СЪОБЩЕНИЕ ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ Dixcart International Limited – КЛИЕНТ

Въведение

Добре дошли в Декларацията за поверителност на Dixcart International Limited („Dixcart“) (клиенти).

Това известие се отнася до обработката на лични данни във връзка с предоставянето на професионални услуги, както и във връзка с бизнес отношения.

Ако желаете да се абонирате за някой от нашите бюлетини, това може да стане чрез нашия уебсайт www.dixcartuk.com. Когато го направите, вашите лични данни ще бъдат обработени в съответствие с нашето Известие за поверителност (бюлетини), което можете да намерите тук.

Dixcart International уважава вашата поверителност и се ангажира да защитава личните данни, които събира. Това съобщение за поверителност ще ви информира как събираме, използваме, споделяме и се грижим за лични данни във връзка с предоставянето на професионални услуги и във връзка с бизнес взаимоотношения.

Всяко позоваване в това известие на „Вие“ или „Ваши“ е позоваване на всеки субект на данни, чиито лични данни обработваме във връзка с предоставянето на правни услуги и/или във връзка с бизнес взаимоотношения

1. Важна информация и кои сме ние

Цел на това съобщение за поверителност

Това съобщение за поверителност има за цел да ви даде информация за това как Dixcart събира и обработва вашите лични данни.

Важно е да прочетете тази декларация за поверителност заедно с всяка друга бележка за поверителност или известие за честна обработка, която можем да предоставим в конкретни случаи, когато събираме или обработваме лични данни за вас, така че да сте напълно наясно как и защо използваме вашите данни . Тази бележка за поверителност допълва другите известия и не е предназначена да ги замени.

Регулатор

Всяка препратка към „Dixcart Group“ означава Dixcart Group Limited (Регистрирана в IOM, № 004595C) от 69 Athol Street, Douglas, IM1 1JE, Isle of Man, Dixcart Group UK Holding Limited (Регистрирана в Гърнси, № 65357) от Граунд Floor, Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (Регистрирана в Guernsey, № 59422) на Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands , GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (номер на компанията OC304784) на Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE и всяка дъщерна компания от време на време на която и да е от тях и всяка от тях е член на Dixcart Group .

Dixcart International Limited (дипломирани счетоводители и данъчни съветници) и Dixcart Audit LLP са упълномощени и регулирани от Института на дипломираните счетоводители в Англия и Уелс (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) е нерегулиран бизнес.

Dixcart Legal Limited е упълномощена и регулирана от Органа за регулиране на адвокатите № 612167.

Нямаме служител по защита на данните. Назначихме мениджър за поверителност на данните. Ако имате въпроси относно това известие за поверителност, включително искания за упражняване на вашите законни права, моля, свържете се с мениджъра за поверителност на данните, като използвате подробностите, изложени по -долу.

Данни за контакт

Пълните ни подробности са:

Dixcart International Limited

Име или титла на мениджъра за поверителност на данните: Джулия Уиграм

Пощенски адрес: Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Тел: + 44 (0) 333 122 0000

Имейл адрес: privacy@dixcartuk.com

Субектите на данни, чиито лични данни се обработват от нас, имат право да подадат жалба по всяко време до Службата на комисаря по информацията (ICO), надзорният орган на Обединеното кралство по въпроси, свързани със защитата на данните (www.ico.org.uk). Ние обаче ще оценим възможността да се справим с вашите притеснения, преди да се обърнете към ICO, така че, моля, свържете се с нас на първо място.

Промени в известието за поверителност и вашето задължение да ни информирате за промените

Тази версия влиза в сила от датата на влизане в сила, посочена в края на това известие. Исторически версии (ако има такива) могат да бъдат получени, като се свържете с нас.

Важно е личните данни, които съхраняваме за вас, да са точни и актуални. Моля, информирайте ни, ако личните ви данни се променят по време на връзката ви с нас.

2. Данните, които събираме за вас

Видове данни

Лични данни или лична информация означава всяка информация за физическо лице, от която това лице може да бъде идентифицирано. Не включва данни, при които е премахната самоличността (анонимни данни).

Може да събираме, използваме, съхраняваме и прехвърляме различни видове лични данни за вас, които сме групирали заедно, както следва:

Данни за присъствието: Записи от камери за видеонаблюдение и информация, попълнена в книгата за посетители, ако посетите нашия офис
Данни за връзка като собствено име, фамилия, длъжност, имейл адрес, пощенски адрес, телефонни номера, работодател и длъжност, притежавани дялове, длъжности на служители
Финансови данни: включва подробности за вашите банкови сметки, печалби и други приходи, активи, капиталови печалби и загуби и данъчни дела
Данни за самоличност: като вашия паспорт или шофьорска книжка, семейно положение, титла, дата на раждане и пол
Друга информация всяка информация, която изберете да ни предоставите, като невъзможност да присъствате на среща поради празник, публично достъпна информация и друга информация, получена във връзка с предоставянето на професионални услуги или във връзка с бизнес отношения
Данни за специална категория: като подробности за вашата раса или етническа принадлежност, религиозни или философски убеждения, сексуален живот, сексуална ориентация, политически възгледи, членство в профсъюзи, информация за вашето здраве и генетични и биометрични данни
Данни за транзакциите включва подробности за плащанията от вас и други подробности за услугите, които сте закупили от нас
Данни за маркетинга и комуникациите включва вашите предпочитания за получаване на маркетинг от нас и вашите комуникационни предпочитания

Ако не успеете да предоставите лични данни

Това съобщение за поверителност се отнася само до използването на лични данни във връзка с предоставянето на професионални услуги и във връзка с бизнес отношения.

Когато трябва да събираме лични данни по закон или съгласно условията на договор, който имаме с вас, и вие не успеете да предоставите тези данни при поискване, може да не сме в състояние да изпълним договора, който имаме или се опитваме да сключим с вас (например, за да ви предоставим услуги). В този случай може да се наложи да анулираме услуга, която имате с нас, но ще ви уведомим, ако случаят е такъв в момента.

Как се събират вашите лични данни?

Ние използваме различни методи за събиране на данни от и за вас, включително чрез:

Директни взаимодействия. Можете да ни предоставите вашата самоличност, контакт и финансови данни, като попълните формуляри или като си кореспондирате с нас по пощата, телефон, имейл или по друг начин. Това включва лични данни, които предоставяте, когато правите запитвания за или ни инструктирате да предоставяме услуги.
Трети страни или публично достъпни източници. Може да получим лични данни за вас от различни трети страни и публични източници, както е посочено по-долу:
- Контакти и финансови данни от други доставчици на професионални или финансови услуги.
- Данни за самоличност и контакт от публично достъпни източници като Companies House, Smartsearch и World-Check.
- Финансови данни от Данъчната и митническа служба на HM.
- Клиент за когото предоставяме ведомост или фирмени секретарски услуги, когато вие сте служител, директор или друг служител на този клиент.

Как използваме вашите лични данни

Ще използваме вашите лични данни само когато законът ни позволява. Най-често ще използваме вашите лични данни при следните обстоятелства:

Където трябва да изпълним работата, която предстои да сключим или сме сключили с вас.
Където е необходимо за нашите законни интереси (или тези на трета страна) и вашите интереси и основни права не отменят тези интереси.
Когато трябва да спазваме законово или регулаторно задължение.

Като цяло ние не разчитаме на съгласието като правно основание за обработване на вашите лични данни, освен във връзка с изпращането на директни маркетингови съобщения до вас по пощата или имейл. Имате право да оттеглите съгласието си за маркетинг по всяко време до се свържете с нас.

3. Цели, за които ще използваме Вашите лични данни

Изложихме по -долу, под формата на таблица, описание на всички начини, по които планираме да използваме вашите лични данни, и на коя от правните основи разчитаме за това. Ние също така установихме какви са нашите законни интереси, когато е уместно.

Легитимен интерес означава интересът на нашия бизнес да води и управлява нашия бизнес, за да ни позволи да ви предоставим най-доброто обслужване и най-доброто и най-сигурно изживяване. Уверяваме се, че разглеждаме и балансираме всяко потенциално въздействие върху вас (както положително, така и отрицателно) и вашите права, преди да обработим вашите лични данни за нашите законни интереси. Ние не използваме вашите лични данни за дейности, при които нашите интереси са по-важни от въздействието върху вас (освен ако имаме вашето съгласие или по друг начин се изисква или е разрешено от закона). Можете да получите допълнителна информация за това как оценяваме нашите легитимни интереси срещу всяко потенциално въздействие върху вас по отношение на конкретни дейности, като се свържете с нас.

Имайте предвид, че може да обработваме вашите лични данни на повече от едно законово основание в зависимост от конкретната цел, за която използваме вашите данни. Моля, свържете се с нас, ако имате нужда от подробности относно конкретното правно основание, на което разчитаме, за да обработваме вашите лични данни, когато в таблицата по-долу е посочено повече от едно основание.

Изложили сме как и защо използваме вашите лични данни във връзка с предоставянето на професионални услуги в табличен формат:

Видове данни	колекция	употреба	Правно основание за обработка на вашите данни
- Данни за присъствие - Данни за контакт - Финансови данни - Данни за самоличност Друга информация - Данни за специална категория	- Информация, която ни предоставяте чрез попълване на формуляри или чрез кореспонденция с нас по пощата, телефон, имейл или по друг начин. -Информация, събрана от публично достъпни източници. Информацията се събира от трети страни. Като пример, вашият работодател, други страни, имащи отношение към предоставяните професионални услуги, като други професионални консултанти, контрагенти по транзакции и регулаторни органи. - Видеонаблюдение и информация за книгата на посетителите, ако посетите нашия офис.	- Предоставяне на професионални услуги на нашите клиенти. -Да спазва законови и регулаторни задължения. -За установяване, упражняване или защита на нашите законни права. -За справяне с всякакви оплаквания или запитвания, които наш клиент може да има. -Обикновено във връзка с взаимоотношенията с нашия клиент и/или вас (според случая).	За сключване и изпълнение на договор с Вас. Когато това е в наш законен интерес. По-специално: -Да сключим и изпълним договор с или да предоставим професионални съвети или услуги на наш клиент. -Да спазва законови и регулаторни задължения. – за установяване, упражняване или защита на нашите законови права. - За разглеждане на всякакви оплаквания или запитвания, които нашият клиент и/или вие (според случая) може да имате като цяло във връзка с взаимоотношенията с нашия клиент и/или вас (според случая). -Да спазваме общо задължение, на което сме подчинени. По-специално: задължения за водене на документация. правни и регулаторни задължения. За извършване на проверки на клиента за надлежна грижа

Изложихме как и защо използваме вашите лични данни във връзка с бизнес отношения в табличен формат:

Видове данни	колекция	употреба	Правно основание за обработка на вашите данни
- Данни за присъствие - Данни за контакт - Друга информация	- Информация, която ни предоставяте, като си кореспондирате с нас по пощата, телефон, имейл или по друг начин. -Информацията се събира от публично достъпни източници. Информацията се събира от трети страни. Като пример, от друг професионален съветник. - Видеонаблюдение и информация за книгата на посетителите, ако посетите нашия офис.	-Да развиваме и поддържаме взаимоотношения с вас или организацията, с която сте свързани. - За управление или опериране на всеки договор, който имаме с вас или организацията, с която сте свързани. -Да спазва законови и регулаторни задължения. – За установяване, упражняване или защита на нашите законови права.	-Когато е в наш законен интерес да го направим. По-специално: - Развиване и поддържане на взаимоотношения с вас или организацията, с която сте свързани – За управление или опериране на всеки договор, който имаме с вас или организацията, с която сте свързани. За спазване на законови и регулаторни задължения. за установяване, упражняване или защита на нашите законни права.

4. Споделяне на информация и международни трансфери

Личните данни могат да бъдат прехвърляни и преглеждани от всяко лице в рамките на Dixcart Group в Обединеното кралство.

Личните данни могат да бъдат прехвърляни и разглеждани от всяка страна, която ни предоставя услуги в подкрепа на работата на нашия бизнес, като ИТ и друга административна поддръжка. Те може да са извън Европейския съюз; конкретно, ако сте отправили запитване към нас чрез формуляр на нашия уебсайт, тази услуга се предоставя от Ninjaforms, които хостват данни в САЩ.

Личните данни могат да бъдат прехвърлени на всяко лице в нашата клиентска организация или всяка организация, с която сте свързани.

Можем да предадем вашите данни на клиенти или контакти чрез препоръка и работа в мрежа, когато вие сте професионален доставчик на услуги.

Личните данни могат да бъдат прехвърляни на трети страни във връзка с професионалните услуги, които предоставяме. Примерите включват, но не се ограничават до други доставчици на професионални услуги, регулаторни органи, органи, нашите одитори и професионални съветници, доставчици на услуги, държавни институции, адвокати, чуждестранни съветници, консултанти и доставчици на стаи с данни.

Личните данни могат да бъдат прехвърлени на трети страни, на които можем да изберем да продадем, прехвърлим или слеем части от нашия бизнес или нашите активи. Като алтернатива може да се опитаме да придобием други бизнеси или да се слеем с тях. Ако се случи промяна в нашия бизнес, тогава новите собственици могат да използват вашите лични данни по същия начин, както е посочено в това съобщение за поверителност.

Когато сте професионален доставчик на услуги и ние предаваме вашите данни на клиенти или контакти чрез препоръка и работа в мрежа, те може да са извън Обединеното кралство.

Когато прехвърляме вашите лични данни извън Обединеното кралство, ние гарантираме, че те се прехвърлят в съответствие със законодателството за защита на данните. Това може да стане по няколко различни начина, включително:

прехвърляне на вашите лични данни в страни, за които е счетено, че предоставят адекватно ниво на защита на личните данни от съответния правителствен орган на Обединеното кралство.
чрез използване на образци на договорни клаузи, одобрени за използване в Обединеното кралство от съответния правителствен орган на Обединеното кралство, които дават на личните данни същата защита, която имат в Обединеното кралство.
други средства, разрешени от приложимото законодателство за защита на данните.

Ние не позволяваме на нашите доставчици на услуги трети страни да използват вашите лични данни за свои собствени цели и им позволяваме да обработват вашите лични данни само за определени цели и в съответствие с нашите инструкции.

Моля, свържете се с нас на адрес privacy@dixcart.com ако желаете допълнителна информация относно конкретния механизъм, използван от нас при прехвърляне на вашите лични данни извън Европейския съюз.

Изпълнение на договора означава обработване на вашите данни, когато е необходимо за изпълнението на договор, по който сте страна, или за предприемане на стъпки по ваше искане преди сключването на такъв договор.

Спазвайте правно или регулаторно задължение означава обработване на вашите лични данни, когато това е необходимо за спазване на законово или регулаторно задължение, на което сме подложени.

5. Маркетинг

Ние се стремим да ви предоставим избор по отношение на определени видове използване на лични данни, особено около маркетинга.

Можем да използваме вашата самоличност и данни за контакт, за да формираме мнение за това, което смятаме, че може да искате или имате нужда, или какво може да представлява интерес за вас. Това е начинът, по който решаваме кои услуги могат да бъдат подходящи за вас (наричаме това маркетинг).

Може да пожелаем да ви изпратим нашите бюлетини. Пощенският списък се съхранява чрез Mailchimp. Може също така да обработваме вашите данни за маркетингови цели (включително изпращане на маркетингови съобщения). Известието на Dixcart International (Маркетинг) ще се прилага за такава обработка от Dixcart International (не това известие).

Моля, кликнете тук за Декларацията за поверителност на Dixcart International (Маркетинг).

6. Отказ

Можете да ни помолите да спрем да ви изпращаме маркетингови съобщения по всяко време до се свържете с нас по всяко време.

Когато се откажете от получаването на тези маркетингови съобщения, това няма да се отнася за личните данни, предоставени ни в резултат на покупка на услуга.

7. Задържане на данни

Ще съхраняваме личните данни толкова дълго, колкото считаме за необходимо и подходящо, за да изпълним целите, за които се събират, за да защитим интересите си като адвокатска кантора и както се изисква от закона и регулаторните задължения, на които сме подчинени.

За да определим подходящия период на съхранение на лични данни, ние вземаме предвид размера, естеството и чувствителността на личните данни, потенциалния риск от увреждане от неразрешено използване или разкриване на личните ви данни, целите, за които обработваме вашите лични данни и приложими законови изисквания.

Въведохме подходящи мерки за сигурност, за да предотвратим случайна загуба, използване или достъп по неоторизиран начин, промяна или разкриване на вашите лични данни. Ние ще уведомим вас и всеки приложим регулатор за нарушение, когато сме задължени по закон да го направим.

8. Вашите законни права

При определени обстоятелства имате права съгласно законите за защита на данните във връзка с вашите лични данни. Имате право да:

Поискване на достъп към вашите лични данни (широко известни като „искане за достъп на субект на данни“). Това ви дава възможност да получите копие от личните данни, които съхраняваме за вас, и да проверите дали ги обработваме законно.

Поискайте корекция на личните данни, които съхраняваме за вас. Това ви позволява да коригирате всички непълни или неточни данни, които държим за вас, въпреки че може да се наложи да проверим точността на новите данни, които ни предоставяте.

Поискайте заличаване на вашите лични данни. Това ви позволява да поискате от нас да изтрием или премахнем лични данни, когато няма основателна причина да продължим да ги обработваме. Вие също имате право да поискате от нас да изтрием или премахнем вашите лични данни, когато успешно сте упражнили правото си да възразите срещу обработването (вижте по -долу), където може да сме обработили вашата информация незаконно или когато се изисква да изтрием личните ви данни, за да спазват местното законодателство. Имайте предвид обаче, че не винаги можем да изпълним искането ви за изтриване поради конкретни правни причини, които ще ви бъдат съобщени, ако е приложимо, по време на вашето искане.

Обект на обработка на вашите лични данни, когато разчитаме на законен интерес (или на тези на трета страна) и има нещо във вашата конкретна ситуация, което ви кара да искате да възразите срещу обработването на това основание, тъй като смятате, че това засяга вашите основни права и свободи . В някои случаи може да докажем, че имаме убедителни законни основания да обработваме вашата информация, които имат предимство пред вашите права и свободи.

Искане за ограничаване на обработката на вашите лични данни. Това ви позволява да поискате от нас да спрем обработването на вашите лични данни в следните сценарии: (a) ако искате да установим точността на данните; (b) когато използването на данните от наша страна е незаконно, но вие не желаете да ги изтрием; (c) когато имате нужда да съхраняваме данните, дори ако вече не ги изискваме, тъй като имате нужда от тях за установяване, упражняване или защита на правни искове; или (d) сте възразили срещу използването на вашите данни от наша страна, но ние трябва да проверим дали имаме по-важни законови основания да ги използваме.

Поискайте превода на вашите лични данни на вас или на трета страна. Ние ще предоставим на вас или на трета страна, която сте избрали, вашите лични данни в структуриран, често използван, машинно четим формат. Обърнете внимание, че това право се прилага само за автоматизирана информация, за която първоначално сте ни дали съгласие да я използваме или където сме използвали информацията, за да изпълним договор с вас.

Ако искате да упражните някое от посочените по -горе права, моля, свържете се с нас на privacy@dixcart.com за да можем да разгледаме вашето искане. Като адвокатска кантора имаме определени правни и регулаторни задължения, които ще трябва да вземем предвид при разглеждането на всяко искане. Няма да се налага да плащате такса за достъп до вашите лични данни (или за упражняване на някое от другите права). Възможно е обаче да начислим разумна такса, ако искането ви е очевидно неоснователно, повтарящо се или прекомерно. Като алтернатива, ние може да откажем да изпълним вашето искане при тези обстоятелства.

Може да се наложи да поискаме конкретна информация от вас, за да ни помогнете да потвърдим самоличността ви и да гарантираме правото ви на достъп до личните ви данни (или да упражните някое от другите си права). Може също да се свържем с вас, за да ви помолим за допълнителна информация във връзка с вашето искане за ускоряване на нашия отговор.

Не се изисква обикновено такса

Няма да се налага да плащате такса за достъп до вашите лични данни (или за упражняване на някое от другите права). Възможно е обаче да начислим разумна такса, ако искането ви е очевидно неоснователно, повтарящо се или прекомерно. Като алтернатива, ние може да откажем да изпълним вашето искане при тези обстоятелства.

От какво може да се нуждаем от вас

Може да се наложи да поискаме от вас конкретна информация, за да ни помогнете да потвърдим самоличността ви и да гарантираме вашето право на достъп до вашите лични данни (или да упражнявате някое от другите ви права). Това е мярка за сигурност, която гарантира, че личните данни не се разкриват на никого лице, което няма право да го получи. Също така може да се свържем с Вас, за да Ви поискаме допълнителна информация във връзка с Вашето искане за ускоряване на отговора.

Срок за отговор

Опитваме се да отговорим на всички легитимни искания в рамките на един месец. Понякога може да ни отнеме повече от месец, ако искането ви е особено сложно или сте направили няколко искания. В този случай ще ви уведомим и ще Ви информираме.

Номер на версията: 3 Дата: 22/02/2023