Dixcart Management (IOM) Limitée
Politique de confidentialité
Dans le cours normal de l’exercice de nos activités, nous devrons obtenir des informations personnelles sur des individus. Cependant, ce faisant, nous sommes liés par certaines lois. L'île de Man s'engage à adopter les principes et objectifs du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE. À ce titre, Dixcart Management (IOM) Limited sera lié par ces exigences.
Le RGPD nous oblige à garantir dans la mesure du possible la confidentialité des informations personnelles et à vous fournir une explication complète couvrant :
- Pourquoi les données personnelles sont-elles traitées ?
- dont les données personnelles sont traitées ;
- Quelles données personnelles sont traitées ;
- Lorsque les données personnelles sont traitées ; et
- où les données personnelles sont traitées ;
Le RGPD accorde également aux particuliers certains droits :
- Accès aux données d'un individu, dans un format électronique couramment utilisé (portabilité des données) ;
- Faire corriger les inexactitudes;
- Faire effacer des informations ;
- Empêcher le marketing direct ;
- Empêcher la prise de décision et le profilage automatisés ;
Nous devons également vous indiquer comment déposer une plainte.
Pourquoi collectons-nous des données personnelles ?
• Les données personnelles que nous recueillons auprès de vous seront utilisées pour vous fournir des services d'entreprise ou de fiducie. Notre capacité à offrir/fournir des services aux clients et aux clients potentiels dépend de l'accès aux informations personnelles
• Nous avons des exigences réglementaires en matière de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (AML/CFT). Une partie importante de ces exigences est d'être en mesure de vérifier l'identité des individus, leur source de richesse et la source de tous les fonds qui peuvent être utilisés.
• Nous avons désormais des obligations concernant les initiatives internationales en matière d'échange automatique d'informations (AEOI). Il s'agit notamment du Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) des États-Unis et de la norme commune de déclaration (CRS) de l'OCDE. Nous sommes tenus de déclarer des informations personnelles à l'Isle of Man Income Tax, qui enverra ensuite ces informations à d'autres juridictions. où les particuliers ont une obligation fiscale
• Il peut également y avoir des situations dans lesquelles nous sommes tenus de divulguer des informations à des autorités étrangères, par exemple HMRC, pour nous conformer au service d'enregistrement des fiducies en ce qui concerne les fiducies concernées telles que définies dans les réglementations sur le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et le transfert de fonds (informations sur le payeur). 2017 tel que modifié de temps à autre.
De qui les données personnelles sont-elles traitées ?
Pour nous permettre de fournir nos services professionnels aussi efficacement que possible, nous traiterons les données personnelles concernant :
- Clients – actuels, anciens et potentiels
- Contacts professionnels
- Fournisseurs
- Plaignants
- Constituants, protecteurs, fiduciaires et bénéficiaires (qui, dans certaines circonstances, peuvent être des enfants)
- Contrôler les personnes des entités
- Personnes politiquement exposées, leurs familles et leurs proches
- Associés, employés, consultants des entités clientes
Quelles données personnelles sont traitées ?
Le RGPD nous oblige à vous informer du type d'informations personnelles qui seront traitées. En outre, nous devons vous informer de la manière dont les informations sont obtenues et de la base juridique sur laquelle elles reposent.
- Nom, adresse, numéro de téléphone, e-mail, nationalité, date de naissance, lieu de naissance, date à laquelle une personne physique a acquis un intérêt dans une personne morale et la nature de cet intérêt, provenant des personnes elles-mêmes, recherches sur Internet ( tels que les prestataires de contrôle comme World Check), les médias sociaux et les introducteurs tiers. La base juridique pour cela est la LBC/FT, des lois telles que la Bribery Act 2013 et la Beneficial Ownership Act 2017 telle que modifiée.
- Détails financiers, numéros d'assurance nationale et numéros de référence fiscaux individuels, qui proviennent principalement des particuliers eux-mêmes. La base juridique pour cela est l’AEOI.
- Informations sur la connaissance de votre client (KYC) et sur la diligence raisonnable du client (CDD), comprenant des éléments tels que le passeport, la facture de services publics, le permis de conduire, la source de richesse, la source de fonds et les détails du compte bancaire. Ceux-ci proviennent généralement de particuliers eux-mêmes ou de tiers introducteurs. La base juridique pour cela est la législation LAB/CFT, telle que la Bribery Act 2013.
- Dans certaines circonstances, nous pouvons détenir des informations relatives à des condamnations/allégations pénales ou si une personne détient le statut de PEP (personne politiquement exposée), et ces informations proviendront normalement d'agences de sélection indépendantes. La base juridique pour cela est la LBC/FT et des lois telles que la Bribery Act 2013.
- Lorsque des informations personnelles sont collectées concernant des enfants (c'est-à-dire toute personne âgée de moins de 13 ans), il sera nécessaire que le parent ou le tuteur fournisse un « consentement explicite ». Le consentement explicite doit être une indication positive de votre accord au traitement des données personnelles, et celui-ci est obtenu de votre part lorsque vous signez l'un des formulaires de candidature requis par Dixcart Management (IOM) Limited qui nous permettent de vous fournir des services professionnels.
Quand les données personnelles sont-elles traitées ?
Nous obtiendrons des informations auprès de vous au début de notre relation commerciale ou de notre relation commerciale potentielle, et à l'avenir lors de tout «événement déclencheur» réglementaire ou contractuel.
Un événement déclencheur peut être constitué par l'un des éléments suivants :
- Changement d'adresse
- Changement de signataires
- Changement de propriétaire ou de structure
- Changement de nom
- Dépôts importants (par rapport à l'activité prévue)
- Création d'une nouvelle société
- Tout autre changement important dans la situation du client
À moins que nous recevions votre consentement écrit, nous ne divulguerons aucune information vous concernant à des tiers. Cependant, il y a quelques exceptions à cela où nous sommes obligés ou pouvons fournir des informations privées :
- A la réception d'une décision de justice
- Pour se conformer à une demande autorisée d'une autorité de réglementation ou d'enquête financière
- Où nous ouvrons un compte bancaire
- Tel que requis par les réglementations en matière d'audit réglementaire
- Se conformer aux accords internationaux sur l'EAR
- Pour se conformer à la loi sur la propriété effective de 2017 telle que modifiée
- Pour se conformer au service d'enregistrement des fiducies
- Aux autres membres du groupe de sociétés Dixcart, y compris, mais sans s'y limiter, ses filiales et ses sociétés associées
Nous ne conserverons vos informations privées que le temps nécessaire et conformément à la réglementation. Dans certaines circonstances, cette période réglementaire peut aller jusqu'à 18 ans. Ceux-ci varient en fonction de certains facteurs, et nous serions heureux d'en discuter si vous le souhaitez.
À l'issue de la période de conservation désignée, toutes les informations privées détenues sur quelque support que ce soit sont détruites.
Où sont traitées les données personnelles ?
Tous les enregistrements manuels actuels sont conservés à l'adresse de notre siège social, 4e étage, 64
Athol Street, Douglas, île de Man, IM1 1JD.
Les enregistrements manuels archivés sont conservés par un fournisseur tiers sur l'île de Man.
Les enregistrements électroniques prennent la forme de n'importe quelle suite Microsoft Office ainsi que d'Adobe Acrobat et de ceux contenus dans notre progiciel de secrétariat d'entreprise. Ceux-ci sont détenus sur une infrastructure informatique individuelle située sur l'île de Man.
Lorsque des enregistrements électroniques sont utilisés, les systèmes/services utilisés comprennent :
- Serveurs basés sur l'île de Man
- Serveurs répliques (continuité des activités) basés sur l'île de Man
- Solution d'archivage de messagerie par un fournisseur hébergé
Pour aider à la protection des informations personnelles, Dixcart Management (IOM) Limited a mis en place des pare-feu et utilise en outre des logiciels pour se protéger contre les logiciels malveillants et l'accès non autorisé aux systèmes d'information. Nous sommes également tenus de surveiller régulièrement les évolutions technologiques et la cybercriminalité afin de préserver la confidentialité et l’intégrité des données détenues.
Vos droits
Demandes d'accès
Vous avez le droit de demander des détails sur toute information personnelle que nous détenons. Celui-ci sera fourni dans les plus brefs délais, mais en tout état de cause, au plus tard 30 jours après réception de la demande. Nous ne facturerons pas l'accès et la fourniture des informations.
En parallèle, nous vous rappellerons vos droits qui sont de :
- Faire fournir vos données dans un format électronique couramment utilisé (portabilité des données) ;
- Faire corriger les inexactitudes;
- Faire effacer des informations ;
- Empêcher le marketing direct ;
- Empêcher la prise de décision et le profilage automatisés ;
Il peut vous être demandé de fournir des pièces justificatives pour vérifier votre identité avant que nous puissions vous communiquer les données.
Atteintes à la vie privée
En cas de violation de la vie privée, nous vous en informerons directement dès que possible après l'identification de la violation. Cette notification comprendra :
- Date de la violation
- Description de la violation comprenant une description générale de ce qui s'est passé
- Description des informations consultées, collectées, utilisées ou divulguées de manière inappropriée
- Les mesures prises jusqu'à présent pour contrôler ou réduire les dommages
- Prochaines étapes prévues pour prévenir de nouvelles atteintes à la vie privée
- Mesures que vous pourriez envisager de prendre
- Coordonnées du Commissaire à l'information
- Nos coordonnées
Réclamations
Si vous estimez qu'il est nécessaire de déposer une plainte, celle-ci doit en premier lieu être faite par écrit en expliquant les motifs de la plainte à :
Délégué à la protection des données
Dixcart Management (IOM) Limitée
4e étage, 64 rue Athol
Douglas
Isle of Man
IM1 1JD
Vous en recevrez un accusé de réception sous 7 jours ouvrés. Après la première semaine, nous vous tiendrons informés de nos progrès jusqu'à ce que votre réclamation soit résolue. Dans des circonstances exceptionnelles où votre plainte est particulièrement complexe, vous comprendrez que les problèmes peuvent prendre plus de temps à être résolus. Nous mènerons une enquête approfondie sur les circonstances entourant votre plainte et vous informerons du résultat de notre enquête et de toute mesure prise dans les 8 semaines.
Si vous estimez que votre plainte n'a pas été résolue de manière satisfaisante, vous pouvez porter plainte directement auprès du commissaire à l'information :
M. I McDonald
Commissaire à l'information
PO Box 69,
Douglas
Isle of Man
IM99 1EQ
T: +44 (0) 1624 693260
Déclaration de confidentialité de Dixcart Management (IOM) Limited V3
Mise à jour de février 2022
