Dixcart Fund Administrators (Guernsey) Limited

Introduktion

Dit privatliv er meget vigtigt for Dixcart. Alle data indhentet af Dixcart behandles i overensstemmelse med de relevante databeskyttelseslove.

Denne fortrolighedserklæring gælder for Dixcart Trust Corporation Limited, Dixcart Fund Administrators (Guernsey) Limited og deres datterselskaber ("Dixcart").

Personoplysninger

I henhold til EU's generelle databeskyttelsesforordning (“GDPR”) og databeskyttelsesloven (Bailiwick of Guernsey) 2017 (“Guernseys databeskyttelseslov”) er persondata enhver information, der vedrører en identificeret eller identificerbar person (kaldet en "databeskyttelseslov") emne"). Individer betragtes som "identificerbare", hvis de kan identificeres, direkte eller indirekte, såsom ved navn, identifikationsnummer, lokalitetsdata, en online identifikator eller ved faktorer, der er specifikke for deres fysiske, fysiologiske, genetiske, mentale, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet .

Hvordan vi bruger dine oplysninger

De personlige data, vi indsamler fra dig, vil blive brugt:

  • at levere virksomheds- eller trustee-tjenester i henhold til kontrakter, som vi har, og at tage skridt til at indgå virksomheds- og trustee-servicekontrakter
  • at udøve de tillidshverv, vi har
  • at udføre due diligence og identitetsbekræftelse som krævet af vores politikker og love, der forhindrer økonomisk kriminalitet
  • hvis du er jobansøger, for at vurdere din egnethed til et job
  • hvis du er ansat, for at opfylde vores ansvar i henhold til din jobkontrakt (såsom at give løn og ydelser), for at opfylde vores juridiske ansvar, såsom at give dine oplysninger til skatte- og socialsikringsmyndigheder, at evaluere og overvåge dig for at sikre, at du opfylder din jobkontrakt og gældende lovgivning, og for at sikre, at folk kan kontakte dig efter behov for, at du kan udføre dine jobopgaver
  • hvis du er direktør eller topchef, vil dine biografiske data og kontaktoplysninger blive vist på vores hjemmeside og markedsføringsmateriale med henblik på at reklamere for vores forretning og lade kunderne vide, hvem de skal kontakte
  • at beskytte vores informationssystemer ved at lave kopier, arkiver og sikkerhedskopier
  • at ansøge om eller opfylde vores forsikringer med henblik på at beskytte vores virksomhed
  • hvis vores forretningsforbindelse med dig ophører, kan dine oplysninger opbevares i en periode for at overholde de regler, der gælder for os, og for at eventuelle udestående problemer eller tvister kan løses retfærdigt og effektivt (se "Hvor længe vil Dixcart opbevare mine data?" under)
  • hvis du giver os tilladelse til at fortælle dig om vores andre produkter og tjenester og om oplysninger, som vi tror kan interessere dig

Ud over de data, du har leveret, kan vi i henhold til lokal lovgivning være forpligtet til at indsamle data fra tredjeparter såsom Thomson Reuters World Check (online kundescreening) og lignende screeningstjenester og andre offentlige kilder såsom Google.

Hvorfor skal Dixcart indsamle og opbevare personlige data?

For at kunne give dig tjenesterne i din kontrakt (eller kontrakten med en person eller enhed, der er knyttet til dig), skal vi indsamle personoplysninger. Vi er også forpligtet til at indsamle og vedligeholde dine data i overensstemmelse med relevante bestemmelser om bekæmpelse af hvidvask af penge og finansiering af terrorisme, som kræver indsamling af due diligence-dokumenter og -oplysninger for at identificere og afbøde enhver potentiel risiko i denne forbindelse. Vi er også forpligtet til at behandle data i overensstemmelse med andre lovmæssige og regulatoriske krav, herunder for eksempel love om automatisk udveksling af oplysninger, såsom Common Reporting Standard. Hvis vi ikke har de nødvendige personoplysninger fra dig til at opfylde disse juridiske pligter, kan vi blive tvunget til at afvise, suspendere eller opsige vores kontrakt med dig eller en klient, som du har forbindelse til.

I nogle tilfælde kan Dixcart bede om dit samtykke til at behandle dine personlige data til specifikke formål. Du kan til enhver tid trække samtykke tilbage ved at give virksomheden skriftlig besked om din tilbagetrækning af samtykke. Bemærk venligst, at din tilbagetrækning af samtykke ikke vil påvirke, hvordan vi brugte dine personlige data, før du trak samtykket tilbage. Vi kan også have andre juridiske grunde til at behandle dine personoplysninger, som muligvis ikke påvirkes af, om vi har dit samtykke eller ej.

Kriminelle data og politisk holdning er klassificeret som "særlig kategori data" under Guernsey Data Protection Law. Vi skal muligvis indsamle oplysninger om dine politiske forbindelser og kriminelle anklager, undersøgelser, resultater og straffe som krævet i henhold til love, der bekæmper økonomisk kriminalitet. Nogle love, der bekæmper økonomisk kriminalitet, kan forbyde os at fortælle dig, hvor sådanne oplysninger indsamles. Hvor vi beder om særlige kategoridata af en eller anden grund, bortset fra i forbindelse med vores ansvar i forbindelse med bekæmpelse af økonomisk kriminalitet, vil vi fortælle dig hvorfor og hvordan oplysningerne vil blive brugt.

Vi er forpligtet til at sikre, at de oplysninger, vi indsamler og bruger, er passende til dette formål og ikke udgør en krænkelse af dit privatliv.

Vil Dixcart dele mine personlige data med andre?

Ved opfyldelse af vores kontrakt med dig eller den person eller enhed, der er knyttet til dig, kan Dixcart videregive dine personlige data til tredjeparter. Dette kan for eksempel omfatte banker, investeringsrådgivere, depotbanker, regeringer og tilsynsmyndigheder, som måtte være nødvendige for, at de og Dixcart kan levere de relevante tjenester, eller som det måtte være påkrævet i henhold til relevante lovmæssige, regulatoriske eller kontraktmæssige krav. Dixcart kan også videregive dine personlige data til Dixcart-kontorer i andre lande og territorier for at opfylde vores kontrakter. Enhver tredjepart, som vi måtte dele dine data med, er forpligtet til at opbevare dine oplysninger sikkert og kun bruge dem til at opfylde den service, de er aftalt om at levere. Når de ikke længere har brug for dine data for at udføre denne service, vil de disponere over detaljerne i overensstemmelse med Dixcarts procedurer.

Hvor Dixcart overfører data uden for EU eller et land eller territorium, som EU- eller Guernsey-lovgivningen har fastslået har tilsvarende databeskyttelseslove, vil Dixcart indgå en aftale eller indføre foranstaltninger, der sikrer, at dine data vil have tilsvarende beskyttelse, som de har i henhold til GDPR og Guernseys databeskyttelseslov. Du har ret til at kende detaljerne i aftaler eller andre sikkerhedsforanstaltninger for dine data, der er på plads, når dine data overføres.

Hvor længe vil Dixcart opbevare mine data?

Dixcart vil behandle dine personlige data i løbet af ethvert forretningsforhold med dig. Vi opbevarer disse data i en periode på syv år efter ophøret af forretningsforholdet, medmindre det kræves af nogen juridisk, kontraktuel eller anden altoverskyggende forpligtelse til at opbevare data i en kortere eller længere periode.

Nogle data, der kan omfatte data vedrørende medarbejdere, kan opbevares i længere perioder, som det kan være påkrævet i henhold til loven eller for at opfylde juridiske eller andre kontraktlige forpligtelser.

Dine rettigheder som registreret

På ethvert tidspunkt, mens vi er i besiddelse af eller behandler dine personoplysninger, har du, den registrerede, følgende rettigheder:

  • Ret til indsigt – du har ret til at finde ud af, om vi har dine personoplysninger, og få en kopi af de oplysninger, vi har om dig.
  • Ret til berigtigelse – du har ret til at rette oplysninger, vi har om dig, som er unøjagtige eller ufuldstændige.
  • Ret til at blive glemt – under visse omstændigheder kan du bede om, at de data, vi har om dig, slettes fra vores optegnelser.
  • Ret til begrænsning af behandling – hvor visse betingelser gælder for at have ret til at begrænse, hvordan vi bruger dine oplysninger.
  • Ret til portabilitet – du har ret til at få de automatisk behandlede data, vi har om dig, overført til andre i en maskinlæsbar form.
  • Ret til at gøre indsigelse – du har ret til at gøre indsigelse mod visse former for behandling såsom direkte markedsføring.
  • Ret til at gøre indsigelse mod automatiseret beslutningstagning og profilering – du har ret til ikke at blive underlagt automatiseret beslutningstagning og automatiseret profilering.

Disse rettigheder har begrænsninger i henhold til Guernseys databeskyttelseslov og gælder muligvis ikke for alle dine personlige data under alle omstændigheder. Dixcart kan kræve bevis for identifikation af den person, der hævder deres rettigheder. Ethvert ønsket identitetsbevis kan omfatte en bekræftet kopi af dit nuværende pas eller andet fotografisk identifikationsdokument.

Reklamationer

Hvis du har spørgsmål eller klager over, hvordan Dixcart behandler dine personlige data, bedes du kontakte Dixcart Privacy Manager hos Dixcart. Du har også ret til at indgive en klage til Guernsey Data Protection Authority.

Detaljerne for hver af disse kontakter er:

Dixcart:

Kontakt: Privacy Manager

Adresse: Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, GY1 4EZ

E-mail: gdpr.guernsey@dixcart.com

Telefon: + 44 (0) 1481 738700

Guernsey Data Protection Authority:

Kontaktperson: Databeskyttelsesmyndighedens kontor

Adresse: St. Martin's House, Le Bordage, St. Peter Port, Guernsey, GY1 1BR

E-mail: Enquiries@dataci.org

Telefon: + 44 (0) 1481 742074

12/05/2021