PERSONVERKMERKNAD Dixcart International Limited – KLIENT

Introduksjon

Velkommen til Dixcart International Limited ("Dixcart") personvernerklæring (klienter).

Denne kunngjøringen gjelder behandling av personopplysninger i forbindelse med levering av profesjonelle tjenester og også i forbindelse med forretningsforhold.

Dersom du ønsker å abonnere på et av våre nyhetsbrev kan dette gjøres via vår nettside www.dixcartuk.com. Der du gjør det, vil dine personopplysninger bli behandlet i samsvar med vår personvernerklæring (nyhetsbrev), som du finner her..

Dixcart International respekterer ditt personvern og er forpliktet til å beskytte personopplysningene den samler inn. Denne personvernerklæringen vil informere deg om hvordan vi samler inn, bruker, deler og tar vare på personopplysninger i forbindelse med levering av profesjonelle tjenester og i forbindelse med forretningsforhold.

Enhver referanse i denne kunngjøringen til "deg" eller "din" er en referanse til hvert datasubjekt hvis personopplysninger vi behandler i forbindelse med levering av juridiske tjenester og/eller i forbindelse med forretningsforhold

1. Viktig informasjon og hvem vi er

Formålet med denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi deg informasjon om hvordan Dixcart samler inn og behandler dine personopplysninger.

Det er viktig at du leser denne personvernerklæringen sammen med enhver annen personvernerklæring eller rettferdig behandlingsmelding vi kan gi ved spesielle anledninger når vi samler inn eller behandler personopplysninger om deg, slik at du er fullstendig klar over hvordan og hvorfor vi bruker dataene dine. . Denne personvernerklæringen supplerer de andre merknadene og er ikke ment å overstyre dem.

controller

Enhver referanse til "Dixcart Group" betyr Dixcart Group Limited (registrert i IOM, nr. 004595C) på 69 Athol Street, Douglas, IM1 1JE, Isle of Man, Dixcart Group UK Holding Limited (registrert i Guernsey, nr. 65357) i Ground Floor, Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (registrert i Guernsey, nr. 59422) av Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands , GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (selskapsnummer OC304784) av Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE og ethvert datterselskap fra tid til annen av noen av dem, og hver av dem er medlem av Dixcart Group .

Dixcart International Limited (Chartered Accountants and Tax Advisers) og Dixcart Audit LLP er autorisert og regulert av Institute of Chartered Accountants i England og Wales (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) er en uregulert virksomhet.

Dixcart Legal Limited er autorisert og regulert av Solicitors Regulation Authority nr. 612167.

Vi har ikke en personvernombud. Vi har utnevnt en databeskyttelsesansvarlig. Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen, inkludert forespørsler om å utøve dine juridiske rettigheter, kan du kontakte datavernansvarlig ved hjelp av detaljene nedenfor.

Kontaktinformasjon

Våre fulle detaljer er:

Dixcart International Limited

Navn eller tittel på personvernansvarlig: Julia Wigram

Postadresse: Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Tel: + 44 (0) 333 122 0000

Epostadresse: privacy@dixcartuk.com

Datasubjekter hvis personopplysninger behandles av oss har rett til å klage når som helst til Information Commissioner's Office (ICO), den britiske tilsynsmyndigheten for databeskyttelsesspørsmål (www.ico.org.uk). Vi vil imidlertid sette pris på muligheten til å håndtere dine bekymringer før du henvender deg til ICO, så vennligst kontakt oss i første omgang.

Endringer i personvernerklæringen og din plikt til å informere oss om endringer

Denne versjonen gjelder fra ikrafttredelsesdatoen som angitt på slutten av denne kunngjøringen. Historiske versjoner (hvis noen) kan fås ved å kontakte oss.

Det er viktig at personopplysningene vi holder om deg, er nøyaktige og aktuelle. Vennligst hold oss informert om dine personlige data endres under ditt forhold til oss.

2. Dataene vi samler inn om deg

Typer data

Personlige data, eller personlig informasjon, betyr all informasjon om et individ som den personen kan identifiseres fra. Det inkluderer ikke data der identiteten er fjernet (anonyme data).

Vi kan samle inn, bruke, lagre og overføre forskjellige typer personopplysninger om deg som vi har samlet følgende:

Oppmøtedata: CCTV-opptak og informasjon ferdigstilt i besøksboken hvis du besøker kontoret vårt
Kontaktdata slik som fornavn, etternavn, tittel, e-postadresse, postadresse, telefonnumre, arbeidsgiver og stillingstittel, aksjeposter, offisersstillinger
Økonomiske data: inkluderer detaljene om bankkontoene dine, inntekter og andre inntekter, eiendeler, kapitalgevinster og -tap og skatteforhold
Identitetsdata: som pass eller førerkort, sivilstand, tittel, fødselsdato og kjønn
Annen informasjon all informasjon du velger å gi oss, slik som manglende evne til å delta på et møte på grunn av ferie, offentlig tilgjengelig informasjon og annen informasjon innhentet i forbindelse med levering av profesjonelle tjenester eller i forbindelse med forretningsforhold
Spesielle kategoridata: for eksempel detaljer om din rase eller etnisitet, religiøse eller filosofiske overbevisninger, sexliv, seksuell legning, politiske meninger, fagforeningsmedlemskap, informasjon om din helse og genetiske og biometriske data
Transaksjonsdata inkluderer detaljer om betalinger fra deg og andre detaljer om tjenester du har kjøpt fra oss
Markedsføring og kommunikasjonsdata inkluderer dine preferanser for å motta markedsføring fra oss og dine kommunikasjonspreferanser

Hvis du ikke oppgir personlige data

Denne personvernerklæringen omhandler kun bruk av personopplysninger i forbindelse med levering av profesjonelle tjenester og i forbindelse med forretningsforhold.

Der vi trenger å samle inn personopplysninger ved lov, eller i henhold til vilkårene i en kontrakt vi har med deg og du unnlater å oppgi disse dataene når du blir bedt om det, kan det hende vi ikke kan utføre kontrakten vi har eller prøver å inngå med deg (for eksempel for å gi deg tjenester). I dette tilfellet kan det hende at vi må kansellere en tjeneste du har hos oss, men vi vil varsle deg hvis dette er tilfelle på det tidspunktet.

Hvordan samles dine personopplysninger?

Vi bruker forskjellige metoder for å samle inn data fra og om deg, inkludert gjennom:

Direkte interaksjoner. Du kan gi oss din identitet, kontaktinformasjon og økonomiske data ved å fylle ut skjemaer eller ved å korrespondere med oss via post, telefon, e-post eller på annen måte. Dette inkluderer personopplysninger du oppgir når du stiller spørsmål om, eller ber oss om å tilby, tjenester.
Tredjeparter eller offentlig tilgjengelige kilder. Vi kan motta personopplysninger om deg fra forskjellige tredjeparter og offentlige kilder som beskrevet nedenfor:
- Kontakt og økonomiske data fra andre leverandører av profesjonelle eller finansielle tjenester.
- Identitet og kontaktdata fra offentlig tilgjengelige kilder som Companies House, Smartsearch og World-Check.
- Økonomiske data fra Skatteetaten og Tollvesenet.
- En klient for hvem vi tilbyr lønns- eller bedriftssekretærtjenester, der du er klientens ansatt, direktør eller annen ansvarlig.

Hvordan bruker vi dine personlige data

Vi vil bare bruke dine personopplysninger når loven tillater oss det. Vanligvis vil vi bruke dine personlige data under følgende omstendigheter:

Hvor vi trenger å utføre det arbeidet vi er i ferd med å inngå eller har inngått med deg.
Der det er nødvendig for våre legitime interesser (eller en tredjeparts) og dine interesser og grunnleggende rettigheter overstyrer ikke disse interessene.
Der vi trenger å overholde en juridisk eller forskriftsmessig forpliktelse.

Vanligvis stoler vi ikke på samtykke som et juridisk grunnlag for å behandle dine personopplysninger annet enn i forhold til å sende direkte markedsføringskommunikasjon til deg via post eller e-post. Du har rett til å trekke tilbake samtykke til markedsføring når som helst av kontakte oss.

3. Formål som vi vil bruke dine personopplysninger til

Vi har beskrevet nedenfor, i et tabellformat, en beskrivelse av alle måtene vi planlegger å bruke dine personopplysninger på, og hvilke juridiske grunner vi stoler på for å gjøre det. Vi har også identifisert hva våre legitime interesser er der det er hensiktsmessig.

Legitim interesse betyr interessen til vår virksomhet i å drive og administrere virksomheten vår for å gjøre det mulig for oss å gi deg den beste servicen og den beste og sikreste opplevelsen. Vi sørger for at vi vurderer og balanserer enhver potensiell innvirkning på deg (både positiv og negativ) og dine rettigheter før vi behandler dine personopplysninger for våre legitime interesser. Vi bruker ikke dine personopplysninger til aktiviteter der interessene våre overstyres av innvirkningen på deg (med mindre vi har ditt samtykke eller på annen måte er pålagt eller tillatt ved lov). Du kan få mer informasjon om hvordan vi vurderer våre legitime interesser mot potensiell innvirkning på deg med hensyn til spesifikke aktiviteter ved å kontakte oss.

Vær oppmerksom på at vi kan behandle dine personopplysninger for mer enn én lovlig grunn avhengig av det spesifikke formålet vi bruker dataene dine til. Vennligst kontakt oss hvis du trenger detaljer om det spesifikke juridiske grunnlaget vi er avhengige av for å behandle dine personopplysninger der mer enn én grunn er angitt i tabellen nedenfor.

Vi har angitt hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger i forbindelse med levering av profesjonelle tjenester i et tabellformat:

Typer data	Samling	Bruk	Lovlig grunnlag for å behandle dine data
-Oppmøtedata -Kontaktdata -Finansielle data -Identitetsdata Annen informasjon -Spesielle kategoridata	-Informasjon du gir oss ved å fylle ut skjemaer eller ved å korrespondere med oss via post, telefon, e-post eller annet. -Informasjon samlet inn fra offentlig tilgjengelige kilder. Informasjon samles inn fra tredjeparter. For eksempel, din arbeidsgiver, andre parter som er relevante for de profesjonelle tjenestene som tilbys, som andre profesjonelle rådgivere motparter i transaksjoner og regulatorer. - CCTV-opptak og informasjon om besøksbok hvis du besøker kontoret vårt.	- Gi profesjonelle tjenester til vår klient. -For å overholde juridiske og regulatoriske forpliktelser. -For å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter. - For å håndtere eventuelle klager eller spørsmål vår klient måtte ha. -Generelt i forbindelse med forholdet til vår klient og/eller deg (etter behov).	For å inngå og utføre en kontrakt med deg. Der det er i vår legitime interesse å gjøre det. Spesielt: -Å inngå og utføre en kontrakt med eller yte profesjonell rådgivning eller tjenester til vår klient. -For å overholde juridiske og regulatoriske forpliktelser. – for å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter. -For å håndtere eventuelle klager eller spørsmål vår klient og/eller deg (etter behov) kan ha generelt i forbindelse med forholdet til vår klient og/eller deg (etter behov). -Å overholde en generell forpliktelse som vi er underlagt. Spesielt: journalføringsforpliktelser. juridiske og regulatoriske forpliktelser. For å gjennomføre klientdue diligence-kontroller

Vi har angitt hvordan og hvorfor vi bruker dine personopplysninger i forbindelse med forretningsforhold i et tabellformat:

Typer data	Samling	Bruk	Lovlig grunnlag for å behandle dine data
-Oppmøtedata -Kontaktdata -Annen informasjon	-Informasjon du gir oss ved å korrespondere med oss via post, telefon, e-post eller annet. -Informasjon er samlet inn fra offentlig tilgjengelige kilder. Informasjon samles inn fra tredjeparter. For eksempel fra en annen profesjonell rådgiver. - CCTV-opptak og informasjon om besøksbok hvis du besøker kontoret vårt.	-Å utvikle og opprettholde relasjoner med deg eller organisasjonen du er knyttet til. -For å administrere eller drive enhver kontrakt vi har med deg eller organisasjonen du er knyttet til. -For å overholde juridiske og regulatoriske forpliktelser. – For å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter.	-Der det er i vår legitime interesse å gjøre det. Spesielt: -Utvikle og opprettholde relasjoner med deg eller organisasjonen du er knyttet til - For å administrere eller drive enhver kontrakt vi har med deg eller organisasjonen du er knyttet til. For å overholde juridiske og regulatoriske forpliktelser.å etablere, utøve eller forsvare våre juridiske rettigheter.

4. Deling av informasjon og internasjonale overføringer

Personopplysninger kan overføres til og ses av enhver enhet innen Dixcart Group i Storbritannia.

Personopplysninger kan overføres til og ses av enhver part som tilbyr tjenester til oss for å støtte driften av virksomheten vår, for eksempel IT og annen administrativ støtte. Disse kan være utenfor EU; spesifikt, hvis du har stilt en forespørsel til oss via et skjema på nettstedet vårt, leveres denne tjenesten av Ninjaforms som er vert for data i USA.

Personopplysninger kan overføres til enhver person i vår kundeorganisasjon eller enhver organisasjon som du er knyttet til.

Vi kan videreformidle opplysningene dine til kunder eller kontakter ved hjelp av henvisning og nettverk der du er en profesjonell tjenesteleverandør.

Personopplysninger kan bli overført til tredjeparter i forbindelse med de profesjonelle tjenestene vi leverer. Eksempler inkluderer, men er ikke begrenset til, andre profesjonelle tjenesteleverandører, regulatorer, myndigheter, våre revisorer og profesjonelle rådgivere, tjenesteleverandører, statlige institusjoner, advokater, utenlandske rådgivere, konsulenter og leverandører av datarom.

Personopplysninger kan overføres til tredjeparter som vi kan velge å selge, overføre eller slå sammen deler av vår virksomhet eller våre eiendeler til. Alternativt kan vi søke å kjøpe andre virksomheter eller fusjonere med dem. Hvis det skjer en endring i virksomheten vår, kan de nye eierne bruke dine personopplysninger på samme måte som beskrevet i denne personvernerklæringen.

Der du er en profesjonell tjenesteleverandør og vi sender opplysningene dine til kunder eller kontakter ved hjelp av henvisning og nettverk, kan de være utenfor Storbritannia.

Der vi overfører dine personopplysninger utenfor Storbritannia sikrer vi at de overføres i samsvar med databeskyttelseslovgivningen. Dette kan gjøres på en rekke forskjellige måter, inkludert:

overføre dine personopplysninger til land som har blitt ansett for å gi et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personopplysninger av den relevante britiske myndigheten.
ved å bruke modellkontraktsklausuler godkjent for bruk i Storbritannia av den relevante britiske regjeringsmyndigheten som gir personopplysninger den samme beskyttelsen som den har i Storbritannia.
andre måter som er tillatt i henhold til gjeldende databeskyttelseslovgivning.

Vi tillater ikke våre tredjeparts tjenesteleverandører å bruke dine personopplysninger til sine egne formål og tillater dem kun å behandle dine personopplysninger for spesifiserte formål og i samsvar med våre instruksjoner.

Ta kontakt med oss på privacy@dixcart.com hvis du ønsker mer informasjon om den spesifikke mekanismen som brukes av oss når du overfører dine personopplysninger ut av EU.

Utførelse av kontrakt betyr å behandle opplysningene dine der det er nødvendig for å oppfylle en kontrakt som du er part i eller for å ta skritt på din forespørsel før du inngår en slik kontrakt.

Overhold en juridisk eller forskriftsmessig forpliktelse betyr å behandle dine personopplysninger der det er nødvendig for å overholde en juridisk eller forskriftsmessig forpliktelse som vi er underlagt.

5. markedsføring

Vi streber etter å gi deg valg angående visse personopplysninger, spesielt rundt markedsføring.

Vi kan bruke din identitet og kontaktdata for å danne oss et syn på hva vi tror du ønsker eller trenger, eller hva som kan være av interesse for deg. Slik bestemmer vi hvilke tjenester som kan være relevante for deg (det kaller vi markedsføring).

Vi ønsker kanskje å sende deg våre nyhetsbrev. E-postlisten lagres gjennom Mailchimp. Vi kan også behandle dataene dine for markedsføringsformål (inkludert sending av markedskommunikasjon). Dixcart International Notice (Markedsføring) vil gjelde for slik behandling av Dixcart International (ikke denne merknaden).

Vennligst klikk her. for Dixcarts internasjonale personvernerklæring (markedsføring).

6. Velge bort

Du kan be oss om å slutte å sende deg markedsføringsmeldinger når som helst ved å kontakte oss når som helst.

Der du velger bort å motta disse markedsføringsmeldingene, vil dette ikke gjelde for personopplysninger gitt til oss som et resultat av tjenestekjøp.

7. Oppbevaring av data

Vi vil beholde personopplysninger så lenge vi anser det som nødvendig og hensiktsmessig for å oppfylle formålene de samles inn for, for å beskytte våre interesser som advokatfirma og som kreves av loven og de regulatoriske forpliktelsene vi er underlagt.

For å bestemme passende oppbevaringsperiode for personopplysninger, vurderer vi mengden, arten og følsomheten til personopplysningene, den potensielle risikoen for skade ved uautorisert bruk eller avsløring av dine personopplysninger, formålene vi behandler dine personopplysninger for og gjeldende lovkrav.

Vi har iverksatt passende sikkerhetstiltak for å forhindre at dine personlige data ved et uhell går tapt, brukes eller får tilgang til på en uautorisert måte, endres eller avsløres. Vi vil varsle deg og enhver gjeldende regulator om et brudd der vi er lovpålagt å gjøre det.

8. Dine juridiske rettigheter

Under visse omstendigheter har du rettigheter i henhold til databeskyttelseslover i forhold til dine personlige data. Du har rett til:

Be om tilgang til dine personopplysninger (ofte kjent som en "forespørsel om datasubjekttilgang"). Dette gjør at du kan motta en kopi av personopplysningene vi har om deg og kontrollere at vi behandler dem på lovlig vis.

Be om retting av personopplysningene vi har om deg. Dette gjør det mulig for deg å få korrigert eventuelle ufullstendige eller unøyaktige data vi har om deg, selv om vi kan trenge å verifisere nøyaktigheten til de nye dataene du gir oss.

Be om sletting av dine personlige data. Dette gjør at du kan be oss om å slette eller fjerne personopplysninger der det ikke er noen god grunn til at vi fortsetter å behandle dem. Du har også rett til å be oss om å slette eller fjerne dine personopplysninger der du har utnyttet din rett til å protestere mot behandling (se nedenfor), der vi kan ha behandlet opplysningene dine ulovlig eller hvor vi er pålagt å slette dine personopplysninger for å overholde lokal lov. Vær imidlertid oppmerksom på at vi kanskje ikke alltid er i stand til å etterkomme forespørselen din om sletting av spesifikke juridiske årsaker som vil bli varslet til deg, hvis aktuelt, på tidspunktet for forespørselen din.

Gjenstand mot behandling av dine personopplysninger der vi er avhengige av en legitim interesse (eller interessen til en tredjepart) og det er noe ved din spesifikke situasjon som gjør at du ønsker å protestere mot behandling på denne grunnen ettersom du føler at det påvirker dine grunnleggende rettigheter og friheter . I noen tilfeller kan vi demonstrere at vi har overbevisende legitime grunner til å behandle informasjonen din som overstyrer dine rettigheter og friheter.

Be om begrensning av behandlingen av dine personlige data. Dette gjør at du kan be oss om å suspendere behandlingen av dine personopplysninger i følgende scenarier: (a) hvis du vil at vi skal fastslå dataenes nøyaktighet; (b) der vår bruk av dataene er ulovlig, men du ikke vil at vi skal slette dem; (c) hvor du trenger at vi oppbevarer dataene selv om vi ikke lenger trenger dem, da du trenger dem for å etablere, utøve eller forsvare juridiske krav; eller (d) du har protestert mot vår bruk av dataene dine, men vi må bekrefte om vi har overordnede legitime grunner til å bruke dem.

Be om overføring av dine personopplysninger til deg eller til en tredjepart. Vi vil gi deg, eller en tredjepart du har valgt, dine personopplysninger i et strukturert, vanlig brukt, maskinlesbart format. Merk at denne retten kun gjelder for automatisert informasjon som du opprinnelig ga samtykke til at vi kunne bruke, eller hvor vi brukte informasjonen til å utføre en kontrakt med deg.

Hvis du ønsker å utøve noen av rettighetene ovenfor, kan du kontakte oss på privacy@dixcart.com slik at vi kan vurdere forespørselen din. Som advokatfirma har vi visse juridiske og regulatoriske forpliktelser som vi må ta hensyn til når vi vurderer enhver forespørsel. Du trenger ikke å betale et gebyr for å få tilgang til dine personlige data (eller for å utøve noen av de andre rettighetene). Vi kan imidlertid kreve et rimelig gebyr hvis forespørselen din er åpenbart ubegrunnet, repeterende eller overdreven. Alternativt kan vi nekte å etterkomme forespørselen din under disse omstendighetene.

Vi må kanskje be om spesifikk informasjon fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din og sikre din rett til å få tilgang til dine personlige data (eller for å utøve noen av dine andre rettigheter). Vi kan også kontakte deg for å be deg om ytterligere informasjon i forhold til forespørselen din for å fremskynde svaret vårt.

Ingen avgift vanligvis kreves

Du trenger ikke betale et gebyr for å få tilgang til dine personlige data (eller for å utøve noen av de andre rettighetene). Vi kan imidlertid kreve et rimelig gebyr hvis forespørselen din er åpenbart ubegrunnet, repeterende eller overdreven. Alternativt kan vi nekte å etterkomme forespørselen din under disse omstendighetene.

Hva vi måtte trenge fra deg

Vi må kanskje be om spesifikk informasjon fra deg for å hjelpe oss med å bekrefte identiteten din og sikre at du har rett til å få tilgang til dine personlige opplysninger (eller å utøve noen av dine andre rettigheter). Dette er et sikkerhetsforanstaltning for å sikre at personopplysninger ikke blir gitt til noen som ikke har rett til å motta den. Vi kan også kontakte deg for å spørre deg om ytterligere informasjon i forbindelse med din forespørsel om å øke hastigheten på vårt svar.

Tidsfrist for å svare

Vi prøver å svare på alle legitime forespørsler innen en måned. Av og til kan det ta oss lenger enn en måned hvis forespørselen din er spesielt kompleks eller du har gjort en rekke forespørsler. I dette tilfellet vil vi varsle deg og holde deg oppdatert.

Versjonsnummer: 3 Dato: 22/02/2023