Dixcart Management (Malta) Limited

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring ('kennisgeving') is van toepassing op persoonlijke informatie die wordt verzameld en bewaard door Dixcart Management Malta Limited ('Dixcart) en Elise Trustees Limited ('Elise') tijdens de normale uitvoering van ons bedrijf. Om te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming ('AVG') van de EU, legt deze verklaring uit welke informatie we over u verzamelen, hoe we die informatie zullen gebruiken, met wie we deze zullen delen, de omstandigheden waarin we deze zullen delen en welke stappen we zullen nemen om ervoor te zorgen dat het privé en veilig blijft. Het blijft van toepassing, zelfs als uw overeenkomst of zakelijke relatie met ons eindigt. Deze privacyverklaring moet worden opgevat als betrekking hebbend op beide activiteiten van Dixcart en Elise. Deze privacyverklaring moet worden gelezen in samenhang met onze voorwaarden en serviceovereenkomst en ons formulier voor zakelijke betrokkenheid.

Welke informatie we verzamelen

We zullen uw informatie alleen verzamelen in overeenstemming met relevante regelgeving en wetgeving. We kunnen gegevens uit verschillende bronnen verzamelen en ze kunnen betrekking hebben op een van onze producten of diensten waarvoor u zich aanmeldt, die u momenteel bezit of in het verleden heeft gehad. We kunnen ook informatie over u verzamelen wanneer u met ons communiceert, bijvoorbeeld door ons te bellen of naar een van onze diensten te vragen. Een deel ervan zal rechtstreeks van u komen, bijvoorbeeld wanneer u ons paspoorten, rekeningen van nutsbedrijven enz. bezorgt zodat wij u een dienst kunnen verlenen. Het kan ook afkomstig zijn van uw financieel adviseur, trustee, andere Dixcart-bedrijven of andere bronnen waarvan u ons hebt gevraagd om informatie te verkrijgen. We kunnen ook een deel ervan uit openbaar beschikbare bronnen halen.

De informatie die we verzamelen kan zijn:

Informatie die u ons verstrekt, bijvoorbeeld:

persoonlijke gegevens, bijvoorbeeld naam, voornamen, geboortedatum en -plaats;
contactgegevens, bijvoorbeeld adres, e-mailadres, vaste en mobiele nummers;
informatie over uw identiteit, bijv. identiteitsbewijs met foto, paspoortinformatie, burgerservicenummer, nationale identiteitskaart en nationaliteit;
marktonderzoek, bijv. informatie en meningen geuit bij deelname aan marktonderzoek;
Ken uw klant ('KYC') en Client Due Diligence ('CDD') Informatie bijv. energierekening, bron van vermogen/fondsen
andere informatie over u die u ons geeft door formulieren in te vullen of door met ons te communiceren, hetzij face-to-face, per telefoon, e-mail, online of anderszins;

Informatie die we over u verzamelen of genereren, bijvoorbeeld:

Onderzoeksgegevens, bijvoorbeeld due diligence-controles, sancties en anti-witwascontroles en externe inlichtingenrapporten.
Informatie met betrekking tot het feit of een persoon al dan niet de status van Politically Exposed Person ('PEP') heeft, bijvoorbeeld wereldwijde controles of zoekopdrachten afkomstig van onafhankelijke screeningbureaus.
Informatie die openbaar beschikbaar is op internet, bijvoorbeeld zoeken op internet naar een bedrijf dat eigendom is van een klant.
verslagen van correspondentie en andere communicatie tussen ons, zoals e-mails.

Informatie die we verzamelen uit andere bronnen, bijvoorbeeld:

informatie die u ons heeft gevraagd voor u te verzamelen, bijv. informatie over producten of diensten of diensten van externe leveranciers;
informatie van derden, bijvoorbeeld informatie die ons helpt fraude te bestrijden of die een tussenpersoon namens u aan ons heeft verstrekt.
alle andere openbaar beschikbare informatiebronnen;

Hoe we uw informatie zullen gebruiken

We zullen uw informatie alleen gebruiken als we uw toestemming hebben of als we een andere wettige reden hebben om deze te gebruiken.

Deze redenen omvatten wanneer we:

onze legitieme belangen moeten nastreven;
de gegevens moeten verwerken om een overeenkomst die we met u hebben aan te gaan of uit te voeren;
de informatie moet verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting of EU- of internationale overeenkomsten;
geloven dat het gebruik van uw informatie zoals beschreven in het algemeen belang is, bijvoorbeeld met het oog op het voorkomen of opsporen van criminaliteit;
de noodzaak om onze wettelijke rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
moeten voldoen aan een gerechtelijk of gerechtelijk bevel; of
een bankrekening openen volgens uw instructies;

De redenen waarom we uw gegevens gebruiken, zijn onder andere:

het leveren van onze zakelijke, juridische en trusteediensten of enige andere dienst die u nodig heeft;
uw instructies uit te voeren, bijvoorbeeld om aan een betalingsverzoek te voldoen;
onze relatie met u beheren, inclusief (tenzij u ons anders vertelt) u te vertellen over producten en diensten waarvan wij denken dat ze relevant voor u kunnen zijn;
criminaliteit, waaronder fraude en financiële criminaliteit, zoals witwassen van geld, financiering van terrorisme en mensenhandel, voorkomen of opsporen;
beveiliging en bedrijfscontinuïteit;
risicomanagement;
onze wettelijke rechten beschermen en voldoen aan onze wettelijke verplichtingen;
corresponderen met derden zoals tussenpersonen, banken, accountants, advocaten, notarissen en overheidsinstanties

Naleving van wetten en regelgevende nalevingsverplichtingen

We zullen uw informatie gebruiken om te voldoen aan onze nalevingsverplichtingen, om te voldoen aan andere wet- en regelgeving en om te delen met toezichthouders en andere autoriteiten waaraan wij of andere Dixcart Group-bedrijven onderworpen zijn. Dit kan het gebruik inhouden om misdaden (waaronder terrorismefinanciering, witwassen van geld en andere financiële misdrijven) te helpen opsporen of voorkomen. We doen dit alleen op basis van het feit dat het nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, het in ons legitieme belang en dat van anderen is of om onwettige handelingen te voorkomen of op te sporen.

Met wie we uw informatie kunnen delen

We kunnen uw informatie delen met anderen waar dit wettelijk is toegestaan, inclusief wanneer wij of zij:

nodig hebben om u te voorzien van de producten of diensten die u hebt aangevraagd
een publieke of wettelijke plicht hebben om dit te doen, bijvoorbeeld om te helpen bij het opsporen en voorkomen van fraude, belastingontduiking en financiële criminaliteit;
noodzaak in verband met wettelijke rapportage, rechtszaken of het doen gelden of verdedigen van wettelijke rechten en belangen;
een legitieme zakelijke reden hebben om dit te doen, bijv. om risico's te beheren, inclusief risico's op het gebied van financiële criminaliteit, uw identiteit te verifiëren of een ander bedrijf in staat te stellen u de door u gevraagde diensten te verlenen;
hebben je toestemming gevraagd om het te delen, en je hebt ermee ingestemd.

Hoe lang we uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens gedurende uw zakelijke relatie met ons. In geval van beëindiging van een dergelijke zakelijke relatie bewaren wij uw gegevens zo lang als passend of wettelijk vereist is. Zo worden uw boekhoudkundige gegevens minimaal 10 jaar bewaard volgens onze wettelijke verplichtingen. Het is mogelijk dat we uw informatie voor een langere periode moeten bewaren wanneer we de informatie nodig hebben om te voldoen aan regelgevende of wettelijke vereisten of wanneer we deze nodig hebben voor onze legitieme doeleinden, bijvoorbeeld om ons te helpen reageren op vragen of klachten, fraude en financiële criminaliteit te bestrijden, reageren op verzoeken van toezichthouders, enz.

Als we gedurende deze periode geen informatie hoeven te bewaren, kunnen we deze archiveren, vernietigen, verwijderen of anonimiseren.

Overdracht van uw gegevens naar het buitenland

Uw informatie kan worden overgedragen naar en opgeslagen op locaties buiten de Europese Economische Ruimte (EER), inclusief landen die mogelijk niet hetzelfde beschermingsniveau voor persoonlijke informatie hebben. Wanneer we dit doen, zorgen we ervoor dat het een passend beschermingsniveau heeft en dat de overdracht rechtmatig is. Het is mogelijk dat we uw gegevens op deze manier moeten overdragen om ons contract met u uit te voeren, om te voldoen aan een wettelijke verplichting, om het algemeen belang te beschermen en/of voor onze legitieme belangen. In sommige landen kan de wet ons verplichten om bepaalde informatie te delen, bijvoorbeeld met de belastingdienst. Zelfs in deze gevallen delen we uw informatie alleen met mensen die het recht hebben om deze in te zien.

Uw rechten

U heeft een aantal rechten met betrekking tot de informatie die wij over u bewaren. Deze rechten omvatten:

het recht op toegang tot informatie die we over u hebben en om informatie te verkrijgen over hoe we deze verwerken;
het recht om bepaalde informatie die u ons hebt verstrekt in een elektronisch formaat te ontvangen en/of te verzoeken dat wij deze naar een derde partij verzenden;
het recht om ons te verzoeken uw gegevens te corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn;
in sommige omstandigheden het recht om te verzoeken dat wij uw gegevens wissen. We kunnen uw informatie blijven bewaren als we gerechtigd of verplicht zijn om deze te bewaren;
het recht om bezwaar te maken tegen, en ons te verzoeken om onze verwerking van uw informatie in bepaalde omstandigheden te beperken. Nogmaals, er kunnen situaties zijn waarin u bezwaar maakt tegen, of ons vraagt om onze verwerking van uw informatie te beperken, maar we hebben het recht om door te gaan met het verwerken van uw informatie en/of om dat verzoek te weigeren.

U kunt uw rechten uitoefenen of vragen of klachten indienen door contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via gdpr.malta@dixcart.com of +356 22484000

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij het Malta Information and Data Protection Commissioner's Office door te bezoeken https://idpc.org.mtof aan de toezichthouder voor gegevensbescherming in het land waar u woont of werkt.