AVIS DE CONFIDENTIALITÉ Dixcart International Limited – CLIENT

Introduction

Bienvenue dans l'avis de confidentialité (clients) de Dixcart International Limited (« Dixcart »).

Cet avis concerne le traitement des données personnelles dans le cadre de la fourniture de services professionnels et également dans le cadre de relations commerciales.

Si vous souhaitez vous abonner à l'une de nos newsletters, cela peut se faire via notre site Web www.dixcartuk.com. Lorsque vous le faites, vos données personnelles seront traitées conformément à notre Avis de confidentialité (Newsletters), qui peut être trouvé ici.

Dixcart International respecte votre vie privée et s'engage à protéger les données personnelles qu'il collecte. Cet avis de confidentialité vous informera de la manière dont nous collectons, utilisons, partageons et gérons les données personnelles dans le cadre de la fourniture de services professionnels et dans le cadre de relations commerciales.

Toute référence dans cet avis à « vous » ou « votre » est une référence à chaque personne concernée dont nous traitons les données personnelles dans le cadre de la fourniture de services juridiques et/ou dans le cadre de relations commerciales.

1. Informations importantes et qui nous sommes

Objet de cet avis de confidentialité

Cet avis de confidentialité vise à vous donner des informations sur la manière dont Dixcart collecte et traite vos données personnelles.

Il est important que vous lisiez cette déclaration de confidentialité avec tout autre avis de confidentialité ou avis de traitement équitable que nous pouvons fournir à certaines occasions lorsque nous recueillons ou traitons des données personnelles vous concernant afin que vous sachiez comment et pourquoi nous utilisons vos données . Cet avis de confidentialité complète les autres avis et ne vise pas à les outrepasser.

Toute référence à « Dixcart Group » désigne Dixcart Group Limited (enregistré à l'IOM, n° 004595C) du 69 Athol Street, Douglas, IM1 1JE, Île de Man, Dixcart Group UK Holding Limited (enregistré à Guernesey, n° 65357) de Ground Étage, Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands, GY1 4EZ, Dixcart Professional Services Limited (Enregistré à Guernesey, n° 59422) de Dixcart House, Sir William Place, St Peter Port, Guernsey, Channel Islands , GY1 4EZ, Dixcart Audit LLP (numéro d'entreprise OC304784) de Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE et toute filiale de temps à autre de l'un d'eux et chacun d'eux est membre du groupe Dixcart .

Dixcart International Limited (comptables agréés et conseillers fiscaux) et Dixcart Audit LLP sont agréés et réglementés par l'Institute of Chartered Accountants d'Angleterre et du Pays de Galles (ICAEW).

Dixcart International Limited (Surrey Business IT) est une entreprise non réglementée.

Dixcart Legal Limited est autorisée et réglementée par la Solicitors Regulation Authority n° 612167.

Nous n'avons pas de délégué à la protection des données. Nous avons nommé un responsable de la confidentialité des données. Si vous avez des questions concernant cet avis de confidentialité, y compris toute demande d'exercice de vos droits légaux, veuillez contacter le responsable de la confidentialité des données en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.

Informations de contact

Nos détails complets sont:

Dixcart International Limitée

Nom ou fonction du responsable de la confidentialité des données : Julia Wigram

Adresse postale : Dixcart House, Addlestone Road, Bourne Business Park, Addlestone, Surrey KT15 2LE

Téléphone : +44 (0) 333 122 0000

Adresse de courriel : confidentialité@dixcartuk.com

Les personnes concernées dont nous traitons les données personnelles ont le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de contrôle britannique pour les questions de protection des données (www.ico.org.uk). Cependant, nous apprécierions avoir la possibilité de répondre à vos préoccupations avant de vous adresser à l'ICO, veuillez donc nous contacter en premier lieu.

Changements à l'avis de confidentialité et votre devoir de nous informer des changements

Cette version entre en vigueur à compter de la date d'entrée en vigueur indiquée à la fin du présent avis. Les versions historiques (le cas échéant) peuvent être obtenues en nous contactant.

Il est important que les données personnelles que nous détenons à votre sujet soient exactes et à jour. Veuillez nous tenir au courant si vos données personnelles changent au cours de votre relation avec nous.

2. Les données que nous recueillons à votre sujet

Types de données

Les données personnelles, ou les informations personnelles, signifient toute information sur une personne à partir de laquelle cette personne peut être identifiée. Il n'inclut pas les données où l'identité a été supprimée (données anonymes).

Nous pouvons collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de données personnelles vous concernant que nous avons regroupés:

Données de fréquentation : Images de vidéosurveillance et informations complétées dans le livre d'or si vous visitez notre bureau
Contactez données comme le prénom, le nom, le titre, l'adresse e-mail, l'adresse postale, les numéros de téléphone, l'employeur et la fonction, les actions détenues, les postes de direction
Données financières: comprend les détails de vos comptes bancaires, revenus et autres revenus, actifs, gains et pertes en capital et affaires fiscales
Données d'identité : tels que votre passeport ou votre permis de conduire, votre état civil, votre titre, votre date de naissance et votre sexe
Autres informations toute information que vous choisissez de nous fournir, telle qu'une incapacité à assister à une réunion en raison d'un jour férié, des informations accessibles au public et d'autres informations obtenues dans le cadre de la fourniture de services professionnels ou dans le cadre de relations commerciales
Données de catégorie spéciale: telles que des détails sur votre race ou votre origine ethnique, vos convictions religieuses ou philosophiques, votre vie sexuelle, votre orientation sexuelle, vos opinions politiques, votre appartenance à un syndicat, des informations sur votre santé et des données génétiques et biométriques
Données de transaction comprend des détails sur les paiements de votre part et d'autres détails sur les services que vous avez achetés chez nous
Données de marketing et de communication inclut vos préférences en matière de marketing de notre part et vos préférences de communication

Si vous ne fournissez pas de données personnelles

Cet avis de confidentialité ne traite que de l'utilisation des données personnelles dans le cadre de la fourniture de services professionnels et dans le cadre de relations commerciales.

Lorsque nous devons collecter des données personnelles conformément à la loi ou aux termes d'un contrat que nous avons avec vous et que vous ne fournissez pas ces données sur demande, nous pourrions ne pas être en mesure d'exécuter le contrat que nous avons ou essayons de conclure avec vous (par exemple, pour vous fournir des services). Dans ce cas, nous devrons peut-être annuler un service que vous avez avec nous, mais nous vous informerons si tel est le cas à ce moment-là.

Comment vos données personnelles sont-elles collectées?

Nous utilisons différentes méthodes pour collecter des données sur vous et sur vous, notamment:

Interactions directes Vous pouvez nous communiquer votre identité, vos coordonnées et vos données financières en remplissant des formulaires ou en nous contactant par courrier, téléphone, e-mail ou autre. Cela inclut les données personnelles que vous fournissez lorsque vous faites des demandes de renseignements ou nous demandez de fournir des services.
Tiers ou sources accessibles au public. Nous pouvons recevoir des données personnelles vous concernant de divers tiers et sources publiques comme indiqué ci-dessous:
- Coordonnées et données financières auprès d'autres prestataires de services professionnels ou financiers.
- Identité et données de contact provenant de sources accessibles au public telles que Companies House, Smartsearch et World-Check.
- Données financières de HM Revenue and Customs.
- Un client pour qui nous fournissons des services de paie ou de secrétariat d'entreprise, lorsque vous êtes l'employé, l'administrateur ou un autre dirigeant de ce client.

Comment utilisons-nous vos données personnelles

Nous n'utiliserons vos données personnelles que lorsque la loi nous le permettra. Le plus souvent, nous utiliserons vos données personnelles dans les circonstances suivantes:

Lorsque nous devons effectuer le travail que nous sommes sur le point d'entreprendre ou avons conclu avec vous.
Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes (ou ceux d'un tiers) et que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts.
Où nous devons nous conformer à une obligation légale ou réglementaire.

En règle générale, nous ne nous appuyons pas sur le consentement comme base juridique pour le traitement de vos données personnelles, sauf en ce qui concerne l'envoi de communications de marketing direct par courrier ou par e-mail. Vous avez le droit de retirer votre consentement au marketing à tout moment en nous contactant.

3. Finalités pour lesquelles nous utiliserons vos données personnelles

Nous avons présenté ci-dessous, sous forme de tableau, une description de toutes les façons dont nous prévoyons d'utiliser vos données personnelles, et sur laquelle des bases juridiques sur lesquelles nous nous appuyons pour le faire. Nous avons également identifié quels sont nos intérêts légitimes, le cas échéant.

L'intérêt légitime désigne l'intérêt de notre entreprise à mener et à gérer nos activités pour nous permettre de vous offrir le meilleur service et l'expérience la meilleure et la plus sécurisée. Nous nous assurons de prendre en compte et d'équilibrer tout impact potentiel sur vous (à la fois positif et négatif) et vos droits avant de traiter vos données personnelles pour nos intérêts légitimes. Nous n'utilisons pas vos données personnelles pour des activités où nos intérêts sont annulés par l'impact sur vous (sauf si nous avons votre consentement ou si la loi l'exige ou le permet). Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur la manière dont nous évaluons nos intérêts légitimes par rapport à tout impact potentiel sur vous en ce qui concerne des activités spécifiques en nous contactant.

Notez que nous pouvons traiter vos données personnelles pour plus d'un motif légal en fonction de la finalité spécifique pour laquelle nous utilisons vos données. Veuillez nous contacter si vous avez besoin de détails sur le motif juridique spécifique sur lequel nous nous appuyons pour traiter vos données personnelles lorsque plus d'un motif a été défini dans le tableau ci-dessous..

Nous avons défini sous forme de tableau comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles dans le cadre de la prestation de services professionnels :

Types de données	Collection	Utilisez	Base légale du traitement de vos données
-Données de présence -Données de contact -Données financières -Données d'identité Autres informations -Données de catégorie spéciale	-Les informations que vous nous communiquez en remplissant des formulaires ou en nous contactant par courrier, téléphone, e-mail ou autre. -Informations collectées à partir de sources accessibles au public. Les informations sont collectées auprès de tiers. À titre d'exemple, votre employeur, d'autres parties concernées par les services professionnels fournis, tels que d'autres conseillers professionnels, des contreparties dans des transactions et des régulateurs. -Images CCTV et informations sur le livre des visiteurs si vous visitez notre bureau.	-Fournir des services professionnels à notre client. - Respecter les obligations légales et réglementaires. -Pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux. -Pour traiter toutes les plaintes ou questions que notre client pourrait avoir. -Généralement dans le cadre de la relation avec notre client et/ou vous (selon le cas).	Pour conclure et exécuter un contrat avec vous. Lorsqu'il est dans notre intérêt légitime de le faire. En particulier : - Pour conclure et exécuter un contrat avec ou fournir des conseils ou des services professionnels à notre client. - Respecter les obligations légales et réglementaires. – pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux. -Pour traiter toute plainte ou requête que notre client et/ou vous (le cas échéant) pourriez avoir de manière générale en rapport avec la relation avec notre client et/ou vous (le cas échéant). -Pour se conformer à une obligation générale à laquelle nous sommes soumis. En particulier : obligations de tenue de registres. obligations légales et réglementaires. Effectuer des vérifications diligentes des clients

Nous avons défini sous forme de tableau comment et pourquoi nous utilisons vos données personnelles dans le cadre de relations commerciales :

Types de données	Collection	Utilisez	Base légale du traitement de vos données
-Données de présence -Coordonnées -Autres informations	-Les informations que vous nous communiquez en nous contactant par courrier, téléphone, e-mail ou autre. -Les informations sont collectées à partir de sources accessibles au public. Les informations sont collectées auprès de tiers. A titre d'exemple, d'un autre conseiller professionnel. -Images CCTV et informations sur le livre des visiteurs si vous visitez notre bureau.	-Pour développer et entretenir des relations avec vous ou l'organisation avec laquelle vous êtes connecté. -Pour gérer ou exploiter tout contrat que nous avons avec vous ou l'organisation avec laquelle vous êtes connecté. - Respecter les obligations légales et réglementaires. – Pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux.	-Où il est dans notre intérêt légitime de le faire. En particulier : -Développer et entretenir des relations avec vous ou l'organisation avec laquelle vous êtes connecté - Pour gérer ou exploiter tout contrat que nous avons avec vous ou l'organisation avec laquelle vous êtes connecté. Pour se conformer aux obligations légales et réglementaires. Pour établir, exercer ou défendre nos droits légaux.

4. Partage d'informations et transferts internationaux

Les données personnelles peuvent être transférées et consultées par toute entité du groupe Dixcart au Royaume-Uni.

Les données personnelles peuvent être transférées et consultées par toute partie nous fournissant des services pour soutenir le fonctionnement de notre entreprise, tels que l'informatique et d'autres services administratifs. Ceux-ci peuvent être en dehors de l'Union européenne ; Plus précisément, si vous nous avez fait une demande via un formulaire sur notre site Web, ce service est fourni par Ninjaforms qui héberge des données aux États-Unis.

Les données personnelles peuvent être transférées à toute personne au sein de notre organisation cliente ou à toute organisation à laquelle vous êtes connecté.

Nous pouvons transmettre vos coordonnées à des clients ou à des contacts par référence et mise en réseau lorsque vous êtes un fournisseur de services professionnel.

Les données personnelles peuvent être transférées à des tiers dans le cadre des services professionnels que nous fournissons. Les exemples incluent, mais sans s'y limiter, d'autres prestataires de services professionnels, régulateurs, autorités, nos auditeurs et conseillers professionnels, prestataires de services, institutions gouvernementales, avocats, avocats étrangers, consultants et fournisseurs de salles de données.

Les données personnelles peuvent être transférées à des tiers auxquels nous pouvons choisir de vendre, transférer ou fusionner des parties de notre entreprise ou de nos actifs. Alternativement, nous pouvons chercher à acquérir d'autres entreprises ou à fusionner avec elles. Si un changement se produit dans notre entreprise, les nouveaux propriétaires peuvent utiliser vos données personnelles de la même manière que celle indiquée dans le présent avis de confidentialité.

Lorsque vous êtes un fournisseur de services professionnel et que nous transmettons vos coordonnées à des clients ou à des contacts par référence et réseautage, ils peuvent se trouver en dehors du Royaume-Uni.

Lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors du Royaume-Uni, nous nous assurons qu'elles sont transférées conformément à la législation sur la protection des données. Cela peut se faire de différentes manières, notamment :

transférer vos données personnelles vers des pays qui ont été jugés comme offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles par l'autorité gouvernementale britannique compétente.
en utilisant des clauses contractuelles types approuvées pour une utilisation au Royaume-Uni par l'autorité gouvernementale britannique compétente qui accorde aux données personnelles la même protection qu'au Royaume-Uni.
autres moyens autorisés par la législation applicable en matière de protection des données.

Nous n'autorisons pas nos fournisseurs de services tiers à utiliser vos données personnelles à leurs propres fins et leur permettons uniquement de traiter vos données personnelles à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

S'il vous plaît contactez-nous au confidentialité@dixcart.com si vous souhaitez plus d'informations sur le mécanisme spécifique que nous utilisons lors du transfert de vos données personnelles hors de l'Union européenne.

Exécution du contrat signifie traiter vos données lorsque cela est nécessaire pour l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou prendre des mesures à votre demande avant de conclure un tel contrat.

Se conformer à une obligation légale ou réglementaire signifie traiter vos données personnelles lorsque cela est nécessaire pour le respect d'une obligation légale ou réglementaire à laquelle nous sommes soumis.

5. Commercialisation

Nous nous efforçons de vous offrir des choix concernant certaines utilisations des données personnelles, notamment autour du marketing.

Nous pouvons utiliser votre identité et vos données de contact pour nous faire une idée de ce que nous pensons que vous pourriez vouloir ou avoir besoin, ou de ce qui pourrait vous intéresser. C'est ainsi que nous décidons quels services peuvent être pertinents pour vous (nous appelons cela le marketing).

Nous pouvons souhaiter vous envoyer nos newsletters. La liste de diffusion est stockée via Mailchimp. Nous pouvons également traiter vos données à des fins de marketing (y compris l'envoi de communications marketing). L'Avis de Dixcart International (Marketing) s'appliquera à un tel traitement par Dixcart International (pas cet avis).

Veuillez cliquer ici pour l'Avis de confidentialité de Dixcart International (Marketing).

6. Refus

Vous pouvez nous demander de cesser de vous envoyer des messages marketing à tout moment en nous contactant à tout moment.

Lorsque vous refusez de recevoir ces messages marketing, cela ne s'appliquera pas aux données personnelles qui nous sont fournies à la suite de l'achat de services.

7. La conservation des données

Nous conserverons les données personnelles aussi longtemps que nous le jugerons nécessaire et approprié pour remplir les finalités pour lesquelles elles sont collectées, pour protéger nos intérêts en tant que cabinet d'avocats et comme l'exigent la loi et les obligations réglementaires auxquelles nous sommes soumis.

Pour déterminer la période de conservation appropriée pour les données personnelles, nous considérons la quantité, la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice résultant d'une utilisation ou d'une divulgation non autorisée de vos données personnelles, les finalités pour lesquelles nous traitons vos données personnelles et la exigences légales applicables.

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour empêcher que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. Nous vous informerons, ainsi que tout organisme de réglementation applicable, d'une violation lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

8. Vos droits légaux

Dans certaines circonstances, les lois sur la protection des données vous confèrent des droits sur vos données personnelles. Vous avez le droit de:

Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelée «demande d'accès à une personne concernée»). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

Demandez la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger les données incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet, bien que nous puissions avoir besoin de vérifier l'exactitude des nouvelles données que vous nous fournissez.

Demandez l'effacement de vos données personnelles à. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou d'effacer des données à caractère personnel lorsqu'il n'y a pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos données à caractère personnel lorsque vous avez exercé avec succès votre droit d'opposition au traitement (voir ci-dessous), lorsque nous avons traité vos informations de manière illicite ou lorsque nous sommes tenus d'effacer vos données à caractère personnel pour nous conformer à la législation locale. Notez toutefois que nous ne pouvons pas toujours satisfaire à votre demande d'effacement pour des raisons juridiques spécifiques qui vous seront notifiées, le cas échéant, au moment de votre demande.

S'opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d'un tiers) et qu'il y a quelque chose dans votre situation particulière qui vous donne envie de vous opposer au traitement pour ce motif car vous estimez qu'il porte atteinte à vos libertés et droits fondamentaux . Dans certains cas, nous pouvons démontrer que nous avons des motifs légitimes impérieux de traiter vos informations qui prévalent sur vos droits et libertés.

Demande de restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles dans les scénarios suivants: (a) si vous souhaitez que nous établissions l'exactitude des données; (b) lorsque notre utilisation des données est illégale mais que vous ne voulez pas que nous l'effacions; (c) lorsque vous avez besoin que nous conservions les données, même si nous n'en avons plus besoin, car vous en avez besoin pour établir, exercer ou défendre des actions en justice; ou (d) vous vous êtes opposé à l'utilisation de vos données, mais nous devons vérifier si nous avons des raisons légitimes impérieuses de l'utiliser.

Demandez le transfert de vos données personnelles à vous ou à un tiers. Nous vous fournirons, à vous ou à un tiers que vous aurez choisi, vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Notez que ce droit ne s'applique qu'aux informations automatisées que vous avez initialement consenti à ce que nous les utilisions ou lorsque nous les avons utilisées pour exécuter un contrat avec vous.

SSi vous souhaitez exercer l'un des droits énoncés ci-dessus, veuillez nous contacter à l'adresse suivante confidentialité@dixcart.com afin que nous puissions étudier votre demande. En tant que cabinet d'avocats, nous avons certaines obligations légales et réglementaires dont nous devrons tenir compte lors de l'examen de toute demande. Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Cependant, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande est manifestement infondée, répétitive ou excessive. Alternativement, nous pouvons refuser de répondre à votre demande dans ces circonstances.

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accéder à vos données personnelles (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Nous pouvons également vous contacter pour vous demander de plus amples informations concernant votre demande afin d'accélérer notre réponse.

Pas de frais habituellement requis

Vous n'aurez pas à payer de frais pour accéder à vos données personnelles (ou pour exercer l'un des autres droits). Cependant, nous pouvons exiger des frais raisonnables si votre demande est clairement non fondée, répétitive ou excessive. Nous pouvons également refuser de répondre à votre demande dans ces circonstances.

Ce que nous pouvons avoir besoin de vous

Nous pouvons avoir besoin de vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir votre droit d'accéder à vos données personnelles (ou d'exercer l'un de vos autres droits). Il s'agit d'une mesure de sécurité visant à garantir que les données personnelles ne sont pas divulguées à une personne qui n'a pas le droit de les recevoir. Nous pouvons également vous contacter pour vous demander de plus amples informations concernant votre demande afin d'accélérer notre réponse.

Délai pour répondre

Nous essayons de répondre à toutes les demandes légitimes dans un délai d'un mois. Parfois, cela peut prendre plus d'un mois si votre demande est particulièrement complexe ou si vous avez fait un certain nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons et vous tiendrons au courant.

Numéro de version: 3 Date : 22/02/2023