SEKRETESS MEDDELANDE Dixcart International Limited – KUND

Beskrivning

Välkommen till Dixcart International Limited (“Dixcart”) sekretessmeddelande (klienter).

Detta meddelande avser behandling av personuppgifter i samband med tillhandahållande av professionella tjänster och även i samband med affärsrelationer.

Om du vill prenumerera på något av våra nyhetsbrev kan detta göras via vår hemsida www.dixcartuk.com. Där du gör det kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med vårt integritetsmeddelande (nyhetsbrev), som du hittar här..

Dixcart International respekterar din integritet och är engagerad i att skydda de personuppgifter som samlas in. Detta integritetsmeddelande kommer att informera dig om hur vi samlar in, använder, delar och tar hand om personuppgifter i samband med tillhandahållande av professionella tjänster och i samband med affärsrelationer.

Varje hänvisning i detta meddelande till "dig" eller "din" är en hänvisning till varje registrerad vars personuppgifter vi behandlar i samband med tillhandahållande av juridiska tjänster och/eller i samband med affärsrelationer

1. Viktig information och vilka vi är

Syftet med detta sekretessmeddelande

Detta integritetsmeddelande syftar till att ge dig information om hur Dixcart samlar in och behandlar dina personuppgifter.

Det är viktigt att du läser detta sekretessmeddelande tillsammans med alla andra sekretessmeddelanden eller rättvisa behandlingsmeddelanden som vi kan lämna vid specifika tillfällen när vi samlar in eller behandlar personuppgifter om dig så att du är helt medveten om hur och varför vi använder dina uppgifter . Detta sekretessmeddelande kompletterar de andra meddelandena och är inte avsett att åsidosätta dem.

Regulator

Varje hänvisning till "Dixcart Group" betyder Dixcart Group Limited (registrerad i IOM, nr 004595C) på 64 Athol Street, Douglas, IM1 1JD, Isle of Man, Dixcart Group UK Holding Limited (registrerad i Guernsey, nr 65357) på Ground Floor, Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Kanalöarna, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (registrerad i Guernsey, nr 59422) av Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (företagsnummer OC304784) av Dixcart Road House, Addlestone , Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE och varje dotterbolag från tid till annan av någon av dem och var och en av dem är medlem i Dixcart Group.

Dixcart International Limited (Chartered Accountants and Tax Advisers) och Dixcart Audit LLP är auktoriserade och reglerade av Institute of Chartered Accountants i England och Wales (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) är en oreglerad verksamhet.

Dixcart Legal Limited är auktoriserat och reglerat av Solicitors Regulation Authority nr. 612167.

Vi har ingen dataskyddsombud. Vi har utsett en dataskyddshanterare. Om du har några frågor om detta sekretessmeddelande, inklusive eventuella förfrågningar om att utöva dina lagliga rättigheter, vänligen kontakta datasekretesshanteraren med hjälp av informationen nedan.

Kontaktuppgifter

Våra fullständiga detaljer är:

Dixcart International Limited

Namn eller titel på datasekretessansvarig: Julia Wigram

Postadress: Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Tel: + 44 (0) 333 122 0000

E-postadress: privacy@dixcartuk.com

Datasubjekt vars personuppgifter behandlas av oss har rätt att när som helst göra ett klagomål till Information Commissioner's Office (ICO), den brittiska tillsynsmyndigheten för dataskyddsfrågor (www.ico.org.uk). Vi skulle dock uppskatta chansen att ta itu med dina problem innan du närmar dig ICO så vänligen kontakta oss i första hand.

Ändringar av sekretessmeddelandet och din skyldighet att informera oss om ändringar

Denna version gäller från och med ikraftträdandedatumet som anges i slutet av detta meddelande. Historiska versioner (om sådana finns) kan erhållas genom att kontakta oss.

Det är viktigt att personuppgifterna vi håller om dig är korrekta och aktuella. Vänligen håll oss informerade om dina personuppgifter ändras under ditt förhållande med oss.

2. De uppgifter vi samlar in om dig

Typer av data

Personuppgifter, eller personlig information, betyder all information om en person från vilken personen kan identifieras. Det innehåller inte data där identiteten har tagits bort (anonym data).

Vi kan samla in, använda, lagra och överföra olika typer av personuppgifter om dig som vi har sammanställt enligt följande:

Närvarodata: CCTV-filmer och information fylls i i besöksboken om du besöker vårt kontor
Kontaktinformation såsom förnamn, efternamn, titel, e-postadress, postadress, telefonnummer, arbetsgivare och tjänstetitel, aktieinnehav, befattningshavare
Finansiella data: innehåller information om dina bankkonton, inkomster och andra inkomster, tillgångar, kapitalvinster och förluster och skatteärenden
Identitetsdata: till exempel ditt pass eller körkort, civilstånd, titel, födelsedatum och kön
Övrig information all information du väljer att lämna till oss, såsom oförmåga att närvara vid ett möte på grund av en semester, allmänt tillgänglig information och annan information som erhållits i samband med tillhandahållande av professionella tjänster eller i samband med affärsrelationer
Speciell kategoridata: såsom detaljer om din ras eller etnicitet, religiösa eller filosofiska övertygelser, sexliv, sexuell läggning, politiska åsikter, medlemskap i fackförening, information om din hälsa och genetiska och biometriska data
Transaktionsdata innehåller information om betalningar från dig och andra uppgifter om tjänster du har köpt av oss
Marknadsföring och kommunikationsdata inkluderar dina preferenser i att ta emot marknadsföring från oss och dina kommunikationspreferenser

Om du inte lämnar personuppgifter

Detta integritetsmeddelande behandlar endast användningen av personuppgifter i samband med tillhandahållande av professionella tjänster och i samband med affärsrelationer.

Om vi behöver samla in personuppgifter enligt lag, eller enligt villkoren i ett avtal vi har med dig och du inte tillhandahåller dessa uppgifter på begäran, kanske vi inte kan fullgöra det avtal vi har eller försöker ingå med dig (till exempel för att förse dig med tjänster). I det här fallet kan vi behöva avbryta en tjänst du har hos oss men vi kommer att meddela dig om så är fallet vid tillfället.

Hur samlas dina personuppgifter?

Vi använder olika metoder för att samla in data från och om dig, inklusive genom:

Direkta interaktioner. Du kan ge oss din identitet, kontaktuppgifter och ekonomiska uppgifter genom att fylla i formulär eller genom att korrespondera med oss via post, telefon, e-post eller på annat sätt. Detta inkluderar personuppgifter som du lämnar när du gör förfrågningar om, eller instruerar oss att tillhandahålla, tjänster.
Tredje parter eller offentligt tillgängliga källor. Vi kan ta emot personuppgifter om dig från olika tredje parter och offentliga källor enligt nedan:
- Kontaktuppgifter och ekonomiska data från andra leverantörer av professionella eller finansiella tjänster.
- Identitet och kontaktuppgifter från allmänt tillgängliga källor som Companies House, Smartsearch och World-Check.
- Finansiell data från HM Skatteverket.
- En klient för vilka vi tillhandahåller löne- eller företagssekreterartjänster, där du är kundens anställd, direktör eller annan tjänsteman.

Hur vi använder dina personuppgifter

Vi använder endast dina personuppgifter när lagen tillåter oss att. Vanligtvis använder vi dina personuppgifter under följande omständigheter:

Där vi behöver utföra det arbete vi är på väg att ingå eller har ingått med dig.
Där det är nödvändigt för våra legitima intressen (eller för tredje part) och dina intressen och grundläggande rättigheter åsidosätter inte dessa intressen.
Där vi måste följa en laglig eller reglerande skyldighet.

I allmänhet förlitar vi oss inte på samtycke som en rättslig grund för att behandla dina personuppgifter annat än i samband med att skicka direkt marknadsföringskommunikation till dig via post eller e-post. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till marknadsföring av kontakta oss.

3. Ändamål för vilka vi kommer att använda dina personuppgifter

Vi har nedan, i tabellformat, redogjort för alla sätt vi planerar att använda dina personuppgifter, och vilka av de rättsliga grunderna vi bygger på att göra det. Vi har också identifierat vad våra legitima intressen är där det är lämpligt.

Berättigat intresse betyder vårt företags intresse av att bedriva och förvalta vår verksamhet för att vi ska kunna ge dig den bästa servicen och den bästa och säkraste upplevelsen. Vi ser till att vi överväger och balanserar eventuell påverkan på dig (både positiv och negativ) och dina rättigheter innan vi behandlar dina personuppgifter för våra legitima intressen. Vi använder inte dina personuppgifter för aktiviteter där våra intressen åsidosätts av påverkan på dig (såvida vi inte har ditt samtycke eller på annat sätt krävs eller tillåts enligt lag). Du kan få ytterligare information om hur vi bedömer våra legitima intressen mot eventuell påverkan på dig med avseende på specifika aktiviteter genom att kontakta oss.

Observera att vi kan behandla dina personuppgifter för mer än en laglig grund beroende på det specifika syftet för vilket vi använder dina uppgifter. Kontakta oss om du behöver information om den specifika rättsliga grund vi förlitar oss på för att behandla dina personuppgifter där mer än en grund har angetts i tabellen nedan.

Vi har angett hur och varför vi använder dina personuppgifter i samband med tillhandahållandet av professionella tjänster i ett tabellformat:

Typer av data	Samling	Använda	Laglig grund för att behandla dina uppgifter
-Närvarodata -Kontaktdata -Ekonomidata -Identitetsdata Annan information -Specialkategoridata	-Information du ger oss genom att fylla i formulär eller genom att korrespondera med oss via post, telefon, e-post eller på annat sätt. -Information samlad in från allmänt tillgängliga källor. Information samlas in från tredje part. Som exempel, din arbetsgivare, andra parter som är relevanta för de professionella tjänster som tillhandahålls såsom andra professionella rådgivare, motparter i transaktioner och tillsynsmyndigheter. -CCTV-filmer och besöksboksinformation om du besöker vårt kontor.	- Tillhandahålla professionella tjänster till vår kund. -Att följa rättsliga och regulatoriska skyldigheter. -Att etablera, utöva eller försvara våra lagliga rättigheter. -För att hantera eventuella klagomål eller frågor som vår klient kan ha. -Generellt i samband med relationen med vår klient och/eller dig (i förekommande fall).	För att ingå och utföra ett avtal med dig. Där det ligger i vårt legitima intresse att göra det. I synnerhet: -Att ingå och utföra ett avtal med eller tillhandahålla professionell rådgivning eller tjänster till vår kund. -Att följa rättsliga och regulatoriska skyldigheter. – att fastställa, utöva eller försvara våra lagliga rättigheter. -För att hantera eventuella klagomål eller frågor som vår klient och/eller du (i förekommande fall) kan ha i allmänhet i samband med relationen med vår klient och/eller dig (i förekommande fall). -Att följa en allmän skyldighet som vi lyder under. Särskilt: skyldigheter att föra register. rättsliga och reglerande skyldigheter. Att utföra kundkännedomskontroller

Vi har angett hur och varför vi använder dina personuppgifter i samband med affärsrelationer i ett tabellformat:

Typer av data	Samling	Använda	Laglig grund för att behandla dina uppgifter
-Närvarodata -Kontaktdata -Övrig information	-Information du ger oss genom att korrespondera med oss via post, telefon, e-post eller på annat sätt. -Information samlas in från allmänt tillgängliga källor. Information samlas in från tredje part. Till exempel från en annan professionell rådgivare. -CCTV-filmer och besöksboksinformation om du besöker vårt kontor.	-Att utveckla och upprätthålla relationer med dig eller den organisation som du är ansluten till. -För att hantera eller driva något kontrakt vi har med dig eller den organisation som du är ansluten till. -Att följa rättsliga och regulatoriska skyldigheter. – Att etablera, utöva eller försvara våra lagliga rättigheter.	-Där det ligger i vårt berättigade intresse att göra det. I synnerhet: -Utveckla och upprätthålla relationer med dig eller den organisation som du är ansluten till - För att hantera eller driva alla kontrakt vi har med dig eller organisationen som du är ansluten till. För att följa lagliga och regulatoriska skyldigheter.att etablera, utöva eller försvara våra lagliga rättigheter.

4. Dela information och internationella överföringar

Personuppgifter kan överföras till och ses av alla enheter inom Dixcart Group i Storbritannien.

Personuppgifter kan överföras till och ses av alla parter som tillhandahåller tjänster till oss för att stödja driften av vår verksamhet, såsom IT och annan administrativ support. Dessa kan vara utanför Europeiska unionen; specifikt, om du har gjort en förfrågan till oss via ett formulär på vår webbplats, tillhandahålls denna tjänst av Ninjaforms som är värd för data i USA.

Personuppgifter kan överföras till vilken person som helst inom vår kundorganisation eller någon organisation som du är ansluten till.

Vi kan vidarebefordra dina uppgifter till kunder eller kontakter genom remiss och nätverk där du är en professionell tjänsteleverantör.

Personuppgifter kan komma att överföras till tredje part i samband med de professionella tjänster som vi tillhandahåller. Exempel inkluderar, men är inte begränsade till, andra professionella tjänsteleverantörer, tillsynsmyndigheter, myndigheter, våra revisorer och professionella rådgivare, tjänsteleverantörer, statliga institutioner, advokater, utländska advokater, konsulter och datarumsleverantörer.

Personuppgifter kan komma att överföras till tredje part till vilka vi kan välja att sälja, överföra eller slå samman delar av vår verksamhet eller våra tillgångar. Alternativt kan vi försöka förvärva andra företag eller gå samman med dem. Om en förändring sker i vår verksamhet kan de nya ägarna använda dina personuppgifter på samma sätt som anges i detta sekretessmeddelande.

Om du är en professionell tjänsteleverantör och vi vidarebefordrar dina uppgifter till kunder eller kontakter genom remiss och nätverk, kan de vara utanför Storbritannien.

Där vi överför dina personuppgifter utanför Storbritannien säkerställer vi att de överförs i enlighet med dataskyddslagstiftningen. Detta kan göras på ett antal olika sätt, inklusive:

överföra dina personuppgifter till länder som har ansetts tillhandahålla en adekvat skyddsnivå för personuppgifter av den relevanta brittiska statliga myndigheten.
genom att använda modellavtalsklausuler som godkänts för användning i Storbritannien av den relevanta brittiska statliga myndigheten som ger personuppgifter samma skydd som den har i Storbritannien.
andra sätt som är tillåtna enligt tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vi tillåter inte våra tredjepartstjänsteleverantörer att använda dina personuppgifter för sina egna syften och tillåter dem endast att behandla dina personuppgifter för specificerade ändamål och i enlighet med våra instruktioner.

Vänligen kontakta oss på privacy@dixcart.com om du vill ha ytterligare information om den specifika mekanism som används av oss vid överföring av dina personuppgifter från Europeiska unionen.

Fullgörande av kontrakt innebär att behandla dina uppgifter där det är nödvändigt för att fullgöra ett avtal som du är part i eller för att vidta åtgärder på din begäran innan ett sådant avtal ingås.

Följ en laglig eller föreskriven skyldighet innebär att behandla dina personuppgifter där det är nödvändigt för att uppfylla en laglig eller regulatorisk skyldighet som vi är föremål för.

5. marknadsföring

Vi strävar efter att ge dig val när det gäller viss användning av personuppgifter, särskilt kring marknadsföring.

Vi kan använda din identitets- och kontaktdata för att bilda oss en uppfattning om vad vi tror att du kan tänkas vilja eller behöver, eller vad som kan vara av intresse för dig. Det är så vi bestämmer vilka tjänster som kan vara relevanta för dig (det kallar vi marknadsföring).

Vi kanske vill skicka våra nyhetsbrev till dig. E-postlistan lagras via Mailchimp. Vi kan också behandla dina uppgifter för marknadsföringsändamål (inklusive att skicka marknadskommunikation). Dixcart International Notice (Marknadsföring) kommer att gälla för sådan behandling av Dixcart International (inte detta meddelande).

klicka här. för Dixcart International Privacy Notice (Marketing).

6. Att välja bort

Du kan be oss att sluta skicka marknadsföringsmeddelanden till dig när som helst genom att kontakta oss närsomhelst.

Om du väljer bort att ta emot dessa marknadsföringsmeddelanden kommer detta inte att gälla för personuppgifter som tillhandahålls oss som ett resultat av tjänsteköp.

7. Data retention

Vi kommer att behålla personuppgifter så länge som vi anser är nödvändigt och lämpligt för att uppfylla de syften för vilka de samlas in, för att skydda våra intressen som advokatbyrå och som krävs enligt lag och de regulatoriska skyldigheter som vi är föremål för.

För att bestämma lämplig lagringsperiod för personuppgifter beaktar vi personuppgifternas mängd, art och känslighet, den potentiella risken för skada genom obehörig användning eller utlämnande av dina personuppgifter, för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och gällande lagkrav.

Vi har infört lämpliga säkerhetsåtgärder för att förhindra att dina personuppgifter av misstag går förlorade, används eller nås på ett obehörigt sätt, ändras eller avslöjas. Vi kommer att meddela dig och alla tillämpliga tillsynsmyndigheter om ett brott där vi är lagligt skyldiga att göra det.

8. Dina lagliga rättigheter

Under vissa omständigheter har du rättigheter enligt dataskyddslagar i förhållande till dina personuppgifter. Du har rätt att:

Begära tillgång till dina personuppgifter (allmänt känd som en "registrerad åtkomstbegäran"). Detta gör att du kan få en kopia av de personuppgifter vi har om dig och kontrollera att vi lagligt behandlar dem.

Begär korrigering av de personuppgifter vi håller om dig. Detta gör att du kan få några ofullständiga eller felaktiga uppgifter vi håller om du korrigeras, men vi kan behöva verifiera noggrannheten hos de nya uppgifterna du ger oss.

Begär borttagning av dina personuppgifter. Detta gör att du kan be oss att radera eller ta bort personuppgifter där det inte finns någon bra anledning till att vi fortsätter att bearbeta den. Du har också rätt att be oss att radera eller ta bort dina personuppgifter där du har framgångsrikt utnyttjat din rätt att göra invändningar mot bearbetning (se nedan), där vi kan ha behandlat din information olagligen eller var vi är skyldiga att radera dina personuppgifter till överensstämma med lokal lag. Observera dock att vi kanske inte alltid kan följa din begäran om radering av specifika juridiska skäl som kommer att meddelas dig, vid behov, vid din begäran.

Objekt att bearbeta av dina personuppgifter där vi förlitar oss på ett berättigat intresse (eller en tredje parts) och det är något med din speciella situation som gör att du vill invända mot behandling på denna grund eftersom du känner att det påverkar dina grundläggande rättigheter och friheter . I vissa fall kan vi visa att vi har tvingande legitima skäl att behandla din information som åsidosätter dina rättigheter och friheter.

Begär begränsning av bearbetning av dina personuppgifter. Detta gör det möjligt för dig att be oss att avbryta behandlingen av dina personuppgifter i följande scenarier: (a) om du vill att vi ska fastställa uppgifternas noggrannhet; (b) där vår användning av uppgifterna är olaglig men du inte vill att vi ska radera den; (c) där du behöver att vi lagrar uppgifterna även om vi inte längre behöver det eftersom du behöver det för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk; eller (d) du har invänt mot vår användning av dina uppgifter men vi måste verifiera om vi har tvingande legitima skäl att använda den.

Begär överföringen av dina personuppgifter till dig eller till en tredje part. Vi kommer att ge dig, eller en tredje part du har valt, dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt, maskinläsbart format. Observera att denna rätt endast gäller automatiserad information som du ursprungligen gav samtycke för att vi ska använda eller där vi använde informationen för att utföra ett avtal med dig.

Om du vill utöva någon av de rättigheter som anges ovan, vänligen kontakta oss på privacy@dixcart.com så att vi kan överväga din begäran. Som advokatbyrå har vi vissa juridiska och regulatoriska skyldigheter som vi måste ta hänsyn till när vi överväger varje begäran. Du behöver inte betala någon avgift för att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av de andra rättigheterna). Vi kan dock ta ut en rimlig avgift om din begäran är uppenbart ogrundad, upprepande eller överdriven. Alternativt kan vi vägra att följa din begäran under dessa omständigheter.

Vi kan behöva begära specifik information från dig för att hjälpa oss att bekräfta din identitet och säkerställa din rätt att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av dina andra rättigheter). Vi kan också kontakta dig för att be dig om ytterligare information om din begäran för att påskynda vårt svar.

Ingen avgift krävs vanligtvis

Du behöver inte betala en avgift för att få tillgång till dina personuppgifter (eller för att utöva någon av de andra rättigheterna). Vi kan dock ta ut en rimlig avgift om din begäran är klart ogrundad, upprepad eller överdriven. Alternativt kan vi vägra att följa din begäran under dessa omständigheter.

Vad vi kan behöva från dig

Vi kan behöva begära specifika uppgifter från dig för att hjälpa oss att bekräfta din identitet och se till att du har rätt att få tillgång till dina personuppgifter (eller att utöva någon av dina andra rättigheter). Detta är en säkerhetsåtgärd som säkerställer att personuppgifter inte avslöjas för någon person som inte har rätt att ta emot den. Vi kan också kontakta dig för att fråga dig för ytterligare information i samband med din begäran om att påskynda vårt svar.

Tidsgräns för att svara

Vi försöker att svara på alla legitima förfrågningar inom en månad. Ibland kan det ta oss längre än en månad om din förfrågan är särskilt komplex eller du har gjort ett antal förfrågningar. I det här fallet kommer vi att meddela dig och hålla dig uppdaterad.

Versionsnummer: 3 Datum: 22/02/2023