysiad Preifatrwydd

Mae'r Hysbysiad Preifatrwydd hwn ('Hysbysiad') yn berthnasol i wybodaeth bersonol sy'n cael ei chasglu a'i chadw gan Dixcart Management Malta Limited ('Dixcart) ac Elise Trustees Limited ('Elise') yn ystod arferol ein busnes. Er mwyn cydymffurfio â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol yr UE ('GDPR'), mae'r hysbysiad hwn yn esbonio pa wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch, sut y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth honno, gyda phwy y byddwn yn ei rhannu, yr amgylchiadau pan fyddwn yn ei rhannu a pa gamau y byddwn yn eu cymryd i sicrhau ei fod yn aros yn breifat ac yn ddiogel. Mae’n parhau i fod yn berthnasol hyd yn oed os daw eich cytundeb neu’ch perthynas fusnes â ni i ben. Dylid deall bod yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cwmpasu gweithgareddau Dixcart ac Elise. Dylid darllen yr hysbysiad Preifatrwydd hwn ar y cyd â’n Telerau a’n Cytundeb Gwasanaeth a’n Ffurflen Ymgysylltu Busnes.

Pa wybodaeth rydym yn ei chasglu

Byddwn ond yn casglu eich gwybodaeth yn unol â rheoliadau a chyfraith berthnasol. Mae’n bosibl y byddwn yn ei chasglu o amrywiaeth o ffynonellau a gall ymwneud ag unrhyw un o’n cynhyrchion neu wasanaethau rydych yn gwneud cais amdanynt, yn eu dal ar hyn o bryd neu wedi’u dal yn y gorffennol. Efallai y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn rhyngweithio â ni, ee ein ffonio neu ofyn am unrhyw un o'n gwasanaethau. Bydd rhywfaint ohono'n dod yn uniongyrchol oddi wrthych, ee pan fyddwch yn rhoi pasbortau, biliau cyfleustodau ac ati i ni er mwyn i ni allu darparu gwasanaeth i chi. Gall hefyd ddod oddi wrth eich cynghorydd ariannol, ymddiriedolwr, cwmnïau Dixcart eraill, neu ffynonellau eraill rydych wedi gofyn i ni gael gwybodaeth ganddynt. Efallai y byddwn hefyd yn cael rhywfaint ohono o ffynonellau sydd ar gael yn gyhoeddus.

Gall y wybodaeth a gasglwn gynnwys:

Gwybodaeth a roddwch i ni, e.e.:

  • manylion personol, ee enw, enwau blaenorol, dyddiad a man geni;
  • manylion cyswllt, ee cyfeiriad, cyfeiriad e-bost, rhifau ffôn sefydlog a ffonau symudol;
  • gwybodaeth yn ymwneud â'ch hunaniaeth ee ID llun, gwybodaeth pasbort, rhif Yswiriant Gwladol, cerdyn adnabod cenedlaethol a chenedligrwydd;
  • ymchwil marchnad, ee gwybodaeth a barn a fynegir wrth gymryd rhan mewn ymchwil marchnad;
  • Adnabod eich cleient ('KYC') a Diwydrwydd Dyladwy Cleient ('CDD') Gwybodaeth ee bil cyfleustodau, ffynhonnell cyfoeth/cronfeydd
  • gwybodaeth arall amdanoch yr ydych yn ei rhoi i ni drwy lenwi ffurflenni neu drwy gyfathrebu â ni, boed wyneb yn wyneb, dros y ffôn, e-bost, ar-lein, neu fel arall;

Gwybodaeth rydym yn ei chasglu neu'n ei chynhyrchu amdanoch chi, e.e.:

  • Data ymchwiliad ee gwiriadau diwydrwydd dyladwy, sancsiynau a gwiriadau gwrth-wyngalchu arian ac adroddiadau cudd-wybodaeth allanol.
  • Gwybodaeth yn ymwneud ag a yw person yn dal statws Person sy'n Ddatganfod yn Wleidyddol ('PEP') ee Gwiriadau'r Byd neu chwiliadau a gafwyd trwy asiantaethau sgrinio annibynnol.
  • Gwybodaeth sydd ar gael i'r cyhoedd ar y rhyngrwyd ee chwiliad rhyngrwyd ar gwmni sy'n eiddo i gleient.
  • cofnodion gohebiaeth a chyfathrebiadau eraill rhyngom, megis e-byst.

Gwybodaeth a gasglwn o ffynonellau eraill, e.e.:

  • gwybodaeth rydych wedi gofyn i ni ei chasglu ar eich rhan, ee gwybodaeth am gynnyrch neu wasanaethau neu wasanaethau gan ddarparwyr trydydd parti;
  • gwybodaeth gan ddarparwyr trydydd parti, ee gwybodaeth sy'n ein helpu i frwydro yn erbyn twyll neu y mae cyfryngwr wedi'i ddarparu i ni ar eich rhan.
  • unrhyw ffynonellau gwybodaeth eraill sydd ar gael i'r cyhoedd;

Sut y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth

Dim ond pan fydd gennym eich caniatâd neu fod gennym reswm cyfreithlon arall dros ei defnyddio y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth.

Mae'r rhesymau hyn yn cynnwys lle rydym yn:

  • angen dilyn ein buddiannau cyfreithlon;
  • angen prosesu'r wybodaeth i wneud neu gyflawni cytundeb sydd gennym gyda chi;
  • angen prosesu'r wybodaeth i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol neu gytundebau UE neu ryngwladol;
  • yn credu bod defnyddio eich gwybodaeth fel y disgrifir er budd y cyhoedd, ee at ddiben atal neu ganfod trosedd;
  • angen sefydlu, arfer neu amddiffyn ein hawliau cyfreithiol;
  • angen cydymffurfio â gorchymyn barnwrol neu lys; neu
  • yn agor cyfrif banc yn unol â'ch cyfarwyddiadau;

Mae’r rhesymau pam rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth yn cynnwys:

  • darparu ein gwasanaethau corfforaethol, cyfreithiol ac ymddiriedolwyr neu unrhyw wasanaeth arall y gallai fod ei angen arnoch;
  • dilyn eich cyfarwyddiadau, ee i gyflawni cais am daliad;
  • rheoli ein perthynas â chi, gan gynnwys (oni bai eich bod yn dweud fel arall wrthym) dweud wrthych am gynhyrchion a gwasanaethau a allai fod yn berthnasol i chi yn ein barn ni;
  • atal neu ganfod troseddau gan gynnwys twyll a throseddau ariannol, ee gwyngalchu arian, ariannu terfysgaeth a masnachu mewn pobl;
  • diogelwch a pharhad busnes;
  • rheoli risg;
  • amddiffyn ein hawliau cyfreithiol a chydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol;
  • gohebu â thrydydd partïon megis cyfryngwyr, banciau, archwilwyr, cyfreithwyr, notaries, ac awdurdodau cyhoeddus

Cydymffurfio â chyfreithiau a rhwymedigaethau cydymffurfio rheoleiddiol

Byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i fodloni ein rhwymedigaethau cydymffurfio, i gydymffurfio â chyfreithiau a rheoliadau eraill ac i rannu gyda rheoleiddwyr ac awdurdodau eraill yr ydym ni neu gwmnïau eraill Dixcart Group yn ddarostyngedig iddynt. Gall hyn gynnwys ei ddefnyddio i helpu i ganfod neu atal troseddau (gan gynnwys ariannu terfysgaeth, gwyngalchu arian a throseddau ariannol eraill). Byddwn ond yn gwneud hyn ar y sail bod ei angen i gydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol, ei fod er ein buddiannau cyfreithlon ni ac eraill neu i atal neu ganfod gweithredoedd anghyfreithlon.

Gyda phwy y gallem rannu eich gwybodaeth

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag eraill pan fo’n gyfreithlon gwneud hynny gan gynnwys pan fyddwn ni neu nhw:

  • angen er mwyn darparu cynhyrchion neu wasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt
  • â dyletswydd gyhoeddus neu gyfreithiol i wneud hynny, ee i gynorthwyo â chanfod ac atal twyll, efadu treth a throseddau ariannol;
  • yr angen mewn cysylltiad ag adrodd rheoleiddiol, ymgyfreitha neu fynnu neu amddiffyn hawliau a buddiannau cyfreithiol;
  • bod gennych reswm busnes dilys dros wneud hynny, ee i reoli risg, gan gynnwys risg trosedd ariannol, cadarnhau pwy ydych neu alluogi cwmni arall i ddarparu gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt;
  • wedi gofyn i chi am eich caniatâd i'w rannu, ac rydych chi wedi cytuno.

Am ba mor hir y byddwn yn cadw eich gwybodaeth

Rydym yn cadw eich gwybodaeth yn ystod eich perthynas fusnes gyda ni. Mewn achos o derfynu perthynas fusnes o'r fath, byddwn yn cadw'ch gwybodaeth am gyhyd ag sy'n briodol neu'n gyfreithiol ofynnol. Er enghraifft, bydd eich gwybodaeth gyfrifo yn cael ei storio am o leiaf 10 mlynedd yn unol â'n rhwymedigaethau statudol. Mae’n bosibl y bydd angen i ni gadw’ch gwybodaeth am gyfnod hwy pan fydd angen y wybodaeth arnom i gydymffurfio â gofynion rheoliadol neu gyfreithiol neu lle gallai fod ei hangen arnom at ein dibenion cyfreithlon, e.e. i’n helpu i ymateb i ymholiadau neu gwynion, ymladd twyll a throseddau ariannol, ymateb i geisiadau gan reoleiddwyr, ac ati.

Os nad oes angen i ni gadw gwybodaeth am y cyfnod hwn o amser, gallwn archifo, dinistrio, dileu neu wneud yn ddienw.

Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Mae’n bosibl y caiff eich gwybodaeth ei throsglwyddo a’i storio mewn lleoliadau y tu allan i’r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE), gan gynnwys gwledydd nad oes ganddynt yr un lefel o ddiogelwch o bosibl ar gyfer gwybodaeth bersonol. Pan fyddwn yn gwneud hyn, byddwn yn sicrhau bod ganddo lefel briodol o amddiffyniad a bod y trosglwyddiad yn gyfreithlon. Mae’n bosibl y bydd angen i ni drosglwyddo’ch gwybodaeth yn y modd hwn i gyflawni ein contract gyda chi, i gyflawni rhwymedigaeth gyfreithiol, i ddiogelu budd y cyhoedd a/neu ar gyfer ein buddiannau cyfreithlon. Mewn rhai gwledydd efallai y bydd y gyfraith yn ein gorfodi i rannu gwybodaeth benodol, ee gydag awdurdodau treth. Hyd yn oed yn yr achosion hyn, dim ond gyda phobl sydd â'r hawl i'w gweld y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth.

Eich hawliau

Mae gennych nifer o hawliau mewn perthynas â’r wybodaeth sydd gennym amdanoch. Mae’r hawliau hyn yn cynnwys:

  • yr hawl i gael mynediad at wybodaeth sydd gennym amdanoch ac i gael gwybodaeth am sut rydym yn ei phrosesu;
  • yr hawl i dderbyn gwybodaeth benodol yr ydych wedi ei darparu i ni mewn fformat electronig a/neu ofyn i ni ei throsglwyddo i drydydd parti;
  • yr hawl i ofyn i ni gywiro eich gwybodaeth os yw'n anghywir neu'n anghyflawn;
  • mewn rhai amgylchiadau, yr hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth. Mae'n bosibl y byddwn yn parhau i gadw eich gwybodaeth os oes gennym hawl neu os oes angen i ni ei chadw;
  • yr hawl i wrthwynebu, a gofyn i ni gyfyngu ar, ein prosesu o’ch gwybodaeth mewn rhai amgylchiadau. Unwaith eto, efallai y bydd sefyllfaoedd pan fyddwch yn gwrthwynebu, neu'n gofyn i ni gyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth, ond mae gennym hawl i barhau i brosesu eich gwybodaeth a / neu i wrthod y cais hwnnw.

Gallwch arfer eich hawliau neu gyflwyno unrhyw ymholiadau neu gwynion trwy gysylltu â'n Swyddog Diogelu Data yn gdpr.malta@dixcart.com neu +356 22484000

Mae gennych hefyd hawl i gwyno i Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth a Diogelu Data Malta drwy ymweld https://idpc.org.mt, neu i'r rheolydd diogelu data yn y wlad lle'r ydych yn byw neu'n gweithio.