Dixcart Fund Administrators (Guernsey) Limited

Wprowadzenie

Twoja prywatność jest bardzo ważna dla Dixcart. Wszystkie dane uzyskane przez Dixcart są przetwarzane zgodnie z odpowiednimi przepisami o ochronie danych.

Niniejsze Oświadczenie o ochronie prywatności dotyczy Dixcart Trust Corporation Limited, Dixcart Fund Administrators (Guernsey) Limited oraz ich spółek zależnych („Dixcart”).

Dane personalne

Zgodnie z unijnym ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych („RODO”) i ustawą o ochronie danych (Bailiwick of Guernsey) z 2017 r. („Ustawa o ochronie danych Guernsey”) dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby (tzw. „dane Przedmiot"). Osoby są uważane za „możliwe do zidentyfikowania”, jeśli można je zidentyfikować bezpośrednio lub pośrednio, na przykład na podstawie imienia i nazwiska, numeru identyfikacyjnego, danych o lokalizacji, identyfikatora internetowego lub czynników specyficznych dla ich tożsamości fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, psychicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej .

Jak wykorzystujemy twoje informacje

Dane osobowe, które od Ciebie zbieramy, będą wykorzystywane:

• świadczenie usług korporacyjnych lub powierniczych zgodnie z posiadanymi przez nas umowami oraz podejmowanie kroków w celu zawarcia umów o świadczenie usług korporacyjnych i powierniczych
• do wykonywania obowiązków powierniczych, które mamy
• do przeprowadzenia due diligence i weryfikacji tożsamości zgodnie z naszymi zasadami i przepisami dotyczącymi zapobiegania przestępstwom finansowym
• jeśli jesteś kandydatem do pracy, aby ocenić, czy nadajesz się do pracy
• jeśli jesteś pracownikiem, aby wypełniać nasze obowiązki wynikające z umowy o pracę (takie jak zapewnienie wynagrodzenia i świadczeń), aby wypełniać nasze obowiązki prawne, takie jak dostarczanie informacji do organów podatkowych i ubezpieczeń społecznych, oceniać i nadzorować, aby zapewnić, że spełniasz umowa o pracę i obowiązujące prawo, a także upewnienie się, że ludzie mogą się z tobą skontaktować w razie potrzeby, aby wykonywać swoje zadania
• jeśli jesteś dyrektorem lub kierownikiem wyższego szczebla, Twoje dane biograficzne i dane kontaktowe pojawią się na naszej stronie internetowej i materiałach marketingowych w celu reklamy naszej firmy i poinformowania klientów, z kim się skontaktować
• w celu ochrony naszych systemów informatycznych poprzez tworzenie kopii, archiwów i kopii zapasowych
• ubiegać się lub realizować nasze polisy ubezpieczeniowe w celu ochrony naszej działalności;
• w przypadku zakończenia naszej relacji biznesowej z Państwem, Państwa dane mogą być przechowywane przez pewien okres w celu przestrzegania obowiązujących nas przepisów oraz aby wszelkie nierozstrzygnięte kwestie lub spory mogły być rozwiązywane sprawiedliwie i skutecznie (patrz „Jak długo Dixcart będzie przechowywać moje dane?” poniżej)
• jeśli wyrazisz zgodę, aby poinformować Cię o innych naszych produktach i usługach oraz o informacjach, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować

Oprócz danych dostarczonych przez użytkownika, lokalne przepisy mogą wymagać od nas gromadzenia danych od stron trzecich, takich jak Thomson Reuters World Check (kontrola klientów online) i podobne usługi w zakresie kontroli oraz inne źródła publiczne, takie jak Google.

Dlaczego Dixcart musi gromadzić i przechowywać dane osobowe?

Aby świadczyć Ci usługi zawarte w Twojej umowie (lub umowie z osobą lub podmiotem z Tobą powiązanym) musimy zbierać dane osobowe. Jesteśmy również zobowiązani do gromadzenia i przechowywania Twoich danych zgodnie z odpowiednimi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, które wymagają gromadzenia dokumentów i informacji due diligence w celu identyfikacji i ograniczenia potencjalnego ryzyka w tym zakresie. Jesteśmy również zobowiązani do przetwarzania danych zgodnie z innymi wymogami prawnymi i regulacyjnymi, w tym na przykład z przepisami dotyczącymi automatycznej wymiany informacji, takimi jak Common Reporting Standard. Jeśli nie posiadamy od Ciebie wymaganych danych osobowych w celu wypełnienia tych obowiązków prawnych, możemy być zmuszeni do odmowy, zawieszenia lub rozwiązania naszej umowy z Tobą lub klientem, z którym masz kontakt.

W niektórych przypadkach Dixcart może poprosić o zgodę na przetwarzanie danych osobowych w określonych celach. Zgodę możesz wycofać w dowolnym momencie, powiadamiając Spółkę na piśmie o wycofaniu zgody. Należy pamiętać, że wycofanie zgody nie wpłynie na sposób, w jaki wykorzystaliśmy Twoje dane osobowe przed wycofaniem tej zgody. Możemy mieć również inne powody prawne do przetwarzania Twoich danych osobowych, na które nie ma wpływu posiadanie przez nas Twojej zgody.

Dane kryminalne i opinie polityczne są klasyfikowane jako „dane specjalnej kategorii” zgodnie z ustawą o ochronie danych Guernsey. Możemy być zmuszeni do zbierania informacji o Twoich powiązaniach politycznych i oskarżeniach kryminalnych, dochodzeniach, ustaleniach i karach zgodnie z wymogami prawa zwalczającego przestępczość finansową. Niektóre przepisy dotyczące zwalczania przestępczości finansowej mogą zabraniać nam informowania Cię, gdzie takie informacje są gromadzone. W przypadku, gdy prosimy o dane specjalnej kategorii z jakiegokolwiek powodu, innego niż w związku z naszymi obowiązkami w zakresie zwalczania przestępczości finansowej, poinformujemy Cię, dlaczego iw jaki sposób informacje będą wykorzystywane.

Zobowiązujemy się zapewnić, że informacje, które zbieramy i wykorzystujemy, są odpowiednie do tego celu i nie stanowią naruszenia Twojej prywatności.

Czy Dixcart udostępni komuś moje dane osobowe?

Wypełniając naszą umowę z Tobą lub osobą lub podmiotem z Tobą powiązanym, Dixcart może przekazywać Twoje dane osobowe stronom trzecim. Może to obejmować, na przykład, banki, doradców inwestycyjnych, powierników, rządy i organy regulacyjne, które mogą być im potrzebne, a Dixcart do świadczenia odpowiednich usług lub zgodnie z odpowiednimi wymogami prawnymi, regulacyjnymi lub umownymi. Dixcart może również przekazywać Twoje dane osobowe do biur Dixcart w innych krajach i terytoriach w celu realizacji naszych umów. Wszelkie osoby trzecie, którym możemy udostępniać Twoje dane, są zobowiązane do bezpiecznego przechowywania Twoich danych i wykorzystywania ich wyłącznie w celu świadczenia usług, na które zostały zlecone. Gdy nie będą już potrzebować Twoich danych do realizacji tej usługi, usuną je zgodnie z procedurami Dixcart.

W przypadku, gdy Dixcart przekazuje dane poza UE lub kraj lub terytorium, które prawo UE lub Guernsey określiło jako posiadające równoważne przepisy o ochronie danych, Dixcart zawrze umowę lub wdroży środki zapewniające, że Twoje dane będą objęte równoważną ochroną, jak na mocy RODO i ustawa o ochronie danych Guernsey. Masz prawo poznać szczegóły umów lub innych zabezpieczeń dotyczących Twoich danych, które obowiązują, gdy Twoje dane są przekazywane.

Jak długo Dixcart będzie przechowywać moje dane?

Dixcart będzie przetwarzać Twoje dane osobowe przez czas trwania wszelkich relacji biznesowych z Tobą. Będziemy przechowywać te dane przez okres siedmiu lat po ustaniu relacji biznesowych, chyba że jest to wymagane przez jakiekolwiek prawne, umowne lub inne nadrzędne zobowiązanie do przechowywania jakichkolwiek danych przez krótszy lub dłuższy okres.

Niektóre dane, które mogą obejmować dane dotyczące pracowników, mogą być przechowywane przez dłuższy czas, zgodnie z wymogami prawa lub w celu wypełnienia zobowiązań prawnych lub innych zobowiązań umownych.

Twoje prawa jako podmiotu danych

W dowolnym momencie, gdy jesteśmy w posiadaniu lub przetwarzamy Twoje dane osobowe, osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu – masz prawo dowiedzieć się, czy posiadamy Twoje dane osobowe i uzyskać kopię informacji, które posiadamy o Tobie.
• Prawo do sprostowania – masz prawo do poprawiania danych, które posiadamy na Twój temat, które są niedokładne lub niekompletne.
• Prawo do bycia zapomnianym – w pewnych okolicznościach możesz poprosić o usunięcie danych, które posiadamy na Twój temat, z naszych rejestrów.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w przypadku spełnienia pewnych warunków, aby mieć prawo do ograniczenia sposobu, w jaki wykorzystujemy Twoje dane.
• Prawo do przenoszenia – masz prawo do tego, aby automatycznie przetwarzane dane, które posiadamy o Tobie, zostały przekazane innym w formie do odczytu maszynowego.
• Prawo do sprzeciwu – masz prawo sprzeciwić się niektórym rodzajom przetwarzania, takim jak marketing bezpośredni.
• Prawo do sprzeciwu wobec zautomatyzowanego podejmowania decyzji i profilowania – masz prawo nie podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji i zautomatyzowanemu profilowaniu.

Prawa te podlegają ograniczeniom zgodnie z Ustawą o ochronie danych Guernsey i mogą nie mieć zastosowania do wszystkich Twoich danych osobowych w każdych okolicznościach. Dixcart może zażądać dowodu tożsamości osoby dochodzącej swoich praw. Każdy wymagany dowód tożsamości może obejmować uwierzytelnioną kopię aktualnego paszportu lub innego dokumentu tożsamości ze zdjęciem.

Reklamacje

Jeśli masz pytania lub skargi dotyczące sposobu, w jaki Dixcart przetwarza Twoje dane osobowe, skontaktuj się z menedżerem ds. prywatności Dixcart w Dixcart. Masz również prawo do złożenia skargi do Urzędu Ochrony Danych Guernsey.

Szczegóły każdego z tych kontaktów to:

Dixcart:

Kontakt: Menedżer prywatności

Adres: Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, GY1 4EZ

E-mail: gdpr.guernsey@dixcart.com

Telefon: + 44 (0) 1481 738700

Urząd Ochrony Danych Guernsey:

Kontakt: Urząd Rzecznika Ochrony Danych

Adres: Dom św. Marcina, Le Bordage, St. Peter Port, Guernsey, GY1 1BR

E-mail: Zapytania@dataci.org

Telefon: + 44 (0) 1481 742074

12/05/2021