OPLYSNINGER OM FORTROLIGHED Dixcart International Limited – KLIENT          

Introduktion

Velkommen til Dixcart International Limited ("Dixcart") fortrolighedserklæring (kunder).

Denne meddelelse vedrører behandling af personoplysninger i forbindelse med levering af professionelle tjenester og også i forbindelse med forretningsforbindelser.

Hvis du ønsker at tilmelde dig et af vores nyhedsbreve kan dette gøres via vores hjemmeside www.dixcartuk.com. Hvor du gør det, vil dine personlige data blive behandlet i overensstemmelse med vores fortrolighedserklæring (nyhedsbreve), som kan findes link..

Dixcart International respekterer dit privatliv og er forpligtet til at beskytte de personlige data, det indsamler. Denne fortrolighedserklæring vil informere dig om, hvordan vi indsamler, bruger, deler og passer på persondata i forbindelse med levering af professionelle tjenester og i forbindelse med forretningsforbindelser.

Enhver henvisning i denne meddelelse til "dig" eller "din" er en henvisning til hvert enkelt registreret, hvis personoplysninger vi behandler i forbindelse med levering af juridiske tjenester og/eller i forbindelse med forretningsforhold

1. Vigtig information og hvem vi er

Formålet med denne fortrolighedserklæring

Denne fortrolighedserklæring har til formål at give dig information om, hvordan Dixcart indsamler og behandler dine personlige data.

Det er vigtigt, at du læser denne fortrolighedsmeddelelse sammen med enhver anden meddelelse om fortrolighed eller fair behandling, vi kan give ved bestemte lejligheder, når vi indsamler eller behandler personlige data om dig, så du er fuldt ud klar over, hvordan og hvorfor vi bruger dine data . Denne meddelelse om beskyttelse af personlige oplysninger supplerer de andre meddelelser og er ikke beregnet til at tilsidesætte dem.

controller

Enhver henvisning til "Dixcart Group" betyder Dixcart Group Limited (registreret i IOM, nr. 004595C) på 69 Athol Street, Douglas, IM1 1JE, Isle of Man, Dixcart Group UK Holding Limited (registreret i Guernsey, nr. 65357) i Ground Floor, Dixcart House, Sir William Place, St. Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (Registreret i Guernsey, nr. 59422) af Dixcart House, Sir William Place, St. Peter Port, Guernsey, Channel Islands , GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (virksomhedsnummer OC304784) af Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE og ethvert datterselskab fra tid til anden af ​​nogen af ​​dem, og hver af dem er medlem af Dixcart Group .

Dixcart International Limited (Chartered Accountants and Tax Advisers) og Dixcart Audit LLP er autoriseret og reguleret af Institute of Chartered Accountants i England og Wales (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) er en ureguleret virksomhed.

Dixcart Legal Limited er autoriseret og reguleret af Solicitors Regulation Authority nr. 612167.

Vi har ikke en databeskyttelsesansvarlig. Vi har udpeget en databeskyttelseschef. Hvis du har spørgsmål til denne fortrolighedserklæring, herunder anmodninger om at udøve dine juridiske rettigheder, bedes du kontakte databeskyttelsesadministratoren ved hjælp af nedenstående oplysninger.

Kontaktoplysninger

Vores detaljer er:

Dixcart International Limited

Navn eller titel på databeskyttelsesansvarlig: Julia Wigram

Postadresse: Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Tel: + 44 (0) 333 122 0000

Email adresse: privacy@dixcartuk.com

Datasubjekter, hvis personoplysninger behandles af os, har ret til at indgive en klage til enhver tid til Information Commissioner's Office (ICO), den britiske tilsynsmyndighed for databeskyttelsesspørgsmål (www.ico.org.uk). Vi vil dog sætte pris på muligheden for at håndtere dine bekymringer, før du henvender dig til ICO, så kontakt os i første omgang.

Ændringer i fortrolighedserklæringen og din pligt til at informere os om ændringer

Denne version er gældende fra ikrafttrædelsesdatoen som angivet i slutningen af ​​denne meddelelse. Historiske versioner (hvis nogen) kan fås ved at kontakte os.

Det er vigtigt, at de personlige oplysninger, vi holder over dig, er præcise og aktuelle. Vær venlig at holde os oplyst, hvis dine personoplysninger ændrer sig under dit forhold til os.

2. De data, vi indsamler om dig

Typer af data

Personlige data eller personlige oplysninger betyder enhver information om en person, hvorfra personen kan identificeres. Det omfatter ikke data, hvor identiteten er fjernet (anonyme data).

Vi kan indsamle, bruge, gemme og overføre forskellige former for personlige data om dig, som vi har grupperet som følger:

  • Deltagerdata: CCTV-optagelser og oplysninger udfyldt i besøgsbogen, hvis du besøger vores kontor
  • Kontaktdata såsom fornavn, efternavn, titel, e-mailadresse, postadresse, telefonnumre, arbejdsgiver og stillingsbetegnelse, aktiebesiddelser, officersstillinger
  • Finansielle data: omfatter oplysninger om dine bankkonti, indtjening og anden indkomst, aktiver, kapitalgevinster og -tab og skatteforhold
  • Identitetsdata: såsom dit pas eller kørekort, civilstand, titel, fødselsdato og køn
  • Andre oplysninger enhver information, du vælger at give os, såsom manglende mulighed for at deltage i et møde på grund af en ferie, offentligt tilgængelige oplysninger og andre oplysninger indhentet i forbindelse med levering af professionelle tjenester eller i forbindelse med forretningsforbindelser
  • Specielle kategoridata: såsom detaljer om din race eller etnicitet, religiøse eller filosofiske overbevisninger, sexliv, seksuel orientering, politiske holdninger, fagforeningsmedlemskab, oplysninger om dit helbred og genetiske og biometriske data
  • Transaktionsdata omfatter detaljer om betalinger fra dig og andre detaljer om tjenester, du har købt hos os
  • Marketing- og kommunikationsdata omfatter dine præferencer i at modtage markedsføring fra os og dine kommunikationspræferencer

Hvis du undlader at levere personlige data

Denne fortrolighedserklæring omhandler kun brugen af ​​personoplysninger i forbindelse med levering af professionelle tjenester og i forbindelse med forretningsforbindelser.

Hvor vi har brug for at indsamle personoplysninger ved lov eller i henhold til vilkårene i en kontrakt, vi har med dig, og du undlader at give disse data, når det anmodes om det, er vi muligvis ikke i stand til at udføre den kontrakt, vi har eller forsøger at indgå med dig (for eksempel for at give dig tjenester). I dette tilfælde kan vi blive nødt til at annullere en tjeneste, du har hos os, men vi giver dig besked, hvis dette er tilfældet på det tidspunkt.

Hvordan indsamles dine personlige data?

Vi bruger forskellige metoder til at indsamle data fra og omkring dig, herunder gennem:

  • Direkte interaktioner. Du kan give os din identitet, kontaktoplysninger og økonomiske data ved at udfylde formularer eller ved at korrespondere med os via post, telefon, e-mail eller på anden måde. Dette inkluderer personoplysninger, du afgiver, når du foretager forespørgsler om eller instruerer os om at levere tjenester.
  • Tredjeparter eller offentligt tilgængelige kilder. Vi kan modtage personoplysninger om dig fra forskellige tredjeparter og offentlige kilder som beskrevet nedenfor:
    • Kontakt og økonomiske data fra andre udbydere af professionelle eller finansielle tjenesteydelser.
    • Identitet og kontaktdata fra offentligt tilgængelige kilder som Companies House, Smartsearch og World-Check.
    • Finansielle data fra HM Skat og Told.
    • En klient for hvem vi leverer løn- eller virksomhedssekretærtjenester, hvor du er den pågældende klients medarbejder, direktør eller anden medarbejder.

Hvordan bruger vi dine personlige data

  • Vi bruger kun dine personlige oplysninger, når loven tillader os det. Ofte vil vi bruge dine personlige data under følgende omstændigheder:
  • Hvor vi skal udføre det arbejde, vi er ved at indgå eller har indgået med dig.
  • Hvor det er nødvendigt for vores legitime interesser (eller tredjeparts), og dine interesser og grundlæggende rettigheder ikke tilsidesætter disse interesser.
  • Hvor vi skal overholde en lovmæssig eller lovpligtig forpligtelse.

Generelt er vi ikke afhængige af samtykke som retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger andet end i forhold til at sende direkte markedsføringskommunikation til dig via post eller e-mail. Du har til enhver tid ret til at trække samtykke til markedsføring tilbage pr kontakte os.

3. Formål, som vi vil bruge dine personlige data til

Vi har i nedenstående tabel beskrevet en beskrivelse af alle de måder, vi planlægger at bruge dine personlige data på, og hvilke af de retsgrundlag vi er afhængige af. Vi har også identificeret, hvad vores legitime interesser er, hvor det er relevant.

Berettiget interesse betyder vores virksomheds interesse i at drive og administrere vores forretning for at sætte os i stand til at give dig den bedste service og den bedste og mest sikre oplevelse. Vi sørger for, at vi overvejer og afbalancerer enhver potentiel indvirkning på dig (både positiv og negativ) og dine rettigheder, før vi behandler dine personoplysninger for vores legitime interesser. Vi bruger ikke dine personlige data til aktiviteter, hvor vores interesser tilsidesættes af indvirkningen på dig (medmindre vi har dit samtykke eller på anden måde er påkrævet eller tilladt ved lov). Du kan få yderligere information om, hvordan vi vurderer vores legitime interesser i forhold til enhver potentiel indvirkning på dig i forbindelse med specifikke aktiviteter, ved at kontakte os.

Bemærk, at vi kan behandle dine personoplysninger til mere end én lovlig grund afhængigt af det specifikke formål, som vi bruger dine data til. Kontakt os venligst, hvis du har brug for detaljer om det specifikke juridiske grundlag, vi er afhængige af for at behandle dine personoplysninger, hvor mere end én grund er angivet i tabellen nedenfor.

Vi har angivet, hvordan og hvorfor vi bruger dine personoplysninger i forbindelse med levering af professionelle tjenester i et tabelformat:

Typer af dataSamlingBrugLovligt grundlag for at behandle dine data
-Delvedata -Kontaktdata -Økonomiske data -Identitetsdata Andre oplysninger -Specialkategoridata -Oplysninger, du giver os ved at udfylde formularer eller ved at korrespondere med os via post, telefon, e-mail eller andet. -Oplysninger indsamlet fra offentligt tilgængelige kilder. Oplysninger indsamles fra tredjeparter. For eksempel din arbejdsgiver, andre parter, der er relevante for de professionelle tjenester, der leveres, såsom andre professionelle rådgivere, modparter i transaktioner og tilsynsmyndigheder. -CCTV-optagelser og oplysninger om besøgsbog, hvis du besøger vores kontor.- Yde professionel service til vores klient. - At overholde juridiske og regulatoriske forpligtelser. - At etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder. -For at håndtere eventuelle klager eller forespørgsler, som vores klient måtte have. -Generelt i forbindelse med forholdet til vores klient og/eller dig (alt efter behov).At indgå og udføre en kontrakt med dig. Hvor det er i vores legitime interesse at gøre det. Især: - At indgå og udføre en kontrakt med eller yde professionel rådgivning eller service til vores klient. - At overholde juridiske og regulatoriske forpligtelser. – at etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder. -For at behandle eventuelle klager eller forespørgsler, som vores klient og/eller dig (alt efter behov) måtte have generelt i forbindelse med forholdet til vores klient og/eller dig (alt efter behov). - At overholde en generel forpligtelse, som vi er underlagt. Især: journalføringsforpligtelser. juridiske og regulatoriske forpligtelser. At udføre klientdue diligence-tjek

Vi har angivet, hvordan og hvorfor vi bruger dine personoplysninger i forbindelse med forretningsforbindelser i et tabelformat: 

Typer af dataSamlingBrugLovligt grundlag for at behandle dine data
-Delvedata -Kontaktdata -Andre oplysninger   -Oplysninger, du giver os ved at korrespondere med os via post, telefon, e-mail eller på anden måde. -Oplysninger indsamles fra offentligt tilgængelige kilder. Oplysninger indsamles fra tredjeparter. For eksempel fra en anden professionel rådgiver. -CCTV-optagelser og oplysninger om besøgsbog, hvis du besøger vores kontor.-At udvikle og vedligeholde relationer til dig eller den organisation, du er forbundet med. -For at administrere eller drive enhver kontrakt, vi har med dig eller den organisation, som du er forbundet med. - At overholde juridiske og regulatoriske forpligtelser. – At etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder.-Hvor det er i vores legitime interesse at gøre det. Især: -Udvikle og vedligeholde relationer med dig eller den organisation, som du er forbundet med - For at administrere eller drive enhver kontrakt, vi har med dig eller den organisation, som du er forbundet med. For at overholde juridiske og regulatoriske forpligtelser. at etablere, udøve eller forsvare vores juridiske rettigheder.  

4. Deling af information og internationale overførsler

Personlige data kan overføres til og ses af enhver enhed inden for Dixcart Group i Storbritannien.

Personlige data kan overføres til og ses af enhver part, der leverer tjenester til os for at understøtte driften af ​​vores virksomhed, såsom it og anden administrativ support. Disse kan være uden for Den Europæiske Union; specifikt, hvis du har lavet en forespørgsel til os via en formular på vores hjemmeside, leveres denne service af Ninjaforms, der hoster data i USA.

Personoplysninger kan overføres til enhver person i vores kundeorganisation eller enhver organisation, som du er knyttet til.

Vi kan videregive dine oplysninger til kunder eller kontakter i form af henvisning og netværk, hvor du er en professionel tjenesteudbyder.

Personoplysninger kan blive overført til tredjeparter i forbindelse med de professionelle tjenester, som vi leverer. Eksempler omfatter, men er ikke begrænset til, andre professionelle tjenesteudbydere, tilsynsmyndigheder, myndigheder, vores revisorer og professionelle rådgivere, tjenesteudbydere, statslige institutioner, advokater, udenlandske rådgivere, konsulenter og udbydere af datarum.

Personoplysninger kan blive overført til tredjeparter, til hvem vi kan vælge at sælge, overføre eller fusionere dele af vores virksomhed eller vores aktiver. Alternativt kan vi søge at erhverve andre virksomheder eller fusionere med dem. Hvis der sker en ændring i vores virksomhed, kan de nye ejere bruge dine personlige data på samme måde som beskrevet i denne fortrolighedserklæring.

Hvor du er en professionel tjenesteudbyder, og vi videregiver dine oplysninger til kunder eller kontakter i form af henvisning og netværk, kan de være uden for Storbritannien.

Hvor vi overfører dine personlige data uden for Storbritannien sikrer vi, at de overføres i overensstemmelse med databeskyttelseslovgivningen. Dette kan gøres på en række forskellige måder, herunder:

  • overførsel af dine personlige data til lande, der er blevet anset for at give et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for persondata af den relevante britiske regeringsmyndighed.
  • ved at bruge modelkontraktklausuler, der er godkendt til brug i Storbritannien af ​​den relevante britiske regeringsmyndighed, som giver personoplysninger den samme beskyttelse, som den har i Storbritannien.
  • andre midler tilladt i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning.

Vi tillader ikke vores tredjepartstjenesteudbydere at bruge dine personlige data til deres egne formål og tillader dem kun at behandle dine personlige data til bestemte formål og i overensstemmelse med vores instruktioner.

Kontakt os venligst på privacy@dixcart.com hvis du ønsker yderligere information om den specifikke mekanisme, der anvendes af os, når du overfører dine personoplysninger ud af EU.

Udførelse af kontrakt betyder behandling af dine data, hvor det er nødvendigt for udførelsen af ​​en kontrakt, som du er part i, eller for at tage skridt på din anmodning, før du indgår en sådan kontrakt.

Overhold en juridisk eller regulatorisk forpligtelse betyder behandling af dine personoplysninger, hvor det er nødvendigt for at overholde en juridisk eller regulatorisk forpligtelse, som vi er underlagt.

5. Marketing

Vi bestræber os på at give dig valgmuligheder med hensyn til visse persondataanvendelser, især omkring markedsføring.

Vi kan bruge din identitet og dine kontaktdata til at danne os et overblik over, hvad vi tror, ​​du måtte ønske eller har brug for, eller hvad der kan være interessant for dig. Sådan beslutter vi, hvilke services der kan være relevante for dig (det kalder vi markedsføring).

Vi ønsker måske at sende dig vores nyhedsbreve. Mailinglisten gemmes gennem Mailchimp. Vi kan også behandle dine data til markedsføringsformål (herunder afsendelse af marketingkommunikation). Dixcart International-meddelelsen (markedsføring) vil gælde for sådan behandling af Dixcart International (ikke denne meddelelse).

Klik link. for Dixcart International Privacy Notice (Marketing).

6. Fravalg

Du kan til enhver tid bede os om at stoppe med at sende dig marketingbeskeder pr kontakte os til enhver tid.

Hvor du fravælger at modtage disse markedsføringsmeddelelser, vil dette ikke gælde for personlige data, der er givet til os som følge af servicekøb.

7. Dataopbevaring

Vi opbevarer personoplysninger, så længe vi anser det for nødvendigt og passende for at opfylde de formål, som de indsamles til, for at beskytte vores interesser som advokatfirma og som krævet af loven og de regulatoriske forpligtelser, som vi er underlagt.

For at bestemme den passende opbevaringsperiode for personoplysninger overvejer vi mængden, arten og følsomheden af ​​personoplysningerne, den potentielle risiko for skade ved uautoriseret brug eller videregivelse af dine personoplysninger, de formål, som vi behandler dine personoplysninger til og gældende lovkrav.

Vi har indført passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre, at dine personlige data ved et uheld går tabt, bruges eller tilgås på en uautoriseret måde, ændres eller videregives. Vi vil underrette dig og enhver relevant regulator om et brud, hvor vi er juridisk forpligtet til at gøre det.

8. Dine juridiske rettigheder

Under visse omstændigheder har du rettigheder i henhold til databeskyttelseslove i forhold til dine personoplysninger. Du har ret til:

Anmod adgang til dine personlige data (almindeligvis kendt som en "anmodning om adgang til registrerede personer"). Dette giver dig mulighed for at modtage en kopi af de personoplysninger, vi har om dig, og kontrollere, at vi behandler dem lovligt.

Anmod om korrektion af de personlige data, vi holder over dig. Dette gør det muligt for dig at få ufuldstændige eller unøjagtige data, vi holder ved, om du er rettet, selvom vi måske skal kontrollere nøjagtigheden af ​​de nye data, du giver os.

Forespørgsel slettet af dine personlige data. Dette giver dig mulighed for at bede os om at slette eller fjerne personlige data, hvor der ikke er nogen grund til, at vi fortsætter med at behandle det. Du har også ret til at bede os om at slette eller fjerne dine personlige data, hvor du har udøvet din ret til indsigelse mod forarbejdning (se nedenfor), hvor vi måske har behandlet dine oplysninger ulovligt eller hvor vi skal slette dine personlige data til overholde lokal lovgivning. Bemærk dog, at vi måske ikke altid kan overholde din anmodning om sletning af specifikke juridiske grunde, der vil blive meddelt dig, hvis det er relevant, på tidspunktet for din anmodning.

Objekt til behandling af dine personoplysninger, hvor vi er afhængige af en legitim interesse (eller en tredjeparts), og der er noget ved din særlige situation, som gør, at du ønsker at gøre indsigelse mod behandlingen på denne grund, da du føler, at det påvirker dine grundlæggende rettigheder og friheder . I nogle tilfælde kan vi påvise, at vi har tvingende legitime grunde til at behandle dine oplysninger, som tilsidesætter dine rettigheder og friheder.

Anmodning om begrænsning af behandlingen af dine personlige data. Dette gør det muligt for dig at bede os om at afbryde behandlingen af ​​dine personlige data i følgende scenarier: (a) hvis du vil have os til at fastlægge dataens nøjagtighed; (b) hvor vores brug af dataene er ulovlig, men du ikke ønsker, at vi sletter dem; (c) hvor du har brug for os til at opbevare dataene, selvom vi ikke længere har brug for dem, da du har brug for dem for at etablere, udøve eller forsvare juridiske krav; eller (d) du har gjort indsigelse mod vores brug af dine data, men vi er nødt til at kontrollere, om vi har tvingende legitime grunde til at bruge dem.

Anmod om overførslen af dine personlige data til dig eller til en tredjepart. Vi vil give dig eller en tredjepart, du har valgt, dine personlige data i et struktureret, almindeligt anvendt, maskinlæseligt format. Bemærk, at denne ret kun gælder for automatiseret information, som du oprindeligt gav samtykke til at bruge, eller hvor vi brugte oplysningerne til at indgå en kontrakt med dig.

Hvis du ønsker at udøve nogen af ​​de rettigheder, der er angivet ovenfor, bedes du kontakte os på privacy@dixcart.com så vi kan overveje din anmodning. Som advokatfirma har vi visse juridiske og regulatoriske forpligtelser, som vi skal tage hensyn til, når vi behandler enhver anmodning. Du skal ikke betale et gebyr for at få adgang til dine personlige data (eller for at udøve nogen af ​​de andre rettigheder). Vi kan dog opkræve et rimeligt gebyr, hvis din anmodning er åbenlyst ubegrundet, gentagen eller overdreven. Alternativt kan vi afvise at efterkomme din anmodning under disse omstændigheder.

Vi skal muligvis anmode om specifikke oplysninger fra dig for at hjælpe os med at bekræfte din identitet og sikre din ret til at få adgang til dine personlige data (eller til at udøve nogen af ​​dine andre rettigheder). Vi kan også kontakte dig for at bede dig om yderligere oplysninger i forbindelse med din anmodning om at fremskynde vores svar.

Ingen gebyr normalt kræves

Du behøver ikke betale et gebyr for at få adgang til dine personlige data (eller til at udøve nogen af ​​de andre rettigheder). Vi kan dog opkræve et rimeligt gebyr, hvis din anmodning er klart ubegrundet, gentagne eller overdrevne. Alternativt kan vi nægte at overholde din anmodning under disse omstændigheder.

Hvad vi måtte have brug for fra dig

Vi må muligvis anmode om specifikke oplysninger fra dig for at hjælpe os med at bekræfte din identitet og sikre din ret til at få adgang til dine personlige data (eller til at udøve dine andre rettigheder). Dette er en sikkerhedsforanstaltning for at sikre, at personoplysninger ikke bliver videregivet til nogen, der ikke har ret til at modtage den. Vi kan også kontakte dig for at bede dig om yderligere oplysninger i forbindelse med din anmodning om at fremskynde vores svar.

Frist for at svare

Vi forsøger at reagere på alle legitime anmodninger inden for en måned. Lejlighedsvis kan det tage os længere end en måned, hvis din anmodning er særlig kompleks, eller du har lavet en række anmodninger. I dette tilfælde meddeler vi dig og holder dig opdateret.

Versionsnummer: 3                                                             Dato: 22/02/2023