ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ Dixcart International Limited – КЛІЄНТ          

Вступ

Ласкаво просимо до Повідомлення про конфіденційність Dixcart International Limited («Dixcart») (для клієнтів).

Це повідомлення стосується обробки персональних даних у зв’язку з наданням професійних послуг, а також у зв’язку з діловими відносинами.

Якщо ви хочете підписатися на одну з наших інформаційних бюлетенів, це можна зробити через наш веб-сайт www.dixcartuk.com. Якщо ви це зробите, ваші особисті дані оброблятимуться відповідно до нашого Повідомлення про конфіденційність (інформаційні бюлетені), яке можна знайти тут.

Dixcart International поважає вашу конфіденційність і прагне захищати особисті дані, які збирає. Це повідомлення про конфіденційність інформує вас про те, як ми збираємо, використовуємо, надаємо та доглядаємо за персональними даними у зв’язку з наданням професійних послуг і у зв’язку з діловими відносинами.

Будь-яке посилання в цьому повідомленні на «ви» або «ваш» є посиланням на кожного суб’єкта даних, персональні дані якого ми обробляємо у зв’язку з наданням юридичних послуг та/або у зв’язку з діловими відносинами

1. Важлива інформація та хто ми

Мета цього повідомлення про конфіденційність

Це повідомлення про конфіденційність має на меті надати вам інформацію про те, як Dixcart збирає та обробляє ваші персональні дані.

Важливо, щоб ви прочитали це повідомлення про конфіденційність разом з будь-яким іншим повідомленням про конфіденційність або повідомленням про чесну обробку, яке ми можемо надати у конкретних випадках, коли ми збираємо або обробляємо про вас особисті дані, щоб ви були в повній мірі в курсі того, як і чому ми використовуємо ваші дані . Це повідомлення про конфіденційність доповнює інші сповіщення і не має на меті їх замінити.

контролер

Будь-яке посилання на «Dixcart Group» означає Dixcart Group Limited (зареєстровану в IOM, № 004595C) за адресою 69 Athol Street, Douglas, IM1 1JE, Isle of Man, Dixcart Group UK Holding Limited (зареєстровану на Гернсі, № 65357) із Землі. Floor, Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (зареєстрована на Гернсі, № 59422) of Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands , GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (номер компанії OC304784) з Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE та будь-яка дочірня компанія час від часу будь-якої з них, і кожна з них є членом Dixcart Group .

Dixcart International Limited (дипломовані бухгалтери та податкові консультанти) і Dixcart Audit LLP уповноважені та регулюються Інститутом дипломованих бухгалтерів Англії та Уельсу (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) є нерегульованим бізнесом.

Діяльність Dixcart Legal Limited уповноважена та регулюється Органом регулювання діяльності адвокатів № 612167.

У нас немає офіцера з питань захисту даних. Ми призначили менеджера конфіденційності даних. Якщо у вас є запитання щодо цього повідомлення про конфіденційність, включаючи будь -які запити щодо реалізації ваших законних прав, зверніться до менеджера конфіденційності даних, скориставшись деталями, наведеними нижче.

Контактні дані

Наша повна інформація:

Dixcart International Limited

Ім'я або посада менеджера з конфіденційності даних: Джулія Віграм

Поштова адреса: Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Тел: + 44 (0) 333 122 0000

Адреса електронної пошти: privacy@dixcartuk.com

Суб’єкти даних, чиї персональні дані обробляються нами, мають право в будь-який час подати скаргу до Управління інформаційного комісара (ICO), наглядового органу Великобританії з питань захисту даних (www.ico.org.uk). Однак ми будемо вдячні за можливість вирішити ваші проблеми до того, як ви звернетеся до ICO, тому, будь ласка, зв’яжіться з нами в першу чергу.

Зміни до повідомлення про конфіденційність та ваш обов’язок повідомляти нас про зміни

Ця версія набуває чинності з дати набрання чинності, зазначеної в кінці цього повідомлення. Історичні версії (якщо такі є) можна отримати, звернувшись до нас.

Важливо, щоб особисті дані, які ми зберігаємо про вас, були точні та актуальні. Будь ласка, повідомляйте нас, якщо ваші особисті дані змінюються під час спілкування з нами.

2. Дані, які ми збираємо про вас

Типи даних

Особисті дані або особиста інформація - це будь-яка інформація про особу, з якої ця особа може бути ідентифікована. Вона не включає дані, у яких ідентифікація була видалена (анонімні дані).

Ми можемо збирати, використовувати, зберігати та передавати різні види персональних даних про вас, які ми згрупували наступним чином:

  • Дані про присутність: Запис камери відеоспостереження та інформація, заповнена в книзі відвідувачів, якщо ви відвідуєте наш офіс
  • Контактні дані такі як ім’я, прізвище, посада, адреса електронної пошти, поштова адреса, номери телефонів, назва роботодавця та посади, пакети акцій, посади посадових осіб
  • Фінансові дані: містить відомості про ваші банківські рахунки, прибутки та інші доходи, активи, приріст капіталу та збитки та податкові справи
  • Ідентифікаційні дані: наприклад ваш паспорт або водійські права, сімейний стан, титул, дата народження та стать
  • Інша інформація будь-яку інформацію, яку ви вирішите надати нам, таку як неможливість відвідати зустріч через свято, загальнодоступну інформацію та іншу інформацію, отриману у зв’язку з наданням професійних послуг або у зв’язку з діловими відносинами
  • Дані спеціальної категорії: такі як подробиці про вашу расову чи етнічну приналежність, релігійні чи філософські переконання, статеве життя, сексуальну орієнтацію, політичні погляди, членство в профспілці, інформацію про ваше здоров’я та генетичні та біометричні дані
  • Дані транзакції містить відомості про ваші платежі та інші відомості про послуги, які ви придбали у нас
  • Маркетинг та комунікаційні дані включає ваші уподобання щодо отримання маркетингових повідомлень від нас і ваші уподобання щодо спілкування

Якщо ви не надаєте персональних даних

Це повідомлення про конфіденційність стосується лише використання персональних даних у зв’язку з наданням професійних послуг і у зв’язку з діловими відносинами.

Якщо нам потрібно збирати персональні дані відповідно до закону або умов договору, який ми укладаємо з вами, і ви не надаєте ці дані на запит, ми можемо бути не в змозі виконати договір, який ми маємо або намагаємося укласти з вами (наприклад, для надання вам послуг). У цьому випадку нам, можливо, доведеться скасувати послугу, яку ви надаєте нам, але ми повідомимо вас, якщо це станеться на той час.

Як збираються ваші особисті дані?

Ми використовуємо різні методи для збору даних від вас і про вас, у тому числі за допомогою:

  • Прямі взаємодії. Ви можете надати нам свою особу, контактні та фінансові дані, заповнивши форми або зв’язавшись із нами поштою, телефоном, електронною поштою чи іншим способом. Це включає персональні дані, які ви надаєте, коли надсилаєте запити про послуги або доручаєте нам надавати послуги.
  • Треті сторони або загальнодоступні джерела. Ми можемо отримувати персональні дані про вас від різних третіх сторін та публічних джерел, як зазначено нижче:
    • Контактні та фінансові дані від інших постачальників професійних або фінансових послуг.
    • Ідентичні та контактні дані із загальнодоступних джерел, таких як Companies House, Smartsearch і World-Check.
    • Фінансові дані від податкової та митної служби Її Величності.
    • Клієнт для яких ми надаємо послуги з розрахунку заробітної плати або секретарські послуги компанії, якщо ви є співробітником, директором або іншою посадовою особою цього клієнта.

Як ми використовуємо ваші особисті дані

  • Ми будемо використовувати ваші особисті дані лише тоді, коли нам це дозволено. Найчастіше ми будемо використовувати ваші особисті дані в наступних випадках:
  • Там, де нам потрібно виконати роботу, яку ми збираємось розпочати або яку ми виконували з вами.
  • Там, де це необхідно для наших законних інтересів (або інтересів третьої сторони), і ваші інтереси та основні права не перевершують ці інтереси.
  • Там, де нам потрібно дотримуватись юридичного чи нормативного зобов’язання.

Загалом ми не покладаємося на згоду як на правову основу для обробки ваших персональних даних, крім випадків надсилання вам прямих маркетингових повідомлень поштою чи електронною поштою. Ви маєте право відкликати згоду на маркетинг у будь-який час до зв'язатися з нами.

3. Цілі, для яких ми будемо використовувати ваші персональні дані

Нижче, у формі таблиці, ми описуємо всі способи, якими ми плануємо використовувати ваші особисті дані, і яка юридична база, на яку ми покладаємось. Ми також визначили, які наші законні інтереси, де це доцільно.

Законний інтерес означає зацікавленість нашого бізнесу у веденні та управлінні нашим бізнесом, щоб ми могли надавати вам найкращі послуги та найкращий і найбезпечніший досвід. Перш ніж обробляти ваші персональні дані в наших законних інтересах, ми враховуємо та збалансовуємо будь-який потенційний вплив на вас (як позитивний, так і негативний) і ваші права. Ми не використовуємо ваші персональні дані для діяльності, у якій вплив на вас переважає над нашими інтересами (за винятком випадків, коли ми маємо вашу згоду або іншим чином це вимагається або дозволено законом). Ви можете отримати додаткову інформацію про те, як ми оцінюємо наші законні інтереси щодо будь-якого потенційного впливу на вас щодо певної діяльності, зв’язавшись з нами.

Зауважте, що ми можемо обробляти ваші персональні дані на кількох законних підставах залежно від конкретної мети, для якої ми використовуємо ваші дані. Будь ласка, зв’яжіться з нами, якщо вам потрібна інформація про конкретну правову підставу, на яку ми покладаємося для обробки ваших персональних даних, якщо в таблиці нижче зазначено більше однієї підстави..

Ми виклали, як і чому ми використовуємо ваші персональні дані у зв’язку з наданням професійних послуг у форматі таблиці:

Типи данихCOLLECTIONСкористайтесьПравова основа обробки ваших даних
-Дані про відвідуваність -Контактні дані -Фінансові дані -Ідентифікаційні дані Інша інформація -Дані спеціальної категорії - Інформація, яку ви надаєте нам, заповнюючи форми або листуючись з нами поштою, телефоном, електронною поштою чи іншим чином. - Інформація, зібрана з загальнодоступних джерел. Інформація збирається від третіх осіб. Наприклад, ваш роботодавець, інші сторони, пов’язані з наданими професійними послугами, наприклад, інші професійні консультанти, контрагенти в угодах і регулятори. - Відеокамери та інформація про книгу відвідувачів, якщо ви відвідаєте наш офіс.-Надання професійних послуг нашим клієнтам. - Виконувати юридичні та нормативні зобов’язання. - Для встановлення, здійснення або захисту наших законних прав. - Для розгляду будь-яких скарг або запитів, які можуть виникнути у нашого клієнта. -Зазвичай у зв’язку з відносинами з нашим клієнтом та/або вами (у відповідних випадках).Для укладення та виконання договору з вами. Якщо це відповідає нашим законним інтересам. Зокрема: - Для того, щоб укласти та виконати контракт з нашим клієнтом або надати йому професійні консультації чи послуги. - Виконувати юридичні та нормативні зобов’язання. – для встановлення, реалізації або захисту наших законних прав. - Щоб розглядати будь-які скарги чи запити, які наш клієнт і/або ви (якщо доречно) можуть мати загалом у зв’язку з нашими клієнтами та/або вами (якщо доречно). - Виконувати загальні зобов’язання, яким ми підпорядковані. Зокрема: обов’язки щодо діловодства. правові та нормативні зобов'язання. Проводити перевірку клієнта належною обачністю

Ми виклали, як і чому ми використовуємо ваші особисті дані у зв’язку з діловими відносинами у форматі таблиці: 

Типи данихCOLLECTIONСкористайтесьПравова основа обробки ваших даних
-Дані про відвідуваність -Контактні дані -Інша інформація   - Інформація, яку ви надаєте нам, листуючись з нами поштою, телефоном, електронною поштою чи іншим чином. - Інформація збирається з загальнодоступних джерел. Інформація збирається від третіх осіб. Наприклад, від іншого професійного консультанта. - Відеокамери та інформація про книгу відвідувачів, якщо ви відвідаєте наш офіс.- Розвивати та підтримувати стосунки з вами чи організацією, з якою ви пов’язані. -Для управління або виконання будь-якого контракту, який ми укладаємо з вами або організацією, з якою ви пов’язані. - Виконувати юридичні та нормативні зобов’язання. – Для встановлення, здійснення або захисту наших законних прав.-Там, де це відповідає нашим законним інтересам. Зокрема: - Розвиток і підтримка відносин з вами або організацією, з якою ви пов'язані - Для управління або виконання будь-якого контракту, який ми укладаємо з вами або організацією, з якою ви пов'язані. Для дотримання юридичних і регулятивних зобов’язань, для встановлення, здійснення або захисту наших законних прав.  

4. Обмін інформацією та міжнародні перекази

Персональні дані можуть передаватися та переглядатися будь-яким суб’єктом Dixcart Group у Великобританії.

Особисті дані можуть передаватися та переглядатися будь-якою стороною, яка надає нам послуги для підтримки роботи нашого бізнесу, такі як ІТ та інша адміністративна підтримка. Вони можуть бути за межами Європейського Союзу; зокрема, якщо ви зробили нам запит через форму на нашому веб-сайті, цю послугу надає компанія Ninjaforms, яка розміщує дані в США.

Персональні дані можуть бути передані будь-якій особі в нашій клієнтській організації або будь-якій організації, з якою ви пов’язані.

Ми можемо передати ваші дані клієнтам або контактним особам за допомогою рекомендацій і мереж, якщо ви є професійним постачальником послуг.

Персональні дані можуть передаватися третім особам у зв’язку з професійними послугами, які ми надаємо. Приклади включають, але не обмежуються ними, інших постачальників професійних послуг, регуляторів, органів влади, наших аудиторів і професійних консультантів, постачальників послуг, державні установи, адвокатів, іноземних юристів, консультантів і постачальників кімнат даних.

Персональні дані можуть бути передані третім сторонам, яким ми можемо продати, передати або об’єднати частини нашого бізнесу чи наших активів. Крім того, ми можемо спробувати придбати інші підприємства або злитися з ними. Якщо в нашому бізнесі відбудуться зміни, нові власники можуть використовувати ваші особисті дані так само, як зазначено в цьому повідомленні про конфіденційність.

Якщо ви є професійним постачальником послуг, і ми передаємо ваші дані клієнтам або контактам за допомогою рекомендацій і мереж, вони можуть перебувати за межами Великобританії.

Якщо ми передаємо ваші персональні дані за межі Великобританії, ми гарантуємо, що вони передаються відповідно до законодавства про захист даних. Це можна зробити різними способами, зокрема:

  • передача ваших особистих даних до країн, які були визнані відповідним державним органом Великобританії такими, що забезпечують достатній рівень захисту персональних даних.
  • використовуючи типові договірні положення, схвалені для використання у Великобританії відповідним урядовим органом Великобританії, які надають особистим даним такий самий захист, що й у Великобританії.
  • іншими засобами, дозволеними чинним законодавством про захист даних.

Ми не дозволяємо нашим стороннім постачальникам послуг використовувати ваші персональні дані для власних цілей і дозволяємо їм обробляти ваші персональні дані лише для певних цілей і відповідно до наших інструкцій.

Будь ласка, зв'яжіться з нами за адресою privacy@dixcart.com якщо вам потрібна додаткова інформація про конкретний механізм, який ми використовуємо під час передачі ваших персональних даних з Європейського Союзу.

Виконання контракту означає обробку ваших даних, якщо це необхідно для виконання договору, стороною якого ви є, або для вжиття заходів на ваш запит перед укладенням такого договору.

Дотримуйтесь юридичного чи регуляторного зобов'язання означає обробку ваших персональних даних, якщо це необхідно для дотримання юридичних або нормативних зобов’язань, яким ми підпорядковуємося.

5. маркетинг

Ми прагнемо надати вам вибір щодо використання певних персональних даних, зокрема щодо маркетингу.

Ми можемо використовувати ваші ідентифікаційні та контактні дані, щоб сформувати уявлення про те, що, на нашу думку, вам може знадобитися чи потрібно, або що може вас зацікавити. Таким чином ми вирішуємо, які послуги можуть бути актуальними для вас (ми називаємо це маркетингом).

Ми можемо забажати надсилати вам наші інформаційні бюлетені. Список розсилки зберігається через Mailchimp. Ми також можемо обробляти ваші дані в маркетингових цілях (включаючи надсилання маркетингових повідомлень). Повідомлення Dixcart International (Маркетинг) застосовуватиметься до такої обробки Dixcart International (не це повідомлення).

Будь ласка, натисніть тут для Повідомлення про конфіденційність Dixcart International (маркетинг).

6. Відмова

Ви можете попросити нас припинити надсилання вам маркетингових повідомлень у будь-який час до зв'язатися з нами в будь-який час.

Якщо ви відмовляєтесь від отримання цих маркетингових повідомлень, це не стосуватиметься персональних даних, наданих нам у результаті придбання послуги.

7. Зберігання даних

Ми зберігатимемо персональні дані до тих пір, поки вважаємо це необхідним і доцільним для досягнення цілей, для яких вони збираються, для захисту наших інтересів як юридичної фірми та відповідно до вимог законодавства та нормативних зобов’язань, яким ми підпорядковуємося.

Щоб визначити відповідний період зберігання персональних даних, ми враховуємо обсяг, характер та чутливість персональних даних, потенційний ризик заподіяння шкоди від несанкціонованого використання чи розкриття ваших персональних даних, цілей, для яких ми обробляємо ваші персональні дані та чинні законодавчі вимоги.

Ми запровадили відповідні заходи безпеки, щоб запобігти випадковій втраті, використанню чи несанкціонованому доступу до ваших особистих даних, зміні чи розголошенню. Ми повідомимо вас і будь-який відповідний регуляторний орган про порушення, якщо це вимагається законом.

8. Ваші законні права

За певних обставин ви маєте права відповідно до законів про захист даних стосовно ваших персональних даних. Ви маєте право:

Попросити доступ до ваших персональних даних (широко відомий як «запит на доступ до суб’єкта даних»). Це дозволяє вам отримати копію особистих даних, які ми зберігаємо про вас, і перевірити, чи ми їх обробляємо законно.

Запит на виправлення особистих даних, які ми зберігаємо про вас. Це дає змогу мати будь-які неповні або неточні дані, які ми вважаємо вам, виправлені, хоча нам може знадобитися перевірити точність нових даних, які ви надаєте нам.

Запит на стирання ваших особистих даних. Це дає змогу попросити нас видалити чи видалити особисті дані, якщо немає підстав для продовження обробки. Ви також маєте право вимагати від нас видалення або видалення ваших особистих даних, якщо ви успішно скористалися своїм правом на заперечення щодо обробки (див. Нижче), де ми могли б обробляти вашу інформацію незаконно або де ми повинні стерти ваші особисті дані дотримуватися місцевого законодавства. Зверніть увагу, однак, що ми не завжди можемо виконати ваш запит на стирання з певних юридичних причин, які будуть повідомлені вам, якщо це буде доречно, під час вашого запиту.

Об'єкт до обробки ваших персональних даних, якщо ми покладаємося на законні інтереси (або інтереси третьої сторони), і є щось у вашій конкретній ситуації, що змушує вас заперечувати проти обробки на цій підставі, оскільки ви вважаєте, що це впливає на ваші основні права та свободи . У деяких випадках ми можемо продемонструвати, що у нас є вагомі законні підстави для обробки вашої інформації, які переважають ваші права та свободи.

Запит на обмеження обробки ваших персональних даних. Це дозволяє вам просити нас призупинити обробку ваших персональних даних у таких сценаріях: (а) якщо ви хочете, щоб ми встановили точність даних; (b) якщо використання нами даних є незаконним, але ви не хочете, щоб ми їх стерли; (c) де вам потрібно, щоб ми зберігали дані, навіть якщо ми більше не потребуємо їх, як це вам потрібно для встановлення, здійснення або захисту юридичних вимог; або (d) ви заперечували проти того, щоб ми використовували ваші дані, але нам потрібно перевірити, чи є у нас вищі законні підстави для їх використання.

Запит на переклад ваших особистих даних вам або третій стороні. Ми надамо вам або третій стороні, яку ви вибрали, ваші особисті дані в структурованому, широко використовуваному, машинозчитуваному форматі. Зауважте, що це право стосується лише автоматизованої інформації, яку ви спочатку дали нам згоду на використання або де ми використовували цю інформацію для виконання з вами договору.

Якщо ви бажаєте скористатися будь -яким із вищезазначених прав, зв'яжіться з нами за адресою privacy@dixcart.com щоб ми могли розглянути ваш запит. Як юридична фірма, ми маємо певні юридичні та нормативні зобов’язання, які нам потрібно враховувати при розгляді будь-якого запиту. Вам не потрібно буде платити плату за доступ до ваших особистих даних (або для реалізації будь-яких інших прав). Однак ми можемо стягнути розумну плату, якщо ваш запит є явно необґрунтованим, повторюваним або надмірним. Крім того, за цих обставин ми можемо відмовити у виконанні вашого запиту.

Можливо, нам знадобиться запитати у вас конкретну інформацію, щоб допомогти нам підтвердити вашу особу та забезпечити ваше право на доступ до ваших персональних даних (або скористатися будь -якими іншими вашими правами). Ми також можемо зв’язатися з вами, щоб попросити вас надати додаткову інформацію щодо вашого запиту, щоб пришвидшити нашу відповідь.

Зазвичай не потрібно платити

Вам не доведеться платити збір за доступ до ваших персональних даних (або за використання будь-яких інших прав). Однак ми можемо стягувати розумну плату, якщо ваш запит є явно необґрунтованим, повторюваним або надмірним. Як варіант, ми можемо відмовити у виконанні вашого запиту за таких обставин.

Те, що нам може знадобитися

Нам, можливо, буде потрібно запитати певну інформацію від вас, щоб ми могли підтвердити вашу особу та забезпечити ваше право на доступ до ваших особистих даних (або для здійснення будь-яких інших ваших прав). Це запобіжний захід для забезпечення того, щоб особисті дані не розкривались жодній особі, яка не має права отримувати її. Ми також можемо зв'язатися з вами, щоб попросити вас отримати додаткову інформацію щодо вашого запиту, щоб прискорити нашу відповідь.

Термін для відповіді

Ми намагаємося відповісти на всі законні запити протягом одного місяця. Іноді це може зайняти нас більше місяця, якщо ваш запит є особливо складним або ви зробили ряд запитів. У цьому випадку ми повідомлятимемо вас про це та оновлюємо вас.

Номер версії: 3                                                             Дата: 22/02/2023